PAGE給水工程檔案移交制度一、總則（一）目的為加強給水工程檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)，便于檔案的查閱、利用和維護，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有給水工程項目從項目立項、設(shè)計、施工、調(diào)試到竣工驗收全過程中形成的各類檔案資料的移交管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責集中統(tǒng)一管理給水工程檔案，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.誰形成誰整理誰移交原則各部門和項目負責人負責本部門或本項目檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的真實、準確、完整。3.及時移交原則檔案資料應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)及時移交至檔案管理部門，不得拖延或積壓。4.規(guī)范標準原則檔案資料的整理、分類、編號、裝訂等應(yīng)符合國家和行業(yè)相關(guān)標準及公司檔案管理規(guī)定，確保檔案的規(guī)范性和標準化。二、檔案移交范圍（一）項目立項文件1.項目建議書及批復(fù)2.可行性研究報告及批復(fù)3.環(huán)境影響評價報告及批復(fù)4.項目立項相關(guān)的其他文件（二）設(shè)計文件1.初步設(shè)計文件（包括設(shè)計說明書、圖紙、概算等）2.施工圖設(shè)計文件（包括各專業(yè)施工圖、設(shè)計變更通知等）3.設(shè)計交底記錄4.設(shè)計會審紀要（三）施工文件1.施工組織設(shè)計2.施工方案3.施工技術(shù)交底記錄4.工程定位測量記錄5.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備質(zhì)量證明文件及檢驗報告6.施工試驗報告及見證檢測報告7.隱蔽工程驗收記錄8.分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄9.工程質(zhì)量事故及處理記錄10.施工日志11.工程進度計劃及實際進度記錄12.工程簽證單13.施工過程中的其他文件（四）調(diào)試文件1.調(diào)試方案2.調(diào)試記錄3.設(shè)備運行參數(shù)記錄4.調(diào)試報告（五）竣工驗收文件1.單位工程竣工驗收報告2.工程竣工驗收備案表3.工程質(zhì)量保修書4.竣工圖（包括綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖等）5.工程竣工結(jié)算報告6.工程竣工決算報告7.竣工驗收會議紀要8.工程竣工驗收相關(guān)的其他文件（六）其他文件1.與給水工程項目相關(guān)的合同文件（包括建設(shè)工程施工合同、設(shè)備采購合同、監(jiān)理合同等）2.來往函件、會議紀要、通知等3.項目照片、錄像、錄音等聲像資料4.項目電子文檔（包括設(shè)計圖紙電子版、施工資料電子版等）三、檔案移交職責分工（一）項目建設(shè)部門1.負責組織協(xié)調(diào)各參建單位的檔案移交工作。2.督促各參建單位按照檔案移交要求及時整理和移交檔案資料。3.對各參建單位移交的檔案資料進行初步審核，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）設(shè)計單位1.負責整理和移交設(shè)計階段形成的各類檔案資料，包括設(shè)計文件、設(shè)計變更通知、設(shè)計交底記錄、設(shè)計會審紀要等。2.按照檔案管理要求對設(shè)計文件進行分類、編號、裝訂，并編制檔案目錄。3.配合項目建設(shè)部門和檔案管理部門做好檔案資料的審核和移交工作。（三）施工單位1.負責收集、整理和移交施工全過程中形成的各類檔案資料，包括施工組織設(shè)計、施工方案、施工技術(shù)交底記錄、工程定位測量記錄、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、施工試驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量事故及處理記錄、施工日志、工程進度記錄、工程簽證單等。2.對施工檔案資料進行分類、編號、裝訂，并編制詳細的檔案目錄。3.在工程竣工后，按照規(guī)定的時間和要求將施工檔案資料移交至項目建設(shè)部門和檔案管理部門。（四）監(jiān)理單位1.負責收集、整理和移交監(jiān)理過程中形成的各類檔案資料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要、工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結(jié)等。2.對監(jiān)理檔案資料進行分類、編號、裝訂，并編制檔案目錄。3.協(xié)助項目建設(shè)部門和檔案管理部門對施工單位移交的檔案資料進行審核，確保檔案資料的真實性和準確性。（五）檔案管理部門1.負責制定和完善給水工程檔案移交制度，并組織實施。2.對各部門和參建單位移交的檔案資料進行接收、審核、整理、歸檔和保管。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案資料進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。5.按照國家和地方有關(guān)規(guī)定，及時向有關(guān)部門移交檔案資料。四、檔案移交程序（一）檔案整理1.各參建單位在檔案資料形成過程中應(yīng)及時進行整理，確保檔案資料的真實、準確、完整。2.檔案資料應(yīng)按照分類標準進行分類，同一類別的檔案資料應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列。3.每份檔案資料應(yīng)編制頁碼，并在首頁加蓋檔案章，注明檔案名稱、編號、日期等信息。4.檔案資料應(yīng)采用A4紙張打印或復(fù)印，圖紙應(yīng)折疊成A4規(guī)格，并在右下角加蓋竣工圖章。5.檔案資料應(yīng)裝訂整齊，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂厚度不宜超過20mm。