PAGE檔案管理要求十項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本十項(xiàng)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。3.完整性原則全面收集和保存公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整。4.準(zhǔn)確性原則檔案的整理、編目等工作應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查找和利用。5.保密性原則對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案形成制度（一）文件材料形成要求1.各部門及員工在工作中應(yīng)及時(shí)形成各類文件材料，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備，并采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄和整理，確保文件材料形成的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）電子文件形成要求1.電子文件的形成應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織的信息化管理要求。電子文件應(yīng)采用規(guī)范的格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可追溯性。2.各部門應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子文件的版本管理機(jī)制，確保電子文件的有效性和一致性。三、檔案收集制度（一）收集范圍1.公司/組織在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、技術(shù)研發(fā)、市場(chǎng)營銷等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與公司/組織相關(guān)的文件、通知以及公司/組織上報(bào)給上級(jí)主管部門的文件材料。3.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件以及往來信函等。4.公司/組織內(nèi)部會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。5.公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件以及科研成果等。6.公司/組織的財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。7.公司/組織員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核材料等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的文件材料移交至檔案管理部門。2.對(duì)于年度性文件材料，應(yīng)在次年的[X]月前完成收集和移交工作。3.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)及時(shí)收集并移交。（三）收集流程1.各部門指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，按照檔案收集范圍對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行分類整理。2.整理后的文件材料應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明文件材料的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息。3.檔案管理部門收到各部門移交后的文件材料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的文件材料及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。四、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照國家檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織的檔案分類方案進(jìn)行整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。（二）分類方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。即先將文件按年度分開，再根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，最后按機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行排列。2.科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類。以項(xiàng)目為單位，將項(xiàng)目?jī)?nèi)的文件按專業(yè)（如設(shè)計(jì)、工藝、施工等）進(jìn)行分類，再根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展階段（如前期調(diào)研、設(shè)計(jì)、實(shí)施、驗(yàn)收等）進(jìn)行排列。3.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度類別進(jìn)行分類。如分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等類別，再按年度順序排列。4.人事檔案按照員工類別（如正式員工、臨時(shí)工等）個(gè)人進(jìn)行分類，每個(gè)員工的檔案單獨(dú)整理成冊(cè)。（三）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案編號(hào)：采用“年度+保管期限代碼+流水號(hào)”的形式。例如，2023年永久保管的第1份文件編號(hào)為“2023Y001”，其中“Y”代表永久保管期限。2.科技檔案編號(hào)：采用“項(xiàng)目編號(hào)+專業(yè)代碼+階段代碼+流水號(hào)”的形式。如某項(xiàng)目的設(shè)計(jì)文件，編號(hào)為“XM001S01001”，其中“XM001”為項(xiàng)目編號(hào)，“S”代表設(shè)計(jì)專業(yè)代碼，“01”代表設(shè)計(jì)階段代碼。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的形式。如2023年的會(huì)計(jì)憑證第5冊(cè)編號(hào)為“2023K005”，“K”代表會(huì)計(jì)憑證類別。4.人事檔案編號(hào)：采用員工工號(hào)作為檔案編號(hào)。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.對(duì)于幅面過大的文件材料，應(yīng)折疊成A4紙大小后再進(jìn)行裝訂。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲(chǔ)，建立清晰的電子檔案目錄結(jié)構(gòu)。五、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。（三）檔案保管期限1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。2.長(zhǎng)期保管保管期限為[X]年的檔案，主要是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值時(shí)，應(yīng)長(zhǎng)期保管。如一般性會(huì)議文件、年度工作計(jì)劃等。3.短期保管保管期限為[X]年以下的檔案，主要是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有參考價(jià)值的文件材料，應(yīng)短期保管。如臨時(shí)性通知、一般性報(bào)表等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時(shí)，應(yīng)填寫《檔案清查登記表》，詳細(xì)記錄清查情況。六、檔案借閱制度（一）借閱范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批1.公司/組織內(nèi)部員工借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱檔案，需提交正式的查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）借閱期限1.內(nèi)部員工借閱檔案一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位借閱檔案的期限根據(jù)查閱內(nèi)容和審批意見確定，最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。（四）借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案，歸還時(shí)檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。七、檔案利用制度（一）利用方式1.提供檔案原件借閱，供利用者直接查閱。2.根據(jù)利用者需求，提供檔案復(fù)印件或電子副本，但需注明出處和用途。3.開展檔案編研工作，編寫檔案資料匯編、專題概要等參考資料，為公司/組織各項(xiàng)工作提供決策依據(jù)。（二）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用檔案名稱及數(shù)量、利用目的等。2.定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作的改進(jìn)提供參考依據(jù)。（三）利用反饋1.鼓勵(lì)利用者對(duì)檔案利用情況進(jìn)行反饋，提出意見和建議。檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真對(duì)待利用者的反饋信息，及時(shí)進(jìn)行整理和分析。2.根據(jù)利用者反饋，對(duì)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行改進(jìn)和完善，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和利用效率。八、檔案鑒定制度（一）鑒定組織及人員1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織檔案進(jìn)行定期鑒定工作，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、價(jià)值等因素，按照國家檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織制定的檔案保管期限表進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見；對(duì)于保管期限已滿但仍有利用價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清理，將擬鑒定的檔案清單提交給鑒定小組。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。3.鑒定結(jié)果經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行處理。九、檔案銷毀制度（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀審批檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。（三）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。（四）銷毀記錄檔案銷毀過程