PAGE培訓(xùn)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強培訓(xùn)公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所指檔案是培訓(xùn)公司在教學(xué)、管理、經(jīng)營等活動中直接形成的，對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實可靠，如實反映公司各項活動的實際情況。3.完整性原則：保證檔案材料的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案嚴格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查詢、借閱等利用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，指導(dǎo)各部門做好檔案收集、整理等基礎(chǔ)工作。3.集中保管公司各類檔案，建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案安全。4.對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案查詢利用。5.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。6.負責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。7.做好檔案的借閱、歸還登記工作，監(jiān)督檔案使用情況，確保檔案完好無損。8.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理。（二）各部門1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案材料的及時、完整。2.明確一名檔案兼職管理員，負責(zé)本部門檔案管理的日常工作，接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部移交應(yīng)歸檔的檔案。4.在工作中積極配合綜合管理部做好檔案的查詢、借閱等利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)方面：包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件、學(xué)員成績單、教學(xué)評估資料等。2.培訓(xùn)項目管理：培訓(xùn)項目申報材料、培訓(xùn)合同、培訓(xùn)方案、培訓(xùn)總結(jié)等。3.師資管理：教師簡歷、授課記錄、培訓(xùn)師評估材料等。4.學(xué)員管理：學(xué)員報名資料、學(xué)員學(xué)籍檔案、學(xué)員獎懲記錄等。5.行政管理：公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案、固定資產(chǎn)檔案等。6.市場與銷售：市場調(diào)研報告、招生宣傳資料、客戶信息、銷售合同等。7.其他：公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書、對外交流合作資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格統(tǒng)一，采用耐久性強的書寫材料。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標準進行整理和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般分為行政管理類、教學(xué)管理類、學(xué)員管理類、師資管理類、市場與銷售類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂：對紙張較多的檔案進行裝訂，保持檔案的整齊美觀，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，確保檔案存儲環(huán)境安全。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。3.定期對庫房進行清潔和檢查，保持庫房整潔衛(wèi)生，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放于檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)，分別存儲于不同地點，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年保管期限。定期保管的檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進行銷毀。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責(zé)人、各部門檔案兼職管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定小組負責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和處置意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定。2.對反映公司重大事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等檔案應(yīng)予以重點保留。3.對于已失去保存價值的檔案，如過期的文件、重復(fù)的資料等，可以考慮銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。六、檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案一般不得帶出公司，如需帶出，應(yīng)經(jīng)綜合管理部負責(zé)人批準，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告綜合管理部，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到綜合管理部檔案查閱室進行查閱。查閱時，應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱人員姓名、查閱檔案名稱等信息。2.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經(jīng)綜合管理部負責(zé)人批準，并在指定地點查閱。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（三）復(fù)制規(guī)定1.因工作需要復(fù)制檔案，需填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、用途、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到綜合管理部辦理復(fù)制手續(xù)。2.綜合管理部對復(fù)制申請進行審核，按照規(guī)定收取復(fù)制費用（如需），并安排專人進行復(fù)制。3.復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，復(fù)制件應(yīng)加蓋綜合管理部檔案專用章。七、檔案的信息化管理（一）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化錄入、存儲、檢索、利用等功能。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保電子檔案的安全和保密。3.對電子檔案進行分類、編號、著錄等整理工作，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便電子檔案的查詢和利用。（二）電子文件歸檔1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，及時將電子文件歸檔至電子檔案管理系統(tǒng)。歸檔的電子文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全。2.電子文件歸檔時，應(yīng)按照檔案分類方案進行分類存儲，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子文件存儲有序。3.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲于不同介質(zhì)，并分別存放于不同地點，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案利用1.公司內(nèi)部人員可通過電子檔案管