PAGE工會(huì)檔案安全保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工會(huì)檔案的安全保密工作，確保工會(huì)檔案的完整與安全，維護(hù)工會(huì)組織的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本工會(huì)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本工會(huì)機(jī)關(guān)及所屬各部門、各基層工會(huì)在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中的安全保密管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格依法原則：檔案安全保密工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露、不被非法利用。2.預(yù)防為主原則：建立健全檔案安全保密防范機(jī)制，強(qiáng)化預(yù)防措施，將安全保密風(fēng)險(xiǎn)消除在萌芽狀態(tài)。3.全程管理原則：對(duì)檔案從形成到銷毀的全過(guò)程進(jìn)行安全保密管理，確保各個(gè)環(huán)節(jié)的安全。4.突出重點(diǎn)原則：根據(jù)檔案的重要程度和敏感程度，對(duì)涉及工會(huì)核心機(jī)密、職工切身利益等重要檔案實(shí)施重點(diǎn)保護(hù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）工會(huì)辦公室1.負(fù)責(zé)制定和完善工會(huì)檔案安全保密制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門和基層工會(huì)的檔案安全保密工作。3.負(fù)責(zé)工會(huì)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案的安全與完整。4.定期對(duì)檔案安全保密情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改存在的問題。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管工作，確保檔案的真實(shí)、完整。2.按照工會(huì)檔案管理要求，及時(shí)將本部門的檔案移交工會(huì)辦公室歸檔。3.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。4.配合工會(huì)辦公室做好檔案的利用工作，提供必要的協(xié)助。（三）基層工會(huì)1.負(fù)責(zé)本基層工會(huì)檔案的管理工作，建立健全檔案管理制度。2.做好本基層工會(huì)檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案的安全。3.定期向工會(huì)辦公室報(bào)送檔案管理情況，接受工會(huì)辦公室的指導(dǎo)和監(jiān)督。（四）檔案管理人員1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、保管等。3.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的合理利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.工會(huì)組織在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄、報(bào)表等。2.職工代表大會(huì)、工會(huì)委員會(huì)會(huì)議、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)等會(huì)議的文件材料。3.工會(huì)組織開展活動(dòng)的計(jì)劃、方案、總結(jié)、照片、音像等資料。4.工會(huì)與上級(jí)工會(huì)、其他單位及職工之間的往來(lái)文件、信函、合同等。5.涉及職工權(quán)益維護(hù)、勞動(dòng)爭(zhēng)議處理、困難職工幫扶等方面的數(shù)據(jù)、文件和資料。6.工會(huì)財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.其他需要?dú)w檔保存的檔案材料。（二）收集要求1.各部門和基層工會(huì)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同年度、保管期限、類別進(jìn)行整理，便于保管和利用。3.按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為黨群工作類、行政管理類、勞動(dòng)保護(hù)類、權(quán)益維護(hù)類、財(cái)務(wù)管理類、活動(dòng)記錄類等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，便于查找和管理。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如年份+類別+流水號(hào)。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，方便查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備。（二）檔案存儲(chǔ)1.按照檔案類別和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，不得隨意堆放。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.工會(huì)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括工會(huì)組織的重要文件、職工代表大會(huì)文件、涉及職工權(quán)益的重要檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括工會(huì)組織的一般性文件、活動(dòng)記錄等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至15年，主要包括臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并報(bào)告。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守檔案利用審批制度，確保檔案利用合法、合規(guī)。2.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。3.優(yōu)先滿足工會(huì)工作需要，為職工服務(wù)，提高檔案利用效率。（二）利用范圍1.工會(huì)內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)工會(huì)、相關(guān)部門及其他單位因工作需要查閱工會(huì)檔案。3.職工因維護(hù)自身權(quán)益需要查閱相關(guān)檔案。（三）利用審批1.工會(huì)內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理人員處辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級(jí)工會(huì)、相關(guān)部門及其他單位查閱工會(huì)檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)工會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。3.職工查閱涉及自身權(quán)益的檔案，應(yīng)提交本人有效身份證件，經(jīng)工會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。（四）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案利用過(guò)程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。六、檔案安全保密措施（一）人員管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全保密教育，提高其安全保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。3.對(duì)涉及檔案安全保密的人員進(jìn)行背景審查，確保人員可靠。（二）物理安全1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房安全。2.對(duì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、異地備份等措施，防止數(shù)據(jù)泄露。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。（三）信息安全1.對(duì)電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，嚴(yán)格控制對(duì)電子檔案的訪問。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)安全補(bǔ)丁，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.在檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中，應(yīng)采取加密傳輸?shù)却胧?，確保檔案信息安全。（四）保密教育與培訓(xùn)1.定期組織檔案安全保密教育和培訓(xùn)，提高全體工會(huì)工作人員的安全保密意識(shí)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家法律法規(guī)、檔案安全保密制度、安全保密技術(shù)等方面。3.通過(guò)案例分析、模擬演練等方式，增強(qiáng)工作人員的安全保密防范能力。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.因保管不善等原因造成損壞、變質(zhì)，無(wú)法繼續(xù)保存的檔案。3.按照規(guī)定需要銷毀的其他檔案。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出檔案銷毀清單，報(bào)工會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人審核。2.工會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)工會(huì)主席審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和相關(guān)人員共同對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。（三）銷毀記錄1.對(duì)檔案銷毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等。2.銷毀記錄應(yīng)保存至少[X]年，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全檔案安全保密監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案安全保密工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.工會(huì)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門和基層工會(huì)的檔案安全保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.設(shè)立檔案安全保密舉報(bào)電話和郵箱，接受職工群眾的監(jiān)督舉報(bào)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案安全保密制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全保密措施落實(shí)情況。3.檔案庫(kù)房的安全狀況，包括防火、防潮、防蟲、防盜等措施。4.檔案管理人員的安全保密意識(shí)和業(yè)務(wù)