PAGE市政檔案管理制度一、總則（一）目的市政檔案是城市建設(shè)和管理活動的真實記錄，是維護城市歷史真實面貌、服務(wù)城市規(guī)劃建設(shè)管理、開展城市科學(xué)研究的重要依據(jù)。為加強市政檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在市政工程建設(shè)、城市管理等活動中形成的各類檔案的管理。包括但不限于城市規(guī)劃、市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、城市運行維護、環(huán)境衛(wèi)生管理、園林綠化管理等方面產(chǎn)生的文件、資料、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則市政檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免檔案分散保存導(dǎo)致的管理混亂和信息丟失。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映市政建設(shè)和管理活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確、記錄清晰，嚴禁虛假和錯誤信息進入檔案。3.分類科學(xué)原則按照市政檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素進行科學(xué)分類，便于檔案的整理、檢索和利用。4.安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案泄露、損毀和丟失。同時，嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)立專門的市政檔案管理部門，負責本公司/組織市政檔案的集中統(tǒng)一管理工作。其職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定和完善市政檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用本公司/組織形成的市政檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督本公司/組織各部門做好檔案的形成、積累和整理工作，對兼職檔案員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與市政工程建設(shè)和城市管理項目的竣工驗收，負責對項目檔案進行專項驗收，確保項目檔案符合歸檔要求。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.組織檔案編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源，為城市建設(shè)和管理提供決策支持。（二）各部門職責1.各部門負責本部門在市政建設(shè)和管理活動中形成的檔案的收集、整理和移交工作，并指定一名兼職檔案員負責具體工作。兼職檔案員應(yīng)接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，按照檔案管理要求做好本部門檔案的日常管理工作。2.在市政工程建設(shè)和城市管理項目實施過程中，各部門應(yīng)及時將形成的文件材料進行整理、歸檔，確保項目檔案的完整、準確和系統(tǒng)。項目完成后，按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交項目檔案。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助，確保檔案管理工作的順利進行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.城市規(guī)劃方面：包括城市總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、專項規(guī)劃等文件、圖紙、圖表以及規(guī)劃編制過程中形成的各類基礎(chǔ)資料。2.市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面：涵蓋道路、橋梁、排水、供水、供電、供氣、供熱、通信等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、施工記錄、監(jiān)理資料、竣工驗收文件等。3.城市運行維護方面：涉及城市道路、橋梁、排水等設(shè)施的日常巡查記錄、維護維修記錄、檢測報告、養(yǎng)護計劃與總結(jié)等；城市供水、供電、供氣、供熱、通信等行業(yè)的運行數(shù)據(jù)、故障處理記錄、應(yīng)急處置預(yù)案及演練資料等。4.環(huán)境衛(wèi)生管理方面：包括環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)與改造資料、垃圾處理記錄、清掃保潔作業(yè)統(tǒng)計、環(huán)境衛(wèi)生質(zhì)量監(jiān)測報告等。5.園林綠化管理方面：涵蓋城市綠地系統(tǒng)規(guī)劃、綠化工程設(shè)計與施工資料、植物養(yǎng)護管理記錄、綠化成果統(tǒng)計等。6.其他與市政建設(shè)和管理相關(guān)的文件、資料、數(shù)據(jù)等，如城市管理工作中的政策法規(guī)文件、會議紀要、調(diào)研報告、統(tǒng)計報表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍和要求，及時收集本部門在市政建設(shè)和管理活動中形成的各類文件材料，確保檔案收集的完整性和及時性。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并進行有效的備份存儲。3.在市政工程建設(shè)和城市管理項目實施過程中，項目負責人應(yīng)督促相關(guān)人員及時整理項目文件材料，做到隨項目進度同步歸檔。對于重要項目，應(yīng)建立項目檔案管理臺賬，跟蹤檔案形成情況。（三）整理方法1.市政檔案應(yīng)按照分類方案進行整理，遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間有機的歷史聯(lián)系。2.分類方法采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法。即先按年度分開，再按機構(gòu)（問題）進行分類，最后確定保管期限。例如，將每年形成的市政檔案分為城市規(guī)劃、市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、城市運行維護、環(huán)境衛(wèi)生管理、園林綠化管理等機構(gòu)（問題）類別，然后根據(jù)檔案的重要程度和保存價值確定其保管期限為永久、長期或短期。3.每一類檔案應(yīng)編制案卷目錄，對案卷進行編號，填寫案卷題名、日期、保管期限等信息。案卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照一定順序排列，編寫頁號，并填寫卷內(nèi)文件目錄，注明文件題名、日期、頁號等內(nèi)容。4.對于電子檔案，應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方法進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系清晰、準確。同時，對電子檔案進行元數(shù)據(jù)管理，保證電子檔案的真實性、完整性和可讀性。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施，確保檔案的實體安全。