PAGE檔案文件歸檔保存制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案文件的管理，確保檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案文件的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種檔案文件的歸檔保存管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案文件的歸檔保存工作，對(duì)全公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則各部門(mén)及員工應(yīng)確保檔案文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映工作活動(dòng)的全過(guò)程，不得偽造、篡改或遺漏檔案文件。3.分類(lèi)科學(xué)原則根據(jù)檔案文件的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等因素進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于檔案的整理、保管和查閱利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案文件的安全保密措施，防止檔案文件的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，確保檔案信息的安全。二、檔案文件的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.行政類(lèi)包括公司/組織的行政管理文件，如公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、行政公文等。2.業(yè)務(wù)類(lèi)涵蓋公司/組織各業(yè)務(wù)部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件，如銷(xiāo)售合同、采購(gòu)訂單、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目文檔等。3.財(cái)務(wù)類(lèi)涉及公司/組織的財(cái)務(wù)文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.技術(shù)類(lèi)包含公司/組織的技術(shù)研發(fā)、技術(shù)改造、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的文件，如技術(shù)圖紙、工藝文件、專(zhuān)利資料、技術(shù)方案等。5.合同類(lèi)指公司/組織簽訂的各類(lèi)合同文件，如買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等。6.其他類(lèi)不屬于上述分類(lèi)的其他檔案文件，如客戶(hù)資料、宣傳資料、榮譽(yù)證書(shū)等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次分類(lèi)編號(hào)法，每一級(jí)類(lèi)別用一位數(shù)字表示，不同類(lèi)別之間用“”隔開(kāi)。2.行政類(lèi)編號(hào)為“1”，業(yè)務(wù)類(lèi)編號(hào)為“2”，財(cái)務(wù)類(lèi)編號(hào)為“3”，技術(shù)類(lèi)編號(hào)為“4”，合同類(lèi)編號(hào)為“5”，其他類(lèi)編號(hào)為“6”。3.每一類(lèi)別的具體檔案文件再按照形成時(shí)間順序進(jìn)行流水編號(hào)，例如行政類(lèi)的第一份文件編號(hào)為“1001”，業(yè)務(wù)類(lèi)的第二份文件編號(hào)為“2002”，以此類(lèi)推。三、檔案文件的歸檔要求（一）歸檔范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等均應(yīng)歸檔。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等，以及本公司/組織上報(bào)給上級(jí)機(jī)關(guān)的文件、報(bào)告、報(bào)表等。3.本公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書(shū)等文件。4.本公司/組織在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)、行政管理等活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件，如產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量控制文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。5.本公司/組織員工個(gè)人在工作中形成的重要文件，如工作報(bào)告、項(xiàng)目成果報(bào)告、技術(shù)創(chuàng)新資料等，經(jīng)審核后可作為個(gè)人工作檔案歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.一般文件應(yīng)在形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔，重要緊急文件應(yīng)及時(shí)歸檔。2.合同類(lèi)文件應(yīng)在合同簽訂后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.年度終了后，各部門(mén)應(yīng)在次年[X]月[X]日前將上一年度形成的各類(lèi)檔案文件整理歸檔完畢。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類(lèi)整理，同一類(lèi)別的文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列。3.歸檔文件應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝盒（夾），并在盒（夾）上標(biāo)明類(lèi)別、編號(hào)、年度、保管期限等信息。4.歸檔文件應(yīng)編制詳細(xì)的目錄清單，目錄清單應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案文件裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存。四、檔案文件的保管（一）保管機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案文件的保管工作。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案文件的安全保管。（二）保管期限根據(jù)檔案文件的重要程度、形成領(lǐng)域、保存價(jià)值等因素，確定檔案文件的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案文件（1）本公司/組織的重要規(guī)章制度、章程、歷史沿革等文件。（2）本公司/組織的重大決策、重要會(huì)議記錄、重要合同協(xié)議等文件。（3）本公司/組織的財(cái)務(wù)決算、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等重要財(cái)務(wù)文件。（4）本公司/組織的技術(shù)專(zhuān)利、技術(shù)秘密、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等重要技術(shù)文件。（5）本公司/組織的員工人事檔案、獎(jiǎng)懲記錄等重要人事文件。（6）其他具有重大歷史價(jià)值和長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案文件。2.長(zhǎng)期保管的檔案文件（1）本公司/組織的一般規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等行政文件。（2）本公司/組織的業(yè)務(wù)合同、銷(xiāo)售訂單、采購(gòu)記錄等業(yè)務(wù)文件。（3）本公司/組織的財(cái)務(wù)賬簿、會(huì)計(jì)憑證等財(cái)務(wù)文件。（4）本公司/組織的技術(shù)圖紙、工藝文件等技術(shù)文件。（5）本公司/組織的員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等人事文件。（6）其他在一定時(shí)期內(nèi)具有重要利用價(jià)值的檔案文件，保管期限一般為[X]年。3.短期保管的檔案文件（1）本公司/組織的一般性通知、便函、簡(jiǎn)報(bào)等行政文件。（2）本公司/組織的臨時(shí)性業(yè)務(wù)文件、一次性報(bào)表等業(yè)務(wù)文件。（3）本公司/組織的一般性財(cái)務(wù)文件、日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證等財(cái)務(wù)文件。（4）其他在短期內(nèi)具有參考價(jià)值，但保管期限較短的檔案文件，保管期限一般為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案文件的數(shù)量準(zhǔn)確、完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行通風(fēng)換氣、消毒防蟲(chóng)等工作，防止檔案文件受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等情況發(fā)生。3.檔案文件應(yīng)按照保管期限、類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案文件存放位置索引，標(biāo)明檔案文件的存放地點(diǎn)、編號(hào)、名稱(chēng)等信息，方便檔案管理人員和查閱人員快速查找所需檔案文件。4.對(duì)電子檔案文件應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案文件的管理制度，確保電子檔案文件的安全存儲(chǔ)和有效利用。五、檔案文件的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案文件，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案文件，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密規(guī)定，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案文件內(nèi)容。3.外部單位查閱本公司/組織檔案文件，應(yīng)提前與公司/組織檔案管理部門(mén)聯(lián)系，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交單位介紹信或相關(guān)證明文件。經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案文件內(nèi)容。如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司/組織檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，并提交給所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交給檔案管理部門(mén)，檔案管理人員根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，查找并提供相關(guān)檔案文件。3.查閱人員在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案文件，查閱過(guò)程中應(yīng)保持安靜，不得隨意翻動(dòng)檔案文件。如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案文件歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案文件的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案文件的安全和保密。2.檔案文件的利用應(yīng)以服務(wù)公司/組織的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理等工作為目的，不得用于其他非法或不當(dāng)用途。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保查閱人員能夠正確、有效地利用檔案文件。4.對(duì)檔案文件的利用情況應(yīng)進(jìn)行記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用效果等信息，以便對(duì)檔案文件的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和評(píng)估。六、檔案文件的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案文件的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案文件鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件進(jìn)行定期鑒定，確定檔案文件的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案文件進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案文件的內(nèi)容、來(lái)源、價(jià)值等因素，直接判定檔案文件的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。2.綜合分析法結(jié)合檔案文件的形成時(shí)間、形成領(lǐng)域、利用情況等因素，對(duì)檔案文件進(jìn)行綜合分析，確定檔案文件的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已到保管期限的檔案文件進(jìn)行清理，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)檔案文件鑒定小組審核。2.檔案文件鑒定小組對(duì)《檔案文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，簽署審核意見(jiàn)。經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的檔案文件，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.