PAGE司法業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司司法業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在司法業(yè)務(wù)及公司管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及司法業(yè)務(wù)的部門及相關(guān)工作人員在辦理各類司法案件過程中形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則司法業(yè)務(wù)檔案由公司指定的專門部門或?qū)Ｈ思薪y(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映司法業(yè)務(wù)活動的全過程，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案信息安全。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定司法業(yè)務(wù)檔案管理的具體實(shí)施辦法。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用司法業(yè)務(wù)檔案，建立健全檔案管理工作流程和操作規(guī)范。3.對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平，定期檢查檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門司法業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案材料的齊全、完整和規(guī)范。2.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的審核、裝訂等工作。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，按照要求提供相關(guān)檔案資料。4.負(fù)責(zé)對本部門檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理意識和業(yè)務(wù)能力，督促本部門人員遵守檔案管理制度。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作的質(zhì)量。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作，保證檔案的整齊、有序。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并采取措施解決。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和利用效果反饋工作，按照規(guī)定為查閱、借閱人員提供檔案服務(wù)。5.協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好檔案的整理和立卷工作，對檔案材料的完整性和規(guī)范性進(jìn)行審核。6.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定做好相關(guān)記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類司法案件的受理、立案、審理、執(zhí)行等過程中形成的文件材料，包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審筆錄、裁判文書、執(zhí)行裁定書等。2.與司法案件相關(guān)的調(diào)查取證材料、鑒定報(bào)告、公證文書等。3.案件辦理過程中的請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等內(nèi)部文件。4.其他與司法業(yè)務(wù)有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在司法業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時收集相關(guān)檔案材料，確保材料的齊全、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得涂改、偽造。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件保存處。（三）整理方法1.分類按照司法案件的類別、性質(zhì)等進(jìn)行分類，如民事案件、刑事案件、行政案件等。2.組卷根據(jù)檔案材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，將相關(guān)材料組成一卷或數(shù)卷。卷內(nèi)材料應(yīng)按照一定的順序排列，一般為批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后等。3.編目對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目。同時，為每卷檔案編制封面，注明案件名稱、年度、卷號、保管期限等信息。4.裝訂采用線裝或膠裝等方式對卷內(nèi)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的牢固、整齊。裝訂時應(yīng)去除金屬物，對破損的材料進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。四、檔案的保管（一）保管期限司法業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及公司重大權(quán)益、具有重要?dú)v史價(jià)值或法律意義的檔案，如公司作為當(dāng)事人的重大訴訟案件檔案、具有典型指導(dǎo)意義的案例檔案等。2.長期保管保管期限為[X]年的檔案，主要包括一般訴訟案件檔案、重要的非訴訟司法業(yè)務(wù)檔案等。3.短期保管保管期限為[X]年的檔案，如一般性的司法業(yè)務(wù)檔案、時效性較強(qiáng)的檔案等。（二）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全保管條件。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。4.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取措施解決。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行登記，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱司法業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司重大權(quán)益或機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司司法業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、內(nèi)容和范圍等。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取查閱檔案的相關(guān)憑證。3.檔案管理人員按照查閱要求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案的利用效果和需求。2.對于利用檔案后提出的意見和建議，檔案管理部門應(yīng)及時反饋給相關(guān)業(yè)務(wù)部門，并共同探討改進(jìn)措施。3.根據(jù)檔案利用情況，適時調(diào)整檔案管理工作重點(diǎn)和方法，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量和利用價(jià)值。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對司法業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，對檔案進(jìn)行鑒定，確定是否仍需保存。2.對于已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀；對于仍有一定保存價(jià)值但保管期限已滿且確無繼續(xù)保存必要的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，可進(jìn)行降密處理或縮短保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、年度、卷號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，《檔案銷毀清冊》應(yīng)作為檔案資料永久保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立司法業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問