PAGE執(zhí)法中隊(duì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)執(zhí)法中隊(duì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在執(zhí)法工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本中隊(duì)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于執(zhí)法中隊(duì)全體人員在執(zhí)法活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：中隊(duì)檔案由專門的檔案管理部門或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映執(zhí)法活動的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理執(zhí)法活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為執(zhí)法工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善中隊(duì)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)中隊(duì)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀和移交工作。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的防護(hù)設(shè)備，確保檔案的安全保存。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各執(zhí)法科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室在執(zhí)法活動中形成的文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作，提供相關(guān)資料和信息。3.對本科室人員進(jìn)行檔案管理知識培訓(xùn)，督促其做好文件材料的及時(shí)歸檔和妥善保管。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.積極為執(zhí)法工作提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)歸還檔案。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和數(shù)據(jù)錄入工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.執(zhí)法文書類：包括行政處罰決定書、行政強(qiáng)制措施決定書、詢問筆錄、現(xiàn)場檢查筆錄、勘驗(yàn)筆錄等。2.案件審批類：案件立案審批表、案件處理審批表、重大案件集體討論記錄等。3.證據(jù)材料類：物證、書證、視聽資料、電子數(shù)據(jù)等。4.執(zhí)法證件類：執(zhí)法人員的執(zhí)法證件申領(lǐng)、換發(fā)、注銷等相關(guān)材料。5.培訓(xùn)考核類：執(zhí)法人員參加各類培訓(xùn)的記錄、考核成績等。6.其他與執(zhí)法工作相關(guān)的文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)研報(bào)告等。（二）收集要求1.各執(zhí)法科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為執(zhí)法業(yè)務(wù)類、行政管理類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂：將同一案件或同一主題的文件材料進(jìn)行裝訂，確保文件材料的順序和完整性。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.執(zhí)法文書類檔案應(yīng)在案件辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.其他文件材料應(yīng)在形成后的次年上半年歸檔。（二）歸檔程序1.各執(zhí)法科室將整理好的文件材料移交檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原科室進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.審核通過的檔案進(jìn)行編目、上架，存入檔案庫房。（三）保管期限1.永久保管：涉及重大執(zhí)法案件、具有長期保存價(jià)值的文件材料，如重大行政處罰決定書、涉及國家機(jī)密的文件等。2.定期保管：保管期限為[X]年，主要包括一般執(zhí)法案件的文件材料、行政管理類文件等。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全保管。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.執(zhí)法工作需要查閱檔案，如案件復(fù)查、執(zhí)法監(jiān)督檢查等。2.其他部門或單位因工作需要查閱檔案，如協(xié)助調(diào)查、聯(lián)合執(zhí)法等。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱檔案的，經(jīng)中隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和中隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，收取借閱押金。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案的完好情況，退還借閱押金。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各執(zhí)法科室負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)骨干組成。2.檔案鑒定小組按照國家有關(guān)規(guī)定和本中隊(duì)檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定內(nèi)容包括檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性和保存價(jià)值等。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，編制檔案鑒定清冊，列出擬鑒定銷毀的檔案清單。2.檔案鑒定小組對檔案鑒定清冊進(jìn)行審核，逐份審查檔案，提出鑒定意見。3.對確定無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)中隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單，組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶贌?、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員和銷毀人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，錄入檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。2.定期對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)