PAGE公司檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股子公司等所有與公司相關(guān)的部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集公司各類文件資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查詢、借閱效率，方便公司員工利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門文件資料的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作。3.在工作中形成的各種文件資料，各部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類整理，確保文件資料的完整和規(guī)范，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作，確保檔案的安全和完整。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。5.加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各部門做好文件資料的收集、整理和歸檔工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等幾大類。1.文書檔案：包括公司各類紅頭文件、會(huì)議文件、請(qǐng)示報(bào)告、通知、函件等。2.科技檔案：包括公司科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、工程建設(shè)等方面的文件資料。3.會(huì)計(jì)檔案：包括公司財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、客戶檔案、項(xiàng)目檔案、合同檔案等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的文書檔案第1號(hào)。2.科技檔案編號(hào)：根據(jù)項(xiàng)目名稱、階段等進(jìn)行編號(hào)，如項(xiàng)目名稱為“XX新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目”，編號(hào)可設(shè)為“XX2023研發(fā)01”，其中“XX”為公司簡(jiǎn)稱，“2023”為項(xiàng)目年份，“研發(fā)”為項(xiàng)目階段，“01”為流水號(hào)。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)，如“2023會(huì)計(jì)憑證001”。4.人事檔案編號(hào)：以員工工號(hào)為基礎(chǔ)進(jìn)行編號(hào)，如工號(hào)為“001”的員工人事檔案編號(hào)為“RS001”。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案“SC2023001”，表示2023年的第1份市場(chǎng)營(yíng)銷檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內(nèi)部各部門之間的往來(lái)文件、報(bào)告、報(bào)表等。5.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要文件、成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，并及時(shí)進(jìn)行備份。（三）整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、問(wèn)題等進(jìn)行分類，然后按照文件的重要程度、時(shí)間順序進(jìn)行排列，編寫頁(yè)碼，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成卷。2.科技檔案整理：根據(jù)項(xiàng)目的不同階段和內(nèi)容，按照項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，編寫項(xiàng)目檔案目錄。3.會(huì)計(jì)檔案整理：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別進(jìn)行分類，裝訂成冊(cè)，并編寫會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案整理：按照員工檔案材料的類別進(jìn)行分類，如履歷材料、考核材料、培訓(xùn)材料等，進(jìn)行裝訂和編目。5.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，按照業(yè)務(wù)流程和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案卷宗，編寫業(yè)務(wù)檔案目錄。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品、檔案裝具等，保證檔案的妥善保管。（三）檔案上架按照檔案分類編號(hào)順序，將整理好的檔案上架存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的類別、編號(hào)、存放位置等信息。（四）檔案保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（10年、30年等）。具體保管期限如下：1.文書檔案：永久保管：公司重要的政策性文件、年度總結(jié)、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、重大合同協(xié)議等。30年保管：一般性文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等。10年保管：臨時(shí)性文件、一般性通知等。2.科技檔案：永久保管：公司重大科研項(xiàng)目成果、核心技術(shù)資料等。30年保管：一般科研項(xiàng)目文件、技術(shù)改造項(xiàng)目文件等。10年保管：一般性技術(shù)文件、項(xiàng)目前期資料等。3.會(huì)計(jì)檔案：永久保管：年度財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。30年保管：會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。10年保管：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.人事檔案：永久保管。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般重要業(yè)務(wù)檔案保管期限為30年，一般性業(yè)務(wù)檔案保管期限為10年。（五）檔案定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、財(cái)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門提出銷毀檔案清單，注明檔案的類別、編號(hào)、名稱、保管期限等信息，報(bào)鑒定工作小組審核。2.鑒定工作小組對(duì)銷毀清單進(jìn)行審核，簽署審核意見(jiàn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。4.嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與編研（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）編研工作1.根據(jù)公司發(fā)展需要和檔案利用需求，開展檔案編研工作。編研成果包括檔案匯編、專題資料、大事記等。2.檔案編研工作應(yīng)注重實(shí)用性和針對(duì)性，為公司決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等提供有力支持。八、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、利用目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后提供檔案查閱或借閱服務(wù)。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。借閱檔案一般不得超過(guò)規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位或個(gè)人查閱公司檔案，須持單位介紹信，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按