PAGE口述檔案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織口述檔案的管理，確?？谑鰴n案的真實性、完整性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮口述檔案在各項工作中的作用，特制定本規(guī)范管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及口述檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作的部門和人員。（三）定義口述檔案是指通過對特定人員進行采訪、錄音、整理等方式形成的，以聲音為載體，記錄有關(guān)歷史事件、工作經(jīng)驗、業(yè)務(wù)知識、個人經(jīng)歷等內(nèi)容的檔案資料。（四）管理原則1.真實性原則：確?？谑鰴n案內(nèi)容真實可靠，如實反映歷史事實和實際情況。2.完整性原則：全面收集與口述主題相關(guān)的各種信息，保證檔案資料的完整性。3.系統(tǒng)性原則：對口述檔案進行科學分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.保密性原則：對口述檔案中涉及的敏感信息、個人隱私等予以保密，嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)。5.便于利用原則：建立高效的檢索和利用機制，方便公司/組織內(nèi)部人員對口述檔案的查閱和使用。二、職責分工（一）檔案管理部門1.負責制定和完善口述檔案規(guī)范管理制度，并組織實施。2.對口述檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)調(diào)指導，確保各項工作有序開展。3.負責口述檔案的集中保管，建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案安全。4.組織對口述檔案進行整理、編目、數(shù)字化等工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理信息化水平。5.負責接待公司/組織內(nèi)部人員對口述檔案的查閱利用，按照規(guī)定提供檔案資料，并做好登記和服務(wù)工作。（二）采訪部門1.根據(jù)公司/組織的工作需要和檔案管理部門的要求，制定口述檔案采訪計劃，明確采訪對象、內(nèi)容、時間等。2.負責組織對口述對象的采訪工作，選擇合適的采訪人員，確保采訪過程的順利進行。3.對采訪過程進行錄音、錄像等記錄，保證記錄的完整性和準確性。4.及時將采訪記錄及相關(guān)資料移交檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門進行整理和審核。（三）口述對象1.積極配合采訪部門的采訪工作，如實提供有關(guān)歷史事件、工作經(jīng)驗、業(yè)務(wù)知識、個人經(jīng)歷等方面的信息。2.對口述內(nèi)容的真實性負責，不得提供虛假或誤導性信息。（四）其他部門1.協(xié)助檔案管理部門和采訪部門開展口述檔案工作，提供必要的支持和配合。2.在工作中注意收集和積累與口述檔案相關(guān)的資料，及時移交檔案管理部門。三、采訪工作規(guī)范（一）采訪計劃制定1.采訪部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略和工作重點，結(jié)合檔案資源建設(shè)需求，每年制定口述檔案采訪計劃。2.采訪計劃應(yīng)明確采訪主題、采訪對象、采訪時間、采訪方式、預(yù)期成果等內(nèi)容，并報檔案管理部門審核備案。（二）采訪對象選擇1.采訪對象應(yīng)具有代表性和權(quán)威性，能夠提供與公司/組織歷史、業(yè)務(wù)、文化等相關(guān)的重要信息。2.優(yōu)先選擇在公司/組織發(fā)展過程中做出突出貢獻的老領(lǐng)導、老專家、老職工，以及具有豐富業(yè)務(wù)經(jīng)驗和專業(yè)知識的人員。3.對于涉及敏感信息或個人隱私的采訪，應(yīng)事先征得采訪對象的同意，并簽訂保密協(xié)議。（三）采訪準備1.根據(jù)采訪主題和采訪對象的特點，制定詳細的采訪提綱，明確采訪的重點問題和內(nèi)容。2.采訪人員應(yīng)熟悉采訪提綱和相關(guān)背景資料，了解采訪對象的基本情況，做好采訪前的準備工作。3.準備好采訪所需的設(shè)備和工具，如錄音筆、攝像機、筆記本電腦等，并確保設(shè)備正常運行。（四）采訪實施1.采訪人員應(yīng)提前與采訪對象溝通采訪時間、地點等事宜，確保采訪順利進行。2.在采訪過程中，采訪人員應(yīng)保持禮貌、尊重，注意引導采訪對象圍繞采訪提綱進行講述，避免偏離主題。3.對采訪過程進行全程錄音、錄像，記錄采訪對象的口述內(nèi)容、表情、動作等信息，確保記錄的完整性和準確性。4.采訪人員應(yīng)及時整理采訪記錄，對記錄中存在的問題或疑問，及時與采訪對象進行核實和補充。（五）采訪記錄整理1.采訪結(jié)束后，采訪人員應(yīng)及時將采訪錄音、錄像資料進行整理，轉(zhuǎn)換成文字記錄，并進行初步的校對和編輯。2.整理后的采訪記錄應(yīng)保持原始口述內(nèi)容的真實性和完整性，不得隨意篡改或刪減。3.采訪記錄應(yīng)注明采訪時間、地點、采訪人員、采訪對象等信息，并按照規(guī)范的格式進行排版。四、檔案整理規(guī)范（一）分類原則口述檔案應(yīng)按照主題、時間、人物等因素進行分類，確保分類科學合理，便于管理和利用。（二）分類方法1.主題分類：根據(jù)口述檔案的內(nèi)容主題，將其分為公司/組織歷史、業(yè)務(wù)發(fā)展、文化建設(shè)、人物風采等類別。2.時間分類：按照口述檔案形成的時間順序，將其分為不同的時間段進行管理。3.人物分類：以口述對象為分類依據(jù)，將相關(guān)的口述檔案集中在一起進行管理。（三）整理流程1.檔案管理部門收到采訪部門移交的采訪記錄及相關(guān)資料后，首先進行初審，檢查資料的完整性和準確性。2.對初審合格的資料進行分類整理，按照分類方法將口述檔案歸入相應(yīng)的類別中。3.在整理過程中，對口述檔案進行編號、編目，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便查詢和利用。4.對整理好的口述檔案進行裝訂、裝盒，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，確保檔案存放整齊有序。（四）編目要求1.口述檔案編目應(yīng)包括檔案編號、題名、責任者、時間、來源、保管期限等項目。2.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.題名應(yīng)準確反映口述檔案的主題內(nèi)容，簡潔明了。4.責任者應(yīng)填寫采訪對象的姓名或單位名稱。5.時間應(yīng)注明口述檔案形成的時間或采訪時間。6.