PAGE留守兒童個人檔案制度一、總則（一）目的為了全面、準確、及時地掌握留守兒童的基本情況、成長狀況、家庭環(huán)境等信息，為有針對性地開展關(guān)愛服務(wù)、教育幫扶、心理輔導(dǎo)等工作提供依據(jù)，特制定本留守兒童個人檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的留守兒童相關(guān)工作，包括但不限于信息收集、檔案建立、檔案管理、檔案使用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實可靠，如實反映留守兒童的實際情況。2.完整性原則：全面收集留守兒童各方面的信息，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴格保護留守兒童的個人隱私，對檔案信息予以保密。4.動態(tài)更新原則：根據(jù)留守兒童的成長變化，及時更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.個人基本情況：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、身份證號碼等。這里的身份證號碼等信息，僅用于必要的身份識別和信息關(guān)聯(lián)，務(wù)必嚴格按照法律法規(guī)保護其隱私安全。2.家庭信息：父母姓名、聯(lián)系方式、外出務(wù)工地點及從事職業(yè)；監(jiān)護人姓名、與留守兒童關(guān)系、聯(lián)系方式、家庭住址、職業(yè)等。3.就學(xué)信息：所在學(xué)校、年級、班級等。（二）成長狀況1.身體發(fā)育情況：定期記錄身高、體重、健康狀況等。健康狀況詳細記錄如是否有慢性疾病、近期接種疫苗情況等，為孩子的健康成長提供跟蹤依據(jù)。2.心理發(fā)展情況：通過觀察、問卷調(diào)查、心理測評等方式，了解留守兒童的情緒狀態(tài)、性格特點、人際交往能力、自我認知等方面的情況。例如，記錄孩子是否容易焦慮、是否善于與他人溝通交流等。3.學(xué)習情況：學(xué)習成績、學(xué)習興趣、學(xué)習態(tài)度、學(xué)習困難等方面的表現(xiàn)。成績記錄應(yīng)包括各學(xué)科的具體成績及排名變化趨勢，學(xué)習困難詳細記錄如遇到的學(xué)科障礙、學(xué)習方法問題等。（三）家庭環(huán)境1.居住條件：房屋面積、居住設(shè)施、周邊環(huán)境等。居住設(shè)施記錄如是否有獨立臥室、衛(wèi)生條件如何等，周邊環(huán)境記錄如是否靠近學(xué)校、是否有安全隱患等。2.經(jīng)濟狀況：家庭收入來源、主要支出項目、經(jīng)濟困難程度等。收入來源詳細記錄如父母務(wù)工收入、農(nóng)業(yè)收入等，經(jīng)濟困難程度可通過設(shè)定指標進行量化評估。3.家庭氛圍：家庭成員之間的關(guān)系、溝通交流情況、家庭文化氛圍等。例如，記錄家庭中是否經(jīng)常有爭吵、是否注重孩子的教育培養(yǎng)等。（四）關(guān)愛服務(wù)記錄1.關(guān)愛活動參與情況：參加過的各類關(guān)愛留守兒童的活動，如心理輔導(dǎo)、興趣培養(yǎng)、安全教育等活動的名稱、時間、地點、內(nèi)容等。2.幫扶措施及成效：針對留守兒童的具體幫扶措施，如學(xué)習輔導(dǎo)、生活資助、情感關(guān)懷等措施及實施后的效果評估。效果評估可通過孩子的反饋、監(jiān)護人的評價、相關(guān)指標的變化等多方面進行綜合考量。三、檔案建立（一）信息收集渠道1.學(xué)校提供：與留守兒童所在學(xué)校建立密切聯(lián)系，獲取學(xué)生的基本信息、學(xué)習情況等。例如，通過學(xué)校的學(xué)籍管理系統(tǒng)獲取學(xué)生的基本檔案資料，定期與教師溝通了解學(xué)生的學(xué)習動態(tài)。2.監(jiān)護人提供：向留守兒童的監(jiān)護人發(fā)放信息采集表，要求其如實填寫家庭情況、孩子成長狀況等信息。對于文化程度較低的監(jiān)護人，可安排專人進行指導(dǎo)填寫，確保信息準確完整。3.實地走訪：組織工作人員深入留守兒童家庭，實地了解居住環(huán)境、家庭氛圍等情況，并與孩子、監(jiān)護人進行面對面交流，獲取第一手資料。走訪過程中，注意觀察細節(jié)，如孩子的生活習慣、家庭物品擺放等，以更全面地了解家庭環(huán)境。4.相關(guān)部門協(xié)作：與民政、公安、衛(wèi)生等部門協(xié)作，獲取留守兒童家庭的社會救助、戶籍信息、健康檔案等相關(guān)資料，豐富檔案內(nèi)容。例如，通過民政部門了解家庭是否享受低保等救助政策，從公安部門獲取家庭成員的身份信息，從衛(wèi)生部門獲取孩子的預(yù)防接種記錄等。（二）信息整理與錄入1.專人負責：安排經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)、責任心強的工作人員負責檔案信息的整理與錄入工作。工作人員應(yīng)熟悉檔案內(nèi)容要求和信息管理系統(tǒng)操作流程，確保信息錄入的準確性和規(guī)范性。2.審核把關(guān)：對收集到的信息進行審核，核對信息的真實性、完整性和準確性。對于存在疑問的信息，及時與相關(guān)人員進行核實，確保檔案信息質(zhì)量。