（二）檔案審核1.各參建單位在檔案資料整理完成后，應(yīng)進行自查自糾，確保檔案資料符合移交要求。2.項目建設(shè)部門對各參建單位移交的檔案資料進行初步審核，重點審核檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性。3.檔案管理部門對項目建設(shè)部門移交的檔案資料進行全面審核，審核內(nèi)容包括檔案資料的真實性、完整性、準確性、規(guī)范性以及與項目實際情況的相符性等。4.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時反饋給項目建設(shè)部門，由項目建設(shè)部門督促相關(guān)參建單位進行整改，直至檔案資料符合要求為止。（三）檔案移交1.各參建單位在檔案資料審核通過后，應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求將檔案資料移交至項目建設(shè)部門。2.項目建設(shè)部門在收到各參建單位移交的檔案資料后，應(yīng)進行匯總整理，并在規(guī)定的時間內(nèi)將檔案資料移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門在接收檔案資料時，應(yīng)認真核對檔案資料的數(shù)量、種類、內(nèi)容等，確保檔案資料的完整性和準確性。4.檔案管理部門接收檔案資料后，應(yīng)辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認。交接手續(xù)應(yīng)包括檔案資料清單、交接時間、交接地點等信息。五、檔案移交時間要求（一）項目立項文件在項目立項批復(fù)后15個工作日內(nèi)移交至檔案管理部門。（二）設(shè)計文件初步設(shè)計文件在初步設(shè)計審查通過后15個工作日內(nèi)移交；施工圖設(shè)計文件在施工圖會審?fù)ㄟ^后15個工作日內(nèi)移交。（三）施工文件1.基礎(chǔ)工程施工完成后30個工作日內(nèi)，施工單位應(yīng)移交基礎(chǔ)工程施工檔案資料。2.主體工程施工過程中，每月末施工單位應(yīng)移交當月完成的施工檔案資料。3.工程竣工后60個工作日內(nèi)，施工單位應(yīng)將全部施工檔案資料移交至項目建設(shè)部門和檔案管理部門。（四）調(diào)試文件調(diào)試工作完成后30個工作日內(nèi)移交至檔案管理部門。（五）竣工驗收文件工程竣工驗收合格后30個工作日內(nèi)，項目建設(shè)單位應(yīng)將竣工驗收文件移交至檔案管理部門。（六）其他文件相關(guān)文件形成后應(yīng)及時移交至檔案管理部門，一般不得超過15個工作日。六、檔案保管與利用（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案保管要求建立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全和完整。2.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案索引目錄，方便快速檢索檔案。3.檔案管理部門應(yīng)對檔案進行定期檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、變質(zhì)等問題。對于電子檔案，應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案資料時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對檔案查閱申請表進行審核，審核通過后，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記本上簽字確認查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.涉及公司機密或重要信息的檔案資料，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案保密責任，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對檔案資料的內(nèi)容、查閱情況等嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露。3.查閱和利用檔案資料時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)，確保檔案資料的安全。對于涉及保密的檔案資料，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如限制查閱范圍、使用專用設(shè)備等。（二）檔案安全1.檔案管理部門應(yīng)加強檔案安全管理，制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，確保檔案在保管和利用過程中的安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防設(shè)備、防盜設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。對于發(fā)現(xiàn)的安全問題，應(yīng)及時報告并采取措施進行處理。4.在檔案資料的整理、移交、保管和利用過程中，應(yīng)注意防止檔案資料的損壞、丟失和泄密等情況的發(fā)生。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進行搶救，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對給水工程檔案移交制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保制度的有效實施。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門和參建單位的檔案移交工作進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。3.對于在檔案移交工作中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時進行調(diào)查處理，并追究相關(guān)人員的責任。（二）考核評價1.公司應(yīng)建立檔案移交工作考核評價機制