PAGE檔案規(guī)章制度劃分標(biāo)準(zhǔn)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案規(guī)章制度劃分標(biāo)準(zhǔn)。（二）適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范和操作準(zhǔn)則。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，明確檔案管理部門的職責(zé)和權(quán)限，避免檔案分散、流失。3.真實完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。5.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，為公司各項工作提供檔案支持。6.定期對公司檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷完善檔案管理制度和工作方法。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、整理、保管和移交工作，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交公司檔案管理部門歸檔。4.在工作中積極配合公司檔案管理部門的工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等，確保檔案的有序存放和安全保管。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案檢索方法和利用技巧，為公司各部門提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。5.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)（一）文書檔案1.上級文件：包括黨和國家各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與公司相關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司文件：公司制發(fā)的各類文件，如公司章程、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、請示報告、批復(fù)等。3.部門文件：各部門形成的文件材料，如部門工作計劃、總結(jié)、報告、通知、會議記錄等。4.會議文件：公司組織召開的各類會議形成的文件材料，如會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。5.人事檔案：員工個人的基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利等方面的文件材料。6.財務(wù)檔案：公司財務(wù)活動中形成的各類文件材料，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.合同檔案：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件材料。8.業(yè)務(wù)檔案：公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，如市場調(diào)研報告、項目策劃書、業(yè)務(wù)往來函件等。（二）科技檔案1.科研項目檔案：公司承擔(dān)的科研項目在研究過程中形成的文件材料，如項目立項報告、研究方案、實驗記錄、研究成果報告等。2.產(chǎn)品檔案：公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售過程中形成的文件材料，如產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告、產(chǎn)品說明書等。3.設(shè)備檔案：公司購置、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報廢等設(shè)備管理過程中形成的文件材料，如設(shè)備購置合同、設(shè)備清單、設(shè)備說明書、設(shè)備維修記錄等。4.基建檔案：公司基本建設(shè)項目在規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件材料，如項目可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗收報告等。（三）會計檔案1.會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證，是記錄公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書面證明。2.會計賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等，是全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。3.財務(wù)報表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，是反映公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的書面文件。4.其他會計資料：如銀行對賬單、稅務(wù)申報表、審計報告等，是與公司會計核算相關(guān)的其他資料。（四）聲像檔案1.照片檔案：公司在各項活動中拍攝的具有保存價值的照片，包括領(lǐng)導(dǎo)視察、會議活動、業(yè)務(wù)往來、產(chǎn)品宣傳等方面的照片。2.錄像檔案：公司錄制的具有保存價值的錄像資料，如會議錄像、活動錄像、產(chǎn)品演示錄像等。3.錄音檔案：公司錄制的具有保存價值的錄音資料，如會議錄音、講座錄音等。（五）電子檔案1.辦公自動化系統(tǒng)文件：通過公司辦公自動化系統(tǒng)生成、流轉(zhuǎn)、存儲的各類文件，如電子公文、電子報表、電子郵件等。2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件：公司各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的與業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)文件，如客戶信息、銷售數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)等。3.其他電子文件：公司在信息化建設(shè)過程中形成的其他具有保存價值的電子文件，如電子圖紙、電子文檔等。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。3.公司員工個人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、科研成果、獲獎證書等。4.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝或錄制的時間、地點、內(nèi)容等信息，并確保其圖像和聲音清晰可辨。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、上架和檢索。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。2.科技檔案整理：按照項目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，編制項目檔案目錄和卷內(nèi)文件目錄。3.會計檔案整理：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等類別進(jìn)行整理，編制會計檔案目錄。4.聲像檔案整理：按照照片、錄像、錄音等類別進(jìn)行整理，編制聲像檔案目錄，并對聲像資料進(jìn)行文字說明。5.電子檔案整理：按照文件類型、年度、保管期限等進(jìn)行分類，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并編制電子檔案目錄。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔期限1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔工作。3.會計檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交公司檔案管理部門保管。4.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束后一個月內(nèi)完成整理歸檔工作。5.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行歸檔，確保數(shù)據(jù)的及時備份和安全存儲。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，將整理好的檔案及時移交公司檔案管理部門歸檔。2.移交的檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司和國家具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)定期保管。（四）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。4.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合公司實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定和不定期抽查鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、來源、時間、保管狀況等因素，綜合分析檔案的價值。3.效益評估法：評估檔案對公司當(dāng)前和未來工作的利用效益，確定其價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制銷毀清冊。2.銷毀清冊經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報上級主管部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底。5.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理部門的銷毀登記冊上進(jìn)行登記。七、檔案查閱與利用（一）查閱范圍公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。外部單位因業(yè)務(wù)往來等原因需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.公司員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司檔案管理部門提交查閱申請函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，并加蓋單位公章。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)出示有效身份證件，并在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行查閱。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。查閱人員如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定繳納復(fù)印費(fèi)用。2.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、