PAGE社會(huì)組織建立檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社會(huì)組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在社會(huì)組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社會(huì)組織內(nèi)部各部門及全體工作人員在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社會(huì)組織的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映社會(huì)組織的工作活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，滿足社會(huì)組織各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置社會(huì)組織設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)社會(huì)組織檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合社會(huì)組織實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織各部門收集、整理工作活動(dòng)中形成的各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化。3.檔案保管建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。對(duì)檔案的存放位置進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。保管期限屆滿的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處置。4.檔案利用服務(wù)建立檔案查閱利用制度，為社會(huì)組織內(nèi)部各部門及工作人員提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)需要出具檔案證明。積極開發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供參考依據(jù)。5.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案管理信息化工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查閱利用。負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、備份等工作，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。6.檔案鑒定與銷毀定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案銷毀過程的規(guī)范和安全。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對(duì)社會(huì)組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助各部門提高檔案管理水平。組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員和全體工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍社會(huì)組織檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理類檔案社會(huì)組織的章程、理事會(huì)會(huì)議記錄、會(huì)員大會(huì)文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、固定資產(chǎn)檔案等。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)類檔案項(xiàng)目申報(bào)書、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、業(yè)務(wù)合同、業(yè)務(wù)往來信函、調(diào)研資料、培訓(xùn)資料、活動(dòng)照片、視頻等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.聲像電子類檔案錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等存儲(chǔ)的與社會(huì)組織工作活動(dòng)相關(guān)的音頻、視頻、電子文檔等。5.實(shí)物類檔案社會(huì)組織獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、錦旗等具有保存價(jià)值的實(shí)物。（二）收集要求1.明確責(zé)任部門和人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.定期收集各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案整理收集齊全，定期移交檔案管理部門。一般情況下，每年[X]月底前應(yīng)將上一年度的檔案移交完畢。3.確保檔案質(zhì)量收集的檔案應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、完整，字跡清晰，載體完好。對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、修正或更換。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)活動(dòng)類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類、聲像電子類、實(shí)物類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)及以下類目。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)方法可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母混合編號(hào)等方式。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者等項(xiàng)目，并按照分類順序進(jìn)行排列。同時(shí)，應(yīng)建立電子目錄，方便檔案的檢索和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的房間，面積應(yīng)根據(jù)社會(huì)組織檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求合理確定。庫房內(nèi)地面應(yīng)平整、光潔，便于清潔和搬運(yùn)檔案。2.庫房設(shè)施配備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等。檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案存放要求，能夠有效保護(hù)檔案。（二）保管要求1.上架排列檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架排列，便于查找和管理。不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放。2.溫濕度控制檔案庫房的溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。應(yīng)定期監(jiān)測庫房溫濕度，采取相應(yīng)的調(diào)控措施，確保檔案保存環(huán)境適宜。3.防霉防蟲定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有霉變、蟲蛀跡象的檔案，應(yīng)及時(shí)采取處理措施?？刹捎梦锢矸椒ǎㄈ缱贤饩€照射、抽真空等）或化學(xué)方法（如使用防霉防蟲藥品）進(jìn)行防治。4.防火防盜檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜設(shè)施，配備必要的消防器材，如滅火器應(yīng)定期檢查和維護(hù)，確保其性能良好。工作人員離開庫房時(shí)，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源，防止發(fā)生火災(zāi)和盜竊事故。5.定期清點(diǎn)每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息，確保檔案賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的利用（一）利用范圍社會(huì)組織內(nèi)部各部門及工作人員因工作需要，可查閱利用本社會(huì)組織的檔案。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱利用檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱社會(huì)組織內(nèi)部工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.外部查閱外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)提前向社會(huì)組織提出書面申請(qǐng)，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等情況，并提交相關(guān)證明材料。經(jīng)社會(huì)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容，確需摘抄、復(fù)制、拍攝的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并收回檔案。（三）利用服務(wù)1.提供檔案原件或復(fù)印件根據(jù)查閱人員的需求，檔案管理部門可提供檔案原件供其查閱，也可根據(jù)情況提供檔案復(fù)印件。提供復(fù)印件時(shí)，應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“與原件核對(duì)無誤”字樣。2.出具檔案證明社會(huì)組織內(nèi)部各部門及工作人員因工作需要，可向檔案管理部門申請(qǐng)出具檔案證明。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容，如實(shí)出具檔案證明，并加蓋社會(huì)組織印章。3.提供檔案信息咨詢檔案管理人員應(yīng)積極為查閱人員提供檔案信息咨詢服務(wù)，解答查閱人員在檔案利用過程中遇到的問題。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)社會(huì)組織的工作需求，主動(dòng)提供相關(guān)檔案信息，為決策和業(yè)務(wù)開展提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)社會(huì)組織的檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映社會(huì)組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)社會(huì)組織具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)社會(huì)組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年[X]年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)社會(huì)組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年以下。2.鑒定依據(jù)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。鑒定時(shí)應(yīng)參考國家有關(guān)檔案保管期限表和本社會(huì)組織的實(shí)際情況。（三）鑒定程序1.初步篩選檔案管理部門對(duì)到期檔案進(jìn)行初步篩選，剔除已無保存價(jià)值的檔案，并將初步篩選結(jié)果提交鑒定工作小組。2.小組鑒定鑒定工作小組對(duì)提交的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限。對(duì)存在爭議的檔案，應(yīng)進(jìn)行集體討論，形成一致意見。3.結(jié)果公示鑒定工作小組將鑒定結(jié)果在社會(huì)組織內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示期間，如各部門或工作人員對(duì)鑒定結(jié)果有異議，可向鑒定工作小組提出申訴，鑒定工作小組應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，并將復(fù)查結(jié)果及時(shí)反饋申訴人。4.審批確定經(jīng)公示無異議后，鑒定結(jié)果報(bào)社會(huì)組織負(fù)責(zé)人審批確定。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)對(duì)已確定銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)一式三份，分別由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門和社會(huì)組織負(fù)責(zé)人留存。2.審批銷毀《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)社會(huì)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的規(guī)范和安全。3.監(jiān)銷記錄監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)銷毀的檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，確認(rèn)無誤后在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)將銷毀情況報(bào)告社會(huì)組織負(fù)責(zé)人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、遠(yuǎn)程查閱利用和信息共享，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入與存儲(chǔ)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者、內(nèi)容摘要等。支持多種格式的電子文件上傳，如文檔、圖片、音頻和視頻等，并對(duì)上傳的文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。2.檢索查詢提供靈活多樣的檢索查詢功能，可根據(jù)檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者等單一條件或組合條件進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案信息。同時(shí)，應(yīng)具備模糊查詢功能，方便用戶查找相關(guān)檔案。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制。不同角色的用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息，確保檔案信息的安全保密。4.統(tǒng)計(jì)分析能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類檔案報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表、保管期限統(tǒng)計(jì)報(bào)表、利用情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，為社會(huì)組織檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，應(yīng)具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.錄入要求檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，準(zhǔn)確、完整地將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.數(shù)據(jù)審核對(duì)錄入的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核通過的數(shù)據(jù)方可正式存儲(chǔ)在檔案管理信息系統(tǒng)中。3.數(shù)據(jù)更新隨著社會(huì)組織工作的開展，檔案信息會(huì)不斷增加和變化。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新維護(hù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（四）安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法入侵。定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。2.數(shù)據(jù)安全對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。嚴(yán)格控制用戶對(duì)數(shù)