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，便于檔案的存放和查找。同時，應(yīng)設(shè)置專門的檔案整理區(qū)、閱檔區(qū)和辦公區(qū)，滿足檔案管理工作的需要。3.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等安全設(shè)施，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號順序進行存放，不同保管期限、不同機構(gòu)（問題）的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行妥善保管，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀、破損等。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進行備份存儲。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行檢查和維護，確保其可讀性和完整性。4.對重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等，確保檔案的安全保密。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以維護檔案的完整與安全為前提、便于利用的原則，準確判定檔案的保存價值，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)專家、相關(guān)部門代表等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映本公司/組織的主要職能活動和歷史面貌，是否具有查考利用價值。2.檔案的形成時間、來源、形式等是否符合檔案管理的要求，是否真實、準確、完整。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.將需要鑒定的檔案提交給鑒定小組，鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則和標準，確定檔案的存毀意見。3.對鑒定小組提出的存毀意見進行審核，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。（五）銷毀程序1.對決定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息。銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)備案。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認，并注明銷毀方式和時間。3.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷登記，確保檔案信息的準確性。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱市政檔案，以了解城市建設(shè)和管理的歷史情況，為當前工作提供參考依據(jù)。2.城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等相關(guān)部門因開展業(yè)務(wù)工作、進行項目論證、編制規(guī)劃等需要查閱本公司/組織的市政檔案。3.科研機構(gòu)、高等院校等因開展城市科學(xué)研究需要查閱相關(guān)市政檔案。4.其他經(jīng)本公司/組織批準的單位或個人因特殊需要查閱市政檔案。（二）利用方式1.查閱本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并安排專人負責查閱服務(wù)，確保查閱過程的規(guī)范和安全。查閱人員應(yīng)在指定的閱檔區(qū)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出閱檔區(qū)，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。2.借閱外單位人員借閱檔案，應(yīng)提前向本公司/組織提出書面申請，說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并提供單位介紹信或有效身份證明。經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，收取一定的押金，并提供相應(yīng)的檔案。借閱人員應(yīng)按照協(xié)議約定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔相應(yīng)的賠償責任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄。記錄內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。檔案利用登記應(yīng)及時、準確、完整，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的市政檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.推進檔案數(shù)字化工作，將重要的市政檔案進行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。3.利用信息化手段加強檔案安全管理，對檔案的訪問、操作等進行權(quán)限控制，確保檔案信息的安全保密。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、統(tǒng)計、借閱管理、權(quán)限管理等功能模塊，滿足市政檔案管理的實際需求。2.系統(tǒng)應(yīng)采用先進的信息技術(shù)架構(gòu)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和安全性。同時，應(yīng)具備良好的擴展性，能夠根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展和變化進行功能升級和優(yōu)化。3.在系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)充分考慮與本公司/組織其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)信息資源的共享和協(xié)同工作。（三）檔案數(shù)字化工作1.制定檔案數(shù)字化工作計劃，明確數(shù)字化范圍、數(shù)字化標準、數(shù)字化流程等內(nèi)容。按照計劃逐步推進檔案數(shù)字化工作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標準和規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，形成數(shù)字化檔案。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，確保其內(nèi)容準確、完整。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進行分類存儲和管理。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備完善的檢索功能，能夠快速準確地查找所需檔案信息。同時，應(yīng)對數(shù)字化檔案進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護。設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)