PAGE基建項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司基建項(xiàng)目檔案管理，確保基建項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司基建項(xiàng)目的規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營及維護(hù)提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有基建項(xiàng)目，包括新建、改建、擴(kuò)建等各類工程項(xiàng)目從項(xiàng)目前期準(zhǔn)備到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類文件材料。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則基建項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則項(xiàng)目檔案應(yīng)全面反映基建項(xiàng)目建設(shè)全過程的真實(shí)情況，做到文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確，圖物相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.同步管理原則基建項(xiàng)目檔案管理工作應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步，從項(xiàng)目策劃開始，同步收集、整理、歸檔項(xiàng)目文件材料，確保檔案的形成與項(xiàng)目建設(shè)活動緊密銜接。4.有效利用原則充分發(fā)揮基建項(xiàng)目檔案的作用，為公司決策、工程管理、維護(hù)維修、技術(shù)改造等提供有效服務(wù)，提高檔案的利用價值。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司基建項(xiàng)目檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步推進(jìn)。3.參與基建項(xiàng)目前期文件材料的收集、整理和審核工作，對項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。4.負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目檔案的分類、編號、編目、裝訂、上架等整理工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案查詢利用效率。5.定期對基建項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案的安全保管，對破損、變質(zhì)的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。6.組織開展基建項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享利用。7.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供基建項(xiàng)目檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。8.參與基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作，對項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，出具檔案驗(yàn)收意見。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在基建項(xiàng)目建設(shè)過程中形成文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交。2.明確專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作，確保檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度相適應(yīng)，保證檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。3.在項(xiàng)目建設(shè)過程中，督促各參建單位做好各自形成文件材料的收集、整理和歸檔工作，并對其檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。4.配合檔案管理部門做好基建項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，提供相關(guān)資料和說明，協(xié)助解決檔案驗(yàn)收過程中出現(xiàn)的問題。（三）項(xiàng)目參建單位職責(zé)1.嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以及本制度的要求，做好本單位在基建項(xiàng)目建設(shè)過程中形成文件材料的收集、整理、歸檔和保管工作。2.建立健全本單位的項(xiàng)目檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任人，確保檔案管理工作有章可循。3.對本單位形成的文件材料進(jìn)行分類整理，編制目錄清單，并在規(guī)定時間內(nèi)移交建設(shè)單位檔案管理部門。4.接受建設(shè)單位檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督，積極配合做好基建項(xiàng)目檔案的各項(xiàng)管理工作。三、文件材料的形成與收集（一）項(xiàng)目前期文件材料1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項(xiàng)目選址意見書、土地預(yù)審意見等文件。2.項(xiàng)目設(shè)計任務(wù)書、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件及設(shè)計變更文件等。3.項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書等。4.項(xiàng)目合同文件，如勘察合同、設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購合同等。（二）項(xiàng)目建設(shè)過程文件材料1.工程前期準(zhǔn)備階段文件，包括施工場地的“三通一平”資料、施工許可證辦理文件等。2.施工過程文件，如施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測報告等。3.監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。4.項(xiàng)目建設(shè)過程中的各類會議紀(jì)要、工程聯(lián)系單、工作指令等文件。5.工程進(jìn)度文件，如工程進(jìn)度計劃、進(jìn)度報表、進(jìn)度調(diào)整記錄等。6.工程安全與文明施工文件，包括安全管理制度、安全檢查記錄、文明施工措施及相關(guān)影像資料等。（三）項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件材料1.工程竣工驗(yàn)收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。2.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖。3.工程竣工驗(yàn)收備案文件，如竣工驗(yàn)收備案表、規(guī)劃驗(yàn)收合格證、消防驗(yàn)收意見書、環(huán)保驗(yàn)收批復(fù)等。4.項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的其他與竣工驗(yàn)收相關(guān)的文件材料。（四）文件材料收集要求1.各部門和參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)的歸檔和管理。四、文件材料的整理與歸檔（一）整理原則基建項(xiàng)目檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于保管和利用。（二）分類方法基建項(xiàng)目檔案采用年度項(xiàng)目保管期限分類法。即先按年度分開，再按具體項(xiàng)目進(jìn)行分類，最后按照保管期限分為永久、長期、短期三類。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+項(xiàng)目代碼+分類號+順序號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.項(xiàng)目代碼：根據(jù)公司項(xiàng)目管理規(guī)定，為每個基建項(xiàng)目賦予唯一的代碼。4.分類號：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，用大寫字母表示不同的類別，如“A”表示項(xiàng)目前期文件，“B”表示施工過程文件等，每類下再細(xì)分小類，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“B1”表示施工組織設(shè)計。5.順序號：按照文件材料的排列順序，從“001”開始依次編號。例如：2023年[項(xiàng)目代碼]A01001，表示2023年該項(xiàng)目的項(xiàng)目前期文件中的立項(xiàng)批復(fù)類的第一份文件。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括序號、檔號、文號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件材料的主要內(nèi)容，簡潔明了。3.日期應(yīng)填寫文件材料的形成日期，格式為“年/月/日”。4.頁數(shù)應(yīng)填寫每份文件材料的實(shí)際頁數(shù)。（五）裝訂要求1.歸檔文件材料應(yīng)采用A4幅面紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。2.對于紙張規(guī)格不符合要求的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理，使其符合A4幅面標(biāo)準(zhǔn)。3.裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘類。（六）歸檔程序1.各部門和參建單位在文件材料整理完畢后，應(yīng)及時向公司檔案管理部門移交。2.檔案管理部門對接收的文件材料進(jìn)行審核，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的予以退回，要求補(bǔ)充或修正。3.審核通過的文件材料按照分類編號規(guī)則進(jìn)行編號、編目，裝訂成冊后上架歸檔。五、檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的實(shí)體安全。對破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和遷移，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱基建項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等事項(xiàng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.因工作需要借閱基建項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.外單位因特殊原因需要查閱或借閱公司基建項(xiàng)目檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則基建項(xiàng)目檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成，負(fù)責(zé)對基建項(xiàng)目檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否全面反映了基建項(xiàng)目建設(shè)全過程，文件材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確。2.評估檔案的保存價值，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的保管期限。3.審查檔案的密級，根據(jù)國家保密規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的密級是否合理。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保存價值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況，對檔案的整體情況進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的重要性和必要性。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的檔號、題名