PAGE困難職工檔案專管制度一、總則（一）目的為了加強對困難職工的精準(zhǔn)幫扶與管理，確保幫扶資源合理有效利用，切實維護困難職工的合法權(quán)益，特制定本困難職工檔案專管制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有被認定為困難職工的人員檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映困難職工的實際情況，確保信息真實可靠。2.保密性原則：嚴(yán)格保護困難職工的個人隱私，對檔案信息予以保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。3.動態(tài)管理原則：根據(jù)困難職工的情況變化，及時更新檔案信息，實施動態(tài)跟蹤管理。4.精準(zhǔn)幫扶原則：依據(jù)檔案信息，為困難職工提供精準(zhǔn)、有效的幫扶措施。二、困難職工認定標(biāo)準(zhǔn)（一）家庭經(jīng)濟困難1.家庭人均收入低于當(dāng)?shù)刈畹蜕畋Ｕ蠘?biāo)準(zhǔn)一定比例（如120%），且家庭財產(chǎn)狀況符合當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)規(guī)定。2.因家庭成員突發(fā)重大疾病、意外事故等原因，導(dǎo)致家庭經(jīng)濟負擔(dān)過重，影響基本生活。（二）特殊困難情況1.職工本人或家庭成員患有重大疾病、慢性病，需要長期治療且醫(yī)療費用負擔(dān)沉重。2.職工家庭遭遇自然災(zāi)害、火災(zāi)、水災(zāi)等不可抗力事件，造成嚴(yán)重財產(chǎn)損失。3.職工因下崗、失業(yè)等原因，導(dǎo)致家庭收入銳減，生活陷入困境。（三）認定程序1.職工本人提出困難職工認定申請，并提交相關(guān)證明材料，如收入證明、病歷、受災(zāi)證明等。2.所在部門對申請材料進行初審，核實情況后簽署意見。3.公司/組織的工會或相關(guān)困難職工幫扶工作機構(gòu)進行復(fù)審，必要時可進行實地走訪調(diào)查。4.經(jīng)公示無異議后，確定為困難職工，并建立檔案。三、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.職工姓名、性別、年齡、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、參加工作時間、所在部門、崗位等。2.家庭住址、聯(lián)系方式、家庭成員情況（包括姓名、與職工關(guān)系、工作或?qū)W習(xí)情況等）。（二）困難情況描述1.詳細說明家庭經(jīng)濟困難的原因、現(xiàn)狀及預(yù)計持續(xù)時間。2.對于患有重大疾病或慢性病的職工，記錄疾病名稱、治療情況、醫(yī)療費用支出及報銷情況等。3.對遭遇自然災(zāi)害等特殊困難情況的描述，包括災(zāi)害損失情況等。（三）收入及財產(chǎn)狀況1.職工本人及家庭成員的收入情況，包括工資、獎金、補貼、退休金、失業(yè)救濟金、社會救助金等各類收入來源及金額。2.家庭財產(chǎn)情況，如房產(chǎn)、車輛、存款、投資等。（四）幫扶記錄1.每次獲得幫扶的時間、幫扶項目、幫扶金額、幫扶方式（如資金救助、物資援助、技能培訓(xùn)、就業(yè)推薦等）。2.幫扶效果評估，包括困難職工生活狀況的改善情況、就業(yè)情況變化等。（五）其他相關(guān)材料1.困難職工提供的其他證明困難情況的材料，如醫(yī)療診斷證明、費用清單、受災(zāi)照片等。2.公司/組織開展幫扶工作過程中形成的相關(guān)文件、會議記錄、走訪記錄等。四\、檔案建立與收集（一）建立流程1.由負責(zé)困難職工認定的部門或機構(gòu)，在確定困難職工名單后，及時啟動檔案建立工作。2.安排專人負責(zé)檔案的整理和錄入，按照檔案內(nèi)容要求，逐一收集相關(guān)信息和材料。3.將收集到的信息和材料進行分類、編號，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。（二）收集要求1.收集的證明材料應(yīng)真實有效，原件或經(jīng)核實的復(fù)印件均可。2.對于涉及個人隱私的信息，應(yīng)做好保密措施，確保職工權(quán)益不受侵害。3.定期對檔案收集工作進行檢查和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。（三）檔案編號與存儲1.為每個困難職工檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)便于管理和查詢。2.檔案以電子文檔和紙質(zhì)文檔兩種形式存儲。電子文檔應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并按照一定的分類目錄進行管理。紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和借閱。五、檔案管理職責(zé)分工（一）工會1.負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)困難職工檔案專管工作，制定相關(guān)管理制度和工作流程。2.組織開展困難職工認定工作，審核認定申請材料，確定困難職工名單。3.定期對檔案進行檢查和抽查，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.根據(jù)檔案信息，制定并實施幫扶計劃，協(xié)調(diào)各方資源開展幫扶工作。（二）所在部門負責(zé)人1.協(xié)助工會做好本部門困難職工的認定工作，提供真實準(zhǔn)確的職工情況信息。2.督促本部門困難職工及時提交檔案更新材料，配合檔案管理工作。