審核通過后的信息方可錄入系統(tǒng)，建立電子檔案。同時，為每份紙質(zhì)檔案建立唯一的編號，與電子檔案編號對應(yīng)，便于查詢和管理。（三）檔案存儲1.電子存儲：使用專門的信息管理系統(tǒng)對留守兒童檔案進行電子存儲，確保數(shù)據(jù)安全可靠。系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。同時，定期對系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。2.紙質(zhì)存儲：將審核后的紙質(zhì)檔案按照一定的分類標準進行整理歸檔，存放在專門的檔案柜中。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能，確保紙質(zhì)檔案的安全保存。為便于查找，建立紙質(zhì)檔案索引目錄，注明檔案編號、姓名、存放位置等信息。四、檔案管理（一）檔案借閱1.借閱權(quán)限：明確檔案借閱的權(quán)限范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能借閱檔案。借閱人員應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱時間等信息，經(jīng)審批后方可借閱。2.借閱登記：建立檔案借閱登記制度，詳細記錄借閱人員姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。借閱人員歸還檔案時，管理人員應(yīng)認真核對檔案內(nèi)容和完整性，確保檔案無損壞、丟失等情況。3.借閱期限：根據(jù)實際工作需要，合理設(shè)定檔案借閱期限，一般不得超過規(guī)定的時間。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）檔案保密1.保密措施：加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。對檔案存儲場所進行安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進入。2.信息公開：嚴格控制檔案信息的公開范圍，確需公開的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和程序進行審批。公開信息時，應(yīng)采取必要的技術(shù)手段對涉及個人隱私的信息進行脫敏處理，保護留守兒童的合法權(quán)益。（三）檔案更新1.定期更新：規(guī)定檔案更新的周期，如每學(xué)期或每年對檔案進行一次全面更新。更新內(nèi)容包括留守兒童的成長狀況變化、家庭環(huán)境變化、關(guān)愛服務(wù)記錄等方面的信息。2.動態(tài)更新：在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)留守兒童的信息有變化，應(yīng)及時進行更新。例如，孩子轉(zhuǎn)學(xué)、家庭住址變更、監(jiān)護人聯(lián)系方式改變等情況，應(yīng)在檔案中及時記錄。（四）檔案銷毀1.銷毀條件：當檔案超過保存期限或因其他原因不再需要保存時，可以進行銷毀。銷毀檔案應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行審批，確保檔案銷毀的合法性和安全性。2.銷毀方式：采用安全可靠的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，注明銷毀時間、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由相關(guān)人員簽字確認。五、檔案使用（一）服務(wù)決策依據(jù)1.精準幫扶：通過分析檔案中留守兒童的家庭環(huán)境、成長狀況等信息，為制定個性化的關(guān)愛服務(wù)方案提供依據(jù)。例如，對于學(xué)習困難的留守兒童，根據(jù)其具體學(xué)科困難情況，安排針對性的學(xué)習輔導(dǎo)；對于家庭經(jīng)濟困難的孩子，提供相應(yīng)的生活資助。2.資源配置：根據(jù)檔案反映的留守兒童數(shù)量、分布區(qū)域、需求特點等，合理配置關(guān)愛服務(wù)資源。如在留守兒童集中的地區(qū)增加活動場地、師資力量等投入，確保關(guān)愛服務(wù)的有效開展。（二）跟蹤評估1.服務(wù)效果評估：依據(jù)檔案記錄的關(guān)愛服務(wù)措施及成效，對關(guān)愛服務(wù)工作進行跟蹤評估。通過對比服務(wù)前后留守兒童的成長狀況變化，如學(xué)習成績提高、心理狀態(tài)改善等，評估服務(wù)的實際效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容和方式。2.持續(xù)改進：根據(jù)跟蹤評估結(jié)果以及留守兒童在成長過程中的新需求，及時調(diào)整關(guān)愛服務(wù)策略和措施，持續(xù)改進工作質(zhì)量，為留守兒童提供更優(yōu)質(zhì)、更有效的關(guān)愛服務(wù)。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由本公司