PAGE眉山保密檔案管理制度一、總則（一）目的為加強眉山地區(qū)公司/組織的保密檔案管理，確保檔案信息的安全與機密性，防止檔案信息泄露，保障公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于眉山地區(qū)公司/組織內(nèi)所有涉及保密檔案管理的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對檔案信息進行嚴格保密，防止信息泄露。2.完整性原則：確保檔案信息的完整，不遺漏、不丟失重要信息。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，真實反映相關(guān)業(yè)務情況。4.可追溯性原則：對檔案的創(chuàng)建、使用、傳遞、存儲、銷毀等過程進行詳細記錄，以便追溯。二、保密檔案的定義與范圍（一）定義保密檔案是指涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務信息、人事信息等具有保密價值的各類檔案資料。（二）范圍1.商業(yè)秘密類：包括公司的業(yè)務戰(zhàn)略、客戶信息、營銷計劃、合同協(xié)議、招投標文件等。2.技術(shù)秘密類：涵蓋公司的技術(shù)研發(fā)成果、工藝流程、技術(shù)方案、專利技術(shù)等。3.財務信息類：如財務報表、財務預算、成本核算資料、資金流動信息等。4.人事信息類：包含員工個人信息、薪酬福利、績效考核、人事任免等。5.其他類：根據(jù)公司/組織實際情況確定的其他需要保密的檔案，如內(nèi)部規(guī)章制度、會議紀要（涉及敏感內(nèi)容）等。三、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善保密檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織開展保密檔案管理培訓，提高員工保密意識。3.負責保密檔案的收集、整理、歸檔、存儲、保管和維護工作。4.對保密檔案的查閱、借閱、復制等進行嚴格審批和登記。5.定期對保密檔案進行清查和盤點，確保檔案安全。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門保密檔案的形成、積累和整理工作，并及時移交檔案管理部門歸檔。2.對本部門產(chǎn)生的保密檔案進行分類、編號，確保檔案信息的準確性和完整性。3.按照保密要求，對本部門檔案的使用和保管進行監(jiān)督，防止信息泄露。（三）檔案使用人員職責1.嚴格遵守保密檔案管理制度，不得擅自泄露、篡改、丟失檔案信息。2.在使用保密檔案過程中，應妥善保管，防止損壞和丟失。3.使用完畢后，及時歸還檔案管理部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。四、保密檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責保密檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.對于紙質(zhì)檔案，應按照檔案形成的時間順序、類別等進行分類收集；對于電子檔案，應確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性，并進行備份存儲。3.收集過程中，要對檔案的真實性、完整性進行初步審核，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)人員溝通核實。（二）整理要求1.檔案管理部門對收集到的保密檔案進行統(tǒng)一整理。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類編號，編制檔案目錄。3.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁，確保檔案整齊、牢固；對電子檔案進行規(guī)范化命名和存儲，便于檢索和查詢。五、保密檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：應存放在專用的檔案庫房內(nèi)，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案：應存儲在安全的服務器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。2.對紙質(zhì)檔案應定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀等問題及時處理；對電子檔案應定期進行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。4.嚴格限制無關(guān)人員進入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電。六、保密檔案的查閱與借閱（一）查閱審批1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱保密檔案，應填寫《保密檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核同意后，報檔案管理部門負責人審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。（二）借閱審批1.因特殊情況需要借閱保密檔案的，應填寫《保密檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人審核，報公司/組織分管領(lǐng)導審批。3.借閱人員需與檔案管理部門簽訂《保密檔案借閱承諾書》，承諾遵守保密規(guī)定，按時歸還檔案。（三）查閱與借閱限制1.查閱和借閱保密檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。2.查閱和借閱人員不得擅自復制、拍照、記錄檔案內(nèi)容，如需復制，應另行填寫《保密檔案復制申請表》，按上述審批流程辦理。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、保密檔案的傳遞與交換（一）傳遞方式1.保密檔案的傳遞應采用安全可靠的方式，如專人送達、機要通信、加密電子傳輸?shù)取?.采用專人送達方式時，送檔人員應確保檔案的安全，不得中途私自拆閱或泄露檔案內(nèi)容。3.采用加密電子傳輸方式時，應使用公司/組織指定的加密軟件，并確保傳輸過程的安全性。（二）交換要求1.與外部單位進行保密檔案交換時，應簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務。2.交換的保密檔案應進行登記，記錄交換時間、檔案名稱、數(shù)量等信息。3.對交換回來的檔案應進行認真檢查，確保檔案的完整性和保密性。八、保密檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保密檔案已超過保管期限，且確無保存價值的。2.因公司/組織業(yè)務調(diào)整、機構(gòu)撤銷等原因，導致相關(guān)保密檔案不再需要的。（二）銷毀審批1.檔案管理部門提出保密檔案銷毀申請，填寫《保密檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人審核，報公司/組織分管領(lǐng)導審批。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.電子檔案應采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進行銷毀，并對存儲設(shè)備進行物理破壞。3.銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，記錄應保存[X]年。九、保密檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對保密檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對保密檔案管理情況進行審計，檢查制度執(zhí)行情況和檔案安全狀況。（二）外部監(jiān)督1.接受國家保密行政管理部門、行業(yè)主管部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時改進保密檔案管理工作。十、保密檔案管理的培訓與教育（一）培訓計劃1.檔案管理部門制定年度保密檔案管理培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、培訓對象、培訓時間等。2.培訓計劃應根據(jù)公司/組織實際情況和員工崗位需求進行制定，確保培訓的針對性和實效性。（二）培訓內(nèi)容1.國家保密法律法規(guī)和公司/組織保密制度。2.保密檔案管理的基本知識和技能，如檔案分類、編號、整理、存儲、查閱等。3.保密意識教育，提高員工對保密工作重要性的認識。（三）培訓方式1.定期組織集中培訓，邀請專家或內(nèi)部管理人員進行授課。2.開展線上培訓，通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡平臺提供培訓資料和視頻課程，方便員工自主學習。3.進行案例分析和模擬演練，增強員工應對保密風險的能力。十一、保密檔案管理的獎懲措施（一）獎勵1.對在保密檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升等，以激勵員工積極參與保密檔案管理工作。（二）懲罰1.對違反保密檔案管理制度，導致檔案信息泄露的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰。2.處罰方式包括警告批評、罰款、降