（三）檔案管理人員1.負責(zé)困難職工檔案的具體建立、整理、錄入、存儲和保管工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案丟失、損壞和泄露。3.按照要求定期對檔案進行整理和更新，保證檔案內(nèi)容的時效性。（四）財務(wù)部門1.負責(zé)審核幫扶資金的使用申請，確保資金使用合規(guī)合理。2.按照規(guī)定及時足額發(fā)放幫扶資金，做好資金發(fā)放記錄，并與檔案管理部門進行核對。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部相關(guān)工作人員，如工會干部、負責(zé)幫扶工作的人員等，因工作需要可查閱困難職工檔案。2.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責(zé)人或工會負責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。（二）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱困難職工檔案，確因特殊情況需要借閱的，須經(jīng)工會主席批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、涂改、抽取、撤換檔案材料。3.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并處理。（三）查閱與借閱記錄1.建立查閱與借閱登記臺賬，詳細記錄查閱或借閱的時間、人員、內(nèi)容、期限等信息。2.查閱與借閱登記臺賬應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。七、檔案更新與維護（一）定期更新1.檔案管理人員應(yīng)每年定期對困難職工檔案進行全面更新，核實檔案信息的準(zhǔn)確性。2.困難職工應(yīng)主動向檔案管理人員提供個人及家庭情況變化的信息，如收入變動、家庭成員增減、困難情況改善等。（二）動態(tài)調(diào)整1.根據(jù)困難職工家庭情況的變化，及時調(diào)整幫扶措施和幫扶等級。2.對于已經(jīng)脫困的職工，及時將其檔案信息進行標(biāo)注，并停止相應(yīng)的幫扶措施。（三）信息安全維護1.加強對檔案信息存儲設(shè)備的安全管理，設(shè)置必要的安全防護措施，防止信息泄露和被篡改。2.定期對檔案信息進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及困難職工個人隱私的信息，如家庭收入、財產(chǎn)狀況、疾病診斷結(jié)果等，嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得向任何單位或個人透露。2.在檔案管理工作中接觸到困難職工信息的工作人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.檔案查閱和借閱場所應(yīng)相對獨立，防止無關(guān)人員接觸檔案信息。（二）安全管理1.確保檔案存儲場所的安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.對電子檔案采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.定期對檔案管理工作進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，消除安全隱患。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.困難職工脫困且不再符合困難職工認定標(biāo)準(zhǔn)，其檔案保存期限屆滿后，可進行銷毀。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無法繼續(xù)使用的，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后可進行銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出檔案銷毀申請，說明銷毀原因、檔案清單等，經(jīng)工會負責(zé)人審核后報公司/組織負責(zé)人批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后，組織專人對擬銷毀的檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案準(zhǔn)確無誤。3.采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、人員等。4.銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查考。十、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對困難職工檔案專管制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理工作是否規(guī)范、幫扶資金使用是否合理等。2.工會定期對檔案管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將整改情況向公司/組織報告。(二)外部監(jiān)督1.接受上級主管部門及相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供檔案資料和工作情況匯報。2.主動接受社會監(jiān)督，對于社會公眾提出的意見和建議，認真研究并及時反饋處理結(jié)果。（三）考核機制1.建立困難職工檔案專管工作考核機制，對檔案管理部門及相