PAGE會(huì)計(jì)檔案集中托管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案整理、保管、利用等工作，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，保障公司財(cái)務(wù)信息安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.集中托管：是指將公司所屬各機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一收集、整理、保管于專門設(shè)立的會(huì)計(jì)檔案托管中心，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的集中管理和資源共享。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司總部負(fù)責(zé)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案集中托管工作，各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)檔案的收集、整理等前期工作，并按規(guī)定移交托管中心。2.依法合規(guī)原則。嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作合法、規(guī)范。3.安全保密原則。采取有效措施保障會(huì)計(jì)檔案的安全，防止會(huì)計(jì)檔案被篡改、損毀、丟失，嚴(yán)格控制檔案查閱和使用范圍，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則。在確保安全保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司經(jīng)營(yíng)管理提供及時(shí)、有效的支持。二、會(huì)計(jì)檔案的范圍和分類（一）會(huì)計(jì)檔案的范圍1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4.其他會(huì)計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。（二）會(huì)計(jì)檔案的分類1.按年度分類：將每年形成的會(huì)計(jì)檔案分為一類。2.按類別細(xì)分：在年度內(nèi)，再按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類別分別整理。三、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，定期收集本單位在會(huì)計(jì)核算過程中形成的各類會(huì)計(jì)檔案。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)收集齊全、完整，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.對(duì)于應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料，不得拒絕歸檔或延遲歸檔。（二）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證的整理：按記賬憑證的編號(hào)順序排列，記賬憑證所附原始憑證應(yīng)折疊整齊，附在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。對(duì)于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂保管，并在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號(hào)。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理：總賬、明細(xì)賬、日記賬應(yīng)按頁(yè)次順序編號(hào)，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)。封面應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度、賬簿頁(yè)數(shù)等信息。固定資產(chǎn)卡片應(yīng)在卡片盒內(nèi)分類存放，并按固定資產(chǎn)類別和使用部門順序排列。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按月、季順序裝訂成冊(cè)，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)單獨(dú)裝訂，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份、報(bào)告種類等信息。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等應(yīng)按時(shí)間順序整理，納稅申報(bào)表應(yīng)按所屬期間整理，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等應(yīng)按類別整理。四、會(huì)計(jì)檔案的移交（一）移交時(shí)間各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)，將本單位上一年度的會(huì)計(jì)檔案移交至?xí)?jì)檔案托管中心。（二）移交程序1.各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)列明移交會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)檔案托管中心接收人員應(yīng)對(duì)移交的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。核對(duì)無誤后，雙方在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在移交清冊(cè)中注明電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)位置等信息，并確保電子檔案能夠正常讀取和使用。移交時(shí)，應(yīng)通過專用存儲(chǔ)設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞綄㈦娮訖n案移交至?xí)?jì)檔案托管中心，并進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性校驗(yàn)。五、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管場(chǎng)所會(huì)計(jì)檔案托管中心應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。（二）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為[X]年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為[X]年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管[X]年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為[X]年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為[X]年，納稅申報(bào)表保管期限為[X]年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為[X]年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書永久保管。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照保管期限分類存放，到期檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定和處理。六、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到會(huì)計(jì)檔案托管中心查閱。2.公司外部人員（如審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等）因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信等有效證明文件，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案托管中心工作人員的陪同下進(jìn)行，并嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后，到會(huì)計(jì)檔案托管中心辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、拆封、抽換檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。4.會(huì)計(jì)檔案托管中心應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，確保檔案借閱情況可追溯。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱和借閱人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)計(jì)檔案，不得在檔案上進(jìn)行標(biāo)記、批注、污損等操作。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)檔案托管中心工作人員同意，并進(jìn)行登記。3.查閱和借閱結(jié)束后，會(huì)計(jì)檔案托管中心工作人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。七、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司應(yīng)成立會(huì)計(jì)檔案鑒定工作小組，由財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定程序1.會(huì)計(jì)檔案托管中心應(yīng)定期對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清理，編制會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書，列明會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。2.鑒定工作小組應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查檔案的保管期限是否已滿、檔案內(nèi)容是否已無保存價(jià)值等。審核通過后，形成會(huì)計(jì)檔案鑒定報(bào)告。3.會(huì)計(jì)檔案鑒定報(bào)告應(yīng)報(bào)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.會(huì)計(jì)檔案托管中心應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案鑒定報(bào)告，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案托管中心工作人員和監(jiān)銷人員的共同監(jiān)督下進(jìn)行。監(jiān)銷人員應(yīng)由公司財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。3.銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。（四）特殊情況處理對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書和會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)中列明。八、會(huì)計(jì)檔案的信息化管理（一）電子會(huì)計(jì)檔案管理要求1.公司應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理，確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)采用符合國(guó)家規(guī)定的存儲(chǔ)格式和介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，并異地存放。3.建立電子會(huì)計(jì)檔案索引目錄，便于快速查找和利用。對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行規(guī)范管理，確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化采集、整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱、鑒定、銷毀等全過程管理。2.會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與公司財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。3.利用信息技術(shù)手段對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、索引等管理，提高檔案管理效率和質(zhì)量。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。3.定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，保障系統(tǒng)正常運(yùn)行。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案集中托管制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理、保管等工作進(jìn)行日常檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、移交、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性、安全性等。3.會(huì)計(jì)檔案管理人員的職責(zé)履行情況。（三）問題處理與整改1.對(duì)