PAGE勞資檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司勞資檔案管理，確保勞資檔案的完整性、準確性和安全性，維護公司和員工的合法權(quán)益，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司全體員工勞資檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：勞資檔案由公司人力資源部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映員工的工作經(jīng)歷、薪資待遇、獎懲情況等，確保信息的準確性。3.保密原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，對涉及員工個人隱私的信息予以保密，防止信息泄露。4.規(guī)范有序原則：建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等流程，確保檔案管理工作有序進行。二、勞資檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證復(fù)印件：員工有效身份證件的復(fù)印件。3.學歷證書復(fù)印件：員工最高學歷證書的復(fù)印件。4.學位證書復(fù)印件：員工學位證書的復(fù)印件（如有）。5.職業(yè)資格證書復(fù)印件：員工取得的職業(yè)資格證書的復(fù)印件（如有）。6.入職登記表：員工入職時填寫的登記表，包括個人基本信息、工作經(jīng)歷、求職意向等。（二）勞動合同1.勞動合同文本：公司與員工簽訂的勞動合同原件。2.勞動合同變更協(xié)議：如有勞動合同變更情況，相關(guān)的變更協(xié)議原件。（三）薪資福利1.薪資核算表：每月員工薪資核算的詳細表格，包括基本工資、績效工資、獎金、津貼、補貼等各項收入明細。2.薪資調(diào)整記錄：記錄員工薪資調(diào)整的時間、原因、調(diào)整幅度等信息的文件。3.福利發(fā)放記錄：如社保、公積金繳納記錄，以及其他福利（如節(jié)日福利、生日福利等）的發(fā)放記錄。（四）考勤記錄1.考勤表：每月員工的考勤情況記錄，包括出勤、遲到、早退、曠工等情況。2.請假審批單：員工請假時填寫的審批單，包括請假原因、請假天數(shù)、審批流程等信息。（五）培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)申請表：員工參加培訓(xùn)時填寫的申請表，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點等信息。2.培訓(xùn)證書復(fù)印件：員工參加培訓(xùn)后獲得的培訓(xùn)證書復(fù)印件。3.培訓(xùn)考核成績記錄：記錄員工培訓(xùn)考核成績的文件。（六）績效考核1.績效考核表：每月或每季度員工的績效考核結(jié)果記錄，包括考核指標、考核得分、考核等級等信息。2.績效反饋記錄：記錄上級與員工進行績效反饋溝通的情況，包括反饋時間、反饋內(nèi)容、改進措施等信息。（七）獎懲記錄1.獎勵審批表：員工獲得公司獎勵時填寫的審批表，包括獎勵原因、獎勵類型、獎勵金額等信息。2.獎勵證書復(fù)印件：員工獲得獎勵后頒發(fā)的獎勵證書復(fù)印件。3.處罰通知單：員工受到公司處罰時出具的通知單，包括處罰原因、處罰類型、處罰日期等信息。（八）職業(yè)發(fā)展1.員工晉升記錄：記錄員工晉升的時間、職位、晉升原因等信息的文件。2.崗位調(diào)動記錄：記錄員工崗位調(diào)動的時間、調(diào)動原因、新崗位信息等文件。（九）離職交接1.離職申請表：員工離職時填寫的申請表，包括離職原因、離職時間等信息。2.離職交接清單：記錄員工離職時需要交接的工作、物品、資料等清單。3.離職證明：公司為離職員工開具的離職證明原件。三、勞資檔案的收集與整理（一）收集1.人力資源部門負責定期收集員工的各類勞資檔案資料，確保檔案資料的及時、完整。2.各部門應(yīng)積極配合人力資源部門的檔案收集工作，及時將涉及本部門員工的相關(guān)資料提交給人力資源部門。3.員工本人應(yīng)按照公司要求，及時提供個人相關(guān)資料，確保檔案信息的真實、準確。（二）整理1.人力資源部門收到檔案資料后，應(yīng)及時進行整理。按照檔案內(nèi)容的分類，對資料進行分類、編號、裝訂。2.對每份檔案資料進行審核，確保資料的真實性、完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)資料存在問題，應(yīng)及時與相關(guān)部門或員工溝通核實。3.建立檔案目錄，詳細記錄每份檔案的名稱、編號、存放位置等信息，方便查詢和管理。四、勞資檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的勞資檔案應(yīng)及時歸檔，按照檔案類別和時間順序進行存放。2.建立電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的管理方式，確保檔案信息的備份和安全。電子檔案應(yīng)進行分類存儲，并定期進行數(shù)據(jù)備份。3.對歸檔的檔案進行標識，注明檔案名稱、編號、歸檔日期等信息，便于識別和查找。（二）保管1.公司設(shè)立專門的勞資檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防潮箱、防火設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并記錄相關(guān)情況。4.嚴格限制無關(guān)人員進入檔案保管室，檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。5.檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理。五、勞資檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱勞資檔案的，應(yīng)填寫《勞資檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交人力資源部門審批。2.人力資源部門對查閱申請進行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管室或進行拍照、復(fù)印等操作。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)人力資源部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.涉及員工個人隱私的檔案資料，未經(jīng)員工本人書面同意，不得查閱。（二）借閱1.公司外部單位或個人因工作需要借閱勞資檔案的，應(yīng)出具正式的借閱函，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交人力資源部門審批。2.人力資源部門對借閱申請進行嚴格審核，審核通過后，與借閱單位或個人簽訂《勞資檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱單位或個人應(yīng)按照協(xié)議約定的時間和方式歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或延長借閱期限。如因特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向人力資源部門申請，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱期間，借閱單位或個人應(yīng)妥善保管檔案，不得損壞、丟失或擅自涂改檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時通知人力資源部門，并承擔相應(yīng)的賠償責任。六、勞資檔案的保密與安全（一）保密1.公司全體員工應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司的保密制度，對勞資檔案信息予以保密。2.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要接觸檔案信息的，應(yīng)嚴格按照規(guī)定進行操作，確保信息安全。3.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，任何人不得私自向外部單位或個人提供勞資檔案信息。（二）安全1.加強檔案保管室的安全防范措施，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案保管室的安全。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞或丟失。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲等工作，采取必要的防護措施，確保檔案的質(zhì)量不受影響。七、勞資檔案的信息化管理（一）建立勞資檔案管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的勞資檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。通過管理系統(tǒng)，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等流程進行信息化操作，提高檔案管理工作的效率和準確性。2.勞資檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，方便管理人員對檔案信息進行管理和利用。同時，系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，確保檔案信息的安全。（二）數(shù)據(jù)維護與更新1.檔案管理人員應(yīng)定期對勞資檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。如員工信息發(fā)生變更，應(yīng)及時在系統(tǒng)中進行修改，并更新相關(guān)檔案資料。2.加強對勞資檔案管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作系統(tǒng)。同時，定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞修復(fù)，防止數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)故障。八、勞資檔案的銷毀（一）銷毀條件1.對于超過保管期限且無保存價值的勞資檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞或丟失，無法繼續(xù)保存的檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，可進行銷毀處理。（二）銷毀程序1.人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《勞資檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，組織實施銷毀工作。2.銷毀工作應(yīng)指定專人負責，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。如采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。3.在銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，記錄銷毀時間、地點、銷毀方式、參與人員等信息。銷毀記錄應(yīng)