PAGE城建檔案七項基本制度一、總則（一）目的為加強城建檔案管理，確保城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在城市建設(shè)活動中形成的各類城建檔案的管理，包括城市規(guī)劃、建設(shè)工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境衛(wèi)生、園林綠化等方面的檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：城建檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：城建檔案應(yīng)如實反映城市建設(shè)活動的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強城建檔案的安全保護，確保檔案信息不泄露，同時嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.城市規(guī)劃檔案：包括城市總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、專項規(guī)劃等編制過程中形成的文件、圖紙、圖表等資料。2.建設(shè)工程檔案：涵蓋建設(shè)項目從立項到竣工驗收全過程形成的各類文件，如項目建議書、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、施工記錄、工程變更通知、質(zhì)量檢驗報告、竣工驗收文件等。3.市政基礎(chǔ)設(shè)施檔案：包含道路、橋梁、排水、供水、供電、供氣、供熱等市政設(shè)施的規(guī)劃設(shè)計、建設(shè)施工、運行維護等方面的檔案資料。4.環(huán)境衛(wèi)生檔案：涉及城市環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)、清掃保潔、垃圾處理、環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測等工作中產(chǎn)生的文件、記錄、報表等。5.園林綠化檔案：包括城市綠地系統(tǒng)規(guī)劃、公園及綠地建設(shè)、植物養(yǎng)護管理、園林景觀設(shè)計等方面的檔案材料。（二）收集要求1.明確責(zé)任主體：各部門、各項目負責(zé)人為本部門、本項目檔案收集的第一責(zé)任人，負責(zé)組織和督促相關(guān)人員及時收集、整理檔案資料。2.確保檔案齊全完整：收集的檔案應(yīng)涵蓋城市建設(shè)活動的各個環(huán)節(jié)，做到應(yīng)歸盡歸，保證檔案的完整性。3.保證檔案質(zhì)量：收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，符合檔案整理規(guī)范要求。4.及時收集歸檔：項目建設(shè)過程中，各階段形成的檔案應(yīng)及時收集，在項目竣工驗收后[X]個月內(nèi)整理歸檔完畢。（三）收集程序1.項目啟動階段：項目立項后，項目負責(zé)人應(yīng)及時向檔案管理部門了解檔案收集要求，并在項目實施過程中同步安排檔案收集工作。2.文件形成過程中：各部門、各崗位人員在工作中形成的文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求及時整理、分類，定期移交本部門檔案管理人員。3.項目竣工驗收前：項目建設(shè)單位組織相關(guān)部門對項目檔案進行預(yù)驗收，對不符合要求的檔案及時整改完善。4.項目竣工驗收后：項目建設(shè)單位在規(guī)定時間內(nèi)將完整的項目檔案移交檔案管理部門歸檔保存。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照城建檔案的形成過程和內(nèi)在聯(lián)系進行整理，保持文件之間的歷史銜接。2.便于保管和利用：整理后的檔案應(yīng)便于存放、查找和使用，提高檔案管理工作效率。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按工程項目分類：以建設(shè)工程項目為單元，將該項目形成的各類檔案集中整理在一起。2.按文件性質(zhì)分類：分為基建文件、施工文件（含竣工圖）、監(jiān)理文件、設(shè)備文件等類別。3.按時間順序排列：在每一類文件中，按照文件形成的時間先后順序進行排列。（三）整理方法1.基建文件：包括項目立項、可行性研究、環(huán)境影響評價、建設(shè)用地批準(zhǔn)、建設(shè)工程規(guī)劃許可及施工許可等文件，應(yīng)按照文件性質(zhì)和時間順序依次整理，編制目錄。2.施工文件：施工文件應(yīng)按專業(yè)分類，如建筑工程、結(jié)構(gòu)工程、電氣工程、給排水工程等，每類文件再按施工順序排列，同時編制竣工圖?？⒐D應(yīng)加蓋竣工圖章，圖面清晰、準(zhǔn)確。3.監(jiān)理文件：監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、工程質(zhì)量評估報告等，按文件類別和時間順序整理歸檔。4.設(shè)備文件：設(shè)備文件主要有設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運行維護手冊等，按照設(shè)備種類和型號進行整理。（四）編號與編目1.編號：對整理好的檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用工程項目編號加檔案類別編號加順序號的方式，便于檔案的標(biāo)識和查找。2.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查閱和檢索。四、檔案保管制度（一）保管場所1.檔案庫房建設(shè)：檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報警設(shè)備等。2.庫房布局合理：庫房應(yīng)根據(jù)檔案類別、保管期限等進行合理分區(qū)，設(shè)置不同的存放架（柜），并標(biāo)明檔案存放區(qū)域和類別。（二）檔案存放1.