PAGE貿(mào)易公司檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本貿(mào)易公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本貿(mào)易公司各部門(mén)在經(jīng)營(yíng)、管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料的歸檔工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保公司檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，內(nèi)容完整，手續(xù)完備，不得擅自修改、涂抹、偽造或銷(xiāo)毀。3.分類(lèi)科學(xué)原則根據(jù)公司檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，使檔案分類(lèi)合理、便于查找和利用。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案利用的需求，提供便捷、高效的檔案服務(wù)，確保檔案能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地為公司決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展等提供支持。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類(lèi)1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，如考勤制度、財(cái)務(wù)制度、人事制度等。3.公司會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.公司發(fā)文、收文，包括各類(lèi)請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件等。5.公司領(lǐng)導(dǎo)重要講話、批示、指示等文件。6.公司行政事務(wù)處理文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)材料等。7.公司印章使用記錄、介紹信存根等文件。8.公司資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等文件。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)1.貿(mào)易業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，包括采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、代理合同、租賃合同等。2.業(yè)務(wù)洽談?dòng)涗?、?bào)價(jià)單、訂單、出貨單、發(fā)票等文件。3.客戶資料，包括客戶基本信息、聯(lián)系方式、交易記錄、信用評(píng)估等文件。4.市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、行業(yè)分析報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料等文件。5.產(chǎn)品資料，包括產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、宣傳冊(cè)、樣品等文件。6.物流運(yùn)輸文件，包括運(yùn)輸合同、提單、報(bào)關(guān)單、報(bào)檢單等文件。7.文件，包括信用證、托收、匯款等文件。（三）財(cái)務(wù)管理類(lèi)1.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，包括年度預(yù)算、季度預(yù)算、財(cái)務(wù)決算報(bào)表等文件。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，包括原始憑證、記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、財(cái)務(wù)報(bào)表及附注等文件。3.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等文件。4.資金管理文件，包括資金計(jì)劃、資金使用審批表、銀行對(duì)賬單等文件。5.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)文件，包括報(bào)銷(xiāo)憑證、審批單等文件。6.固定資產(chǎn)管理文件，包括固定資產(chǎn)清單、購(gòu)置合同、折舊計(jì)算表等文件。（四）人力資源管理類(lèi)1.員工招聘、錄用文件，包括招聘計(jì)劃、招聘啟事、應(yīng)聘人員簡(jiǎn)歷、面試評(píng)估表、錄用通知等文件。2.員工培訓(xùn)文件，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核成績(jī)等文件。3.員工績(jī)效考核文件，包括考核方案、考核指標(biāo)、考核結(jié)果、績(jī)效反饋等文件。4.員工薪酬福利文件，包括工資表、獎(jiǎng)金分配方案、福利政策、社保繳納記錄等文件。5.員工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議等文件。6.員工離職文件，包括離職申請(qǐng)、離職審批表、工作交接清單等文件。（五）其他類(lèi)1.公司重大活動(dòng)文件，如慶典活動(dòng)、展會(huì)活動(dòng)、商務(wù)接待活動(dòng)等相關(guān)文件。2.公司對(duì)外宣傳資料，如公司簡(jiǎn)介、宣傳視頻、宣傳圖片等文件。3.公司與外部單位往來(lái)的重要文件，如合作意向書(shū)、合作協(xié)議、往來(lái)函件等文件。4.公司內(nèi)部員工的個(gè)人檔案，包括員工履歷表、學(xué)歷證書(shū)、資格證書(shū)、培訓(xùn)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等文件。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)包括原件、復(fù)印件、電子文檔等多種形式，確保檔案信息的全面性。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保同一類(lèi)文件材料集中存放。2.每份文件材料應(yīng)保持其完整性，不得隨意拆分、剪裁或損壞。3.文件材料應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如時(shí)間順序、重要程度順序等，便于查找和利用。4.對(duì)于電子文檔，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子文檔的有序管理。（三）文件材料質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的書(shū)寫(xiě)工具。2.對(duì)于復(fù)印件，應(yīng)確保復(fù)印件清晰、完整，與原件內(nèi)容一致，并加蓋原件保存單位的印章。3.電子文檔應(yīng)格式統(tǒng)一、內(nèi)容準(zhǔn)確，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)符合檔案保管要求，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。四、檔案歸檔流程（一）文件材料的形成與收集1.各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，由承辦人員負(fù)責(zé)及時(shí)收集，并按照部門(mén)內(nèi)部的文件管理規(guī)定進(jìn)行初步整理。2.承辦人員應(yīng)定期將收集到的文件材料移交本部門(mén)的檔案管理人員，辦理交接手續(xù)。（二）檔案管理人員的整理與審核1.各部門(mén)檔案管理人員收到承辦人員移交的文件材料后，應(yīng)按照檔案歸檔要求進(jìn)行進(jìn)一步整理，確保文件材料的分類(lèi)準(zhǔn)確、排列有序。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)整理后的文件材料進(jìn)行審核，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)于不符合要求的文件材料，應(yīng)及時(shí)退回承辦人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）檔案的移交與歸檔1.經(jīng)審核合格的文件材料，由各部門(mén)檔案管理人員填寫(xiě)《檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門(mén)留存，一份隨檔案移交至公司綜合管理部檔案管理室。2.公司綜合管理部檔案管理室收到各部門(mén)移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、登記，并按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存放，建立檔案目錄索引，便于檔案的查找和利用。五、檔案保管期限與鑒定（一）檔案保管期限1.公司檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立登記文件、公司章程、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的文件材料。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等文件材料。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括臨時(shí)性文件、一般性通知、日常業(yè)務(wù)報(bào)表等文件材料。（二）檔案鑒定1.公司綜合管理部應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司綜合管理部牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清單》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀。檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀過(guò)程的安全、徹底。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到公司綜合管理部檔案管理室查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要商業(yè)信息的檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司綜合管理部提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、查閱范圍，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司綜合管理部安排專(zhuān)人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員持《檔案查閱申請(qǐng)表》到公司綜合管理部檔案管理室辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的查閱范圍，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出室外。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱人員姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.檔案查閱利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，以便及時(shí)掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案保密與安全管理（一）檔案保密制度1.公司檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息的安全。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要商業(yè)信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得向任何單位或個(gè)人泄露檔案內(nèi)容。3.檔案管理人員在整理、保管、查閱檔案過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息的泄露。（二）檔案安全管理1.公司應(yīng)加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全管理，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施