來源應(yīng)注明口述檔案的采訪部門和移交時間。7.保管期限應(yīng)根據(jù)口述檔案的重要性和保存價值，按照相關(guān)規(guī)定確定。五、檔案保管規(guī)范（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案盒、防蟲藥品、溫濕度計、滅火器等。2.定期對保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，滿足檔案保管的需要。（三）檔案存放1.口述檔案應(yīng)按照分類順序存放在檔案密集架上，檔案盒應(yīng)排列整齊，便于查找和取用。2.對于珍貴或易損的口述檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨存放、使用保護套等。（四）檔案清點1.檔案管理部門應(yīng)定期對口述檔案進行清點，核對檔案的數(shù)量、編號、題名等信息，確保檔案的完整性和準確性。2.清點工作應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴禁無關(guān)人員進入庫房。2.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改，確保檔案的安全。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，制定應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。六、檔案利用規(guī)范（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱口述檔案。2.外單位因特殊原因需要查閱本公司/組織口述檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用申請1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱口述檔案，應(yīng)填寫《口述檔案利用申請表》，注明利用目的、內(nèi)容、時間等信息，并提交所在部門負責人審核。2.外單位查閱口述檔案，應(yīng)提交單位介紹信和查閱申請表，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準后，方可辦理查閱手續(xù)。（三）利用審批1.《口述檔案利用申請表》經(jīng)所在部門負責人審核后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用申請的內(nèi)容和目的，對口述檔案的利用進行審批，確保檔案的合理利用。（四）利用服務(wù)1.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為利用者提供口述檔案的查閱、借閱服務(wù)。2.查閱口述檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，利用者不得擅自將檔案帶出庫房。3.借閱口述檔案的期限一般不超過[X]個工作日，并應(yīng)按時歸還。如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（五）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對口述檔案的利用情況進行詳細登記，記錄利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容等信息。2.利用登記應(yīng)建立專門的登記簿，確保登記信息的準確、完整。（六）利用反饋1.利用者在利用口述檔案后，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋利用情況，提出意見和建議。2.檔案管理部門應(yīng)認真聽取利用者的反饋意見，不斷改進檔案管理工作，提高檔案利用服務(wù)水平。七、檔案保密規(guī)范（一）保密范圍1.口述檔案中涉及的公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等信息。2.檔案管理過程中形成的各種文件、記錄、數(shù)據(jù)等資料。（二）保密措施1.對檔案管理部門工作人員進行保密培訓，提高保密意識，明確保密責任。2.與檔案管理部門工作人員簽訂保密協(xié)議，規(guī)定保密義務(wù)和違約責任。3.在檔案庫房、辦公室等場所設(shè)置保密標識，提醒工作人員注意保密。4.對涉及保密內(nèi)容的口述檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案信息安全。（三）保密監(jiān)督1.建立保密監(jiān)督檢查制度，定期對檔案管理工作進行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。八、檔案信息化管理規(guī)范（一）數(shù)字化建設(shè)1.按照國家和行業(yè)有關(guān)標準，對口述檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化處理應(yīng)包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。（二）數(shù)據(jù)庫管理1.建立口述檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能。2.定期對數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.加強數(shù)據(jù)庫的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）信息化利用1.通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或檔案管理系統(tǒng)，為利用者提供口述檔案的在線查閱和下載服務(wù)，提高檔案利用效率。2.利用信息化手段，開展口述檔案的編研工作，如制作專題數(shù)據(jù)庫、編寫檔案資料匯編等，為公司/組織的決策和發(fā)展提供支持。九、培訓與考核（一）培訓內(nèi)容1.口述檔案規(guī)范管理制度的相關(guān)內(nèi)容，包括采訪工作規(guī)范、檔案整理規(guī)范、保管規(guī)范、利用規(guī)范、保密規(guī)范、信息化管理規(guī)范等。2.檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，如檔案分類、編目、數(shù)字化處理、數(shù)據(jù)庫管理等。3.保密意識和職業(yè)道德教育，提高工作人員的保密責任感和職業(yè)素養(yǎng)。（二）培訓方式1.定期組織集中培訓，邀請專家進行授課，系統(tǒng)講解口述檔案管理的相關(guān)知識和技能。2.開展內(nèi)部交流和經(jīng)驗分享活動，讓工作人員相互學習，共同提高業(yè)務(wù)水平。3.鼓