PAGE單位密封檔案管理制度一、總則（一）目的為加強單位密封檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和保密性，維護單位合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及所屬分支機構(gòu)形成的各類密封檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映單位各項活動的實際情況。2.完整性原則：確保檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格控制檔案的知悉范圍，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到流程規(guī)范、操作有序。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善單位密封檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理單位各類密封檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息化管理。3.對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督和指導(dǎo)。4.定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實、完整。2.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，確保檔案不受損壞、丟失和泄露。4.按照規(guī)定為檔案利用者提供查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記工作。5.定期對檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本單位對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.本單位內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。5.涉及單位機密、知識產(chǎn)權(quán)等重要信息的相關(guān)材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、存儲介質(zhì)可靠，并按照規(guī)定進行備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等進行分類，如分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、財務(wù)審計類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于識別和管理。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理歸檔，并移交檔案管理部門。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案形成部門填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，核對無誤后雙方簽字確認(rèn)。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括涉及單位核心機密、重要權(quán)益、重大歷史事件等的文件材料。3.長期保管的檔案保管期限一般為[具體年限]，主要包括重要業(yè)務(wù)文件、財務(wù)報表等。4.短期保管的檔案保管期限一般為[具體年限]，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、臨時性文件等。（四）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照類別、編號順序排列，便于查找和管理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本單位內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及單位機密的檔案，查閱人需經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理部門應(yīng)指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人憑批準(zhǔn)后的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門同意。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和單位的保密規(guī)定，確保檔案信息不被非法使用或泄露。2.檔案利用后，查閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對，確保檔案完整無損。3.對于檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值與實際需要相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實利用價值等因素進行綜合評估。2.對擬銷毀的檔案進行逐一核對，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確無誤。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組提出檔案存毀意見，編制《檔案銷毀清單》，報單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)指定專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。3.銷毀后的檔案應(yīng)及時在檔案目錄數(shù)據(jù)庫中進行刪除，并做好記錄。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為單位決策提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備和軟件系統(tǒng)，保障檔案信息化管理工作的正常開展。2.對檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。3.利用檔案信息化管理系統(tǒng)，對檔案的收集、整理、歸檔、保管利用等環(huán)節(jié)進行全程管理，提高工作效率。4.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，防止檔案信息泄露和丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的工作情況，包括崗位職責(zé)履行、業(yè)務(wù)操作規(guī)范等。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，包括數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、安全性等。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年至少組織一次全面的檔案管理工作檢查，對各部門檔案管理情況進行實地檢查和評估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案管理工作進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)