分類存放：檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放在同一區(qū)域，便于查找和管理。2.上架排列：檔案上架時應(yīng)按照編號順序排列，便于快速定位和存取。同時，應(yīng)在檔案架（柜）上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.特殊載體檔案保管：對于照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤等特殊載體檔案，應(yīng)采用專門的保管設(shè)備進行存放，并定期進行檢查和維護。（三）保管期限1.永久保管：對城市建設(shè)活動中具有重要歷史價值、法律憑證作用或需長期保存的檔案，應(yīng)列為永久保管。如城市總體規(guī)劃、重要建設(shè)工程檔案等。2.長期保管：保管期限為[X]年的檔案，主要包括一般性建設(shè)工程檔案、市政基礎(chǔ)設(shè)施運行維護檔案等。3.短期保管：保管期限為[X]年以下的檔案，如臨時性建設(shè)項目檔案、一般性文件材料等。（四）定期檢查1.檢查內(nèi)容：定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。查看檔案是否有破損、褪色、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.檢查周期：檔案管理部門應(yīng)每年對檔案進行一次全面檢查，對重點檔案或易損檔案應(yīng)增加檢查頻次。3.檢查記錄：每次檢查應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括檢查時間、檢查人員、檢查情況、處理結(jié)果等。檢查記錄應(yīng)歸檔保存，以便查閱和追溯。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.城市規(guī)劃決策：為城市規(guī)劃部門制定和調(diào)整城市規(guī)劃提供參考依據(jù)。2.建設(shè)工程管理：用于建設(shè)工程的質(zhì)量監(jiān)督、安全管理、竣工驗收等工作。3.市政設(shè)施維護：為市政基礎(chǔ)設(shè)施的維護、改造、升級提供技術(shù)資料支持。4.城市管理研究：為城市管理部門開展城市發(fā)展戰(zhàn)略、城市環(huán)境治理等研究提供基礎(chǔ)資料。5.社會公眾查詢：依法為社會公眾提供與城市建設(shè)相關(guān)的檔案信息查詢服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容及查閱時間等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（三）利用審批1.內(nèi)部利用審批：本公司/組織內(nèi)部人員利用檔案，由所在部門負責(zé)人審批，報檔案管理部門備案。2.外部利用審批：外單位或個人利用檔案，應(yīng)提前提交利用申請，說明利用目的、范圍、方式等，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門審核，檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理利用手續(xù)。涉及重要檔案或機密檔案的利用，應(yīng)報本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）利用登記1.建立利用登記臺賬：檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，詳細記錄利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱內(nèi)容、借閱期限、復(fù)制情況等信息。2.定期統(tǒng)計分析：定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用需求和利用效果，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定原則1.依法依規(guī)鑒定：依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行科學(xué)、公正的鑒定。2.全面審查鑒定：綜合考慮檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，全面審查檔案是否仍具有保存價值。（二）鑒定組織1.成立鑒定小組：由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等。鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定。2.明確職責(zé)分工：檔案管理人員負責(zé)提供檔案清單和相關(guān)資料，業(yè)務(wù)部門專家負責(zé)從專業(yè)角度對檔案的價值進行評估，鑒定小組組長負責(zé)組織鑒定工作并做出鑒定結(jié)論。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限屆滿鑒定：對保管期限已滿的檔案，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定，確定是否繼續(xù)保存。2.檔案內(nèi)容鑒定：對于一些特殊情況的檔案，如重復(fù)文件、已失去利用價值的文件等，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容進行分析鑒定，決定是否銷毀。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，清單內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.審批銷毀：銷毀清單經(jīng)鑒定小組組長審核簽字后，報本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.實施銷毀：審批通過后，由檔案管理部門指定專人負責(zé)銷毀檔案。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.監(jiān)銷記錄：銷毀