PAGE水利質(zhì)量檔案管理制度一、總則（一）目的為加強水利工程建設(shè)質(zhì)量管理，規(guī)范水利質(zhì)量檔案管理工作，確保水利工程質(zhì)量檔案的真實、完整、準(zhǔn)確、有效，為水利工程建設(shè)、運行管理、質(zhì)量追溯等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織承擔(dān)的各類水利工程項目，包括防洪、灌溉、供水、發(fā)電等水利工程及其附屬設(shè)施的建設(shè)、運行管理過程中形成的質(zhì)量檔案管理。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：水利質(zhì)量檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確各級管理職責(zé)，確保檔案管理工作的協(xié)調(diào)一致。2.分級管理原則：按照項目管理權(quán)限，實行分級管理，各部門、各參建單位負(fù)責(zé)本部門、本單位職責(zé)范圍內(nèi)的質(zhì)量檔案管理工作。3.同步管理原則：質(zhì)量檔案管理工作應(yīng)與水利工程建設(shè)、運行管理工作同步進行，做到工程建設(shè)到哪里，檔案收集整理就跟進到哪里。4.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：嚴(yán)格按照國家和行業(yè)有關(guān)檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對質(zhì)量檔案進行分類、整理、歸檔、保管和利用，確保檔案質(zhì)量。二、管理職責(zé)（一）公司/組織檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家和行業(yè)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、方針政策及本制度，制定和完善公司/組織水利質(zhì)量檔案管理制度和實施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)公司/組織水利質(zhì)量檔案管理工作，定期對檔案管理工作進行檢查和考核。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司/組織本部及直屬項目的水利質(zhì)量檔案，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進行審核把關(guān)。4.負(fù)責(zé)建立水利質(zhì)量檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。5.負(fù)責(zé)組織開展水利質(zhì)量檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。6.負(fù)責(zé)對公司/組織各部門、各參建單位水利質(zhì)量檔案管理工作進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。（二）項目法人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項目水利質(zhì)量檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理機構(gòu)和人員，落實檔案管理經(jīng)費。2.組織制定本項目水利質(zhì)量檔案管理制度和工作方案，確保檔案管理工作與項目建設(shè)同步進行。3.負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)項目各參建單位的檔案管理工作，監(jiān)督檢查各參建單位檔案管理工作的落實情況。4.負(fù)責(zé)審核、接收項目各參建單位移交的水利質(zhì)量檔案，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進行審查，并向公司/組織檔案管理部門移交。5.負(fù)責(zé)組織開展本項目水利質(zhì)量檔案的專項驗收工作，確保檔案驗收合格。（三）勘察設(shè)計單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位承擔(dān)的水利工程項目勘察設(shè)計過程中形成的各類文件材料，包括勘察報告、設(shè)計圖紙、設(shè)計變更等，確保檔案真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照合同約定和項目法人要求，及時向項目法人及其他參建單位提供勘察設(shè)計文件資料，并對所提供資料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.協(xié)助項目法人做好水利質(zhì)量檔案的整理、歸檔和驗收工作，對檔案整理過程中涉及的技術(shù)問題提供指導(dǎo)。（四）施工單位職責(zé)1.建立健全本單位水利質(zhì)量檔案管理體系，明確檔案管理責(zé)任人，配備必要的檔案管理人員和設(shè)備。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位承擔(dān)的水利工程項目施工過程中形成的各類文件材料，包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)方案、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告、工程變更通知等，確保檔案資料真實、完整、準(zhǔn)確、有效。3.按照合同約定和項目法人要求，及時向項目法人及其他參建單位移交施工過程中形成的檔案資料，并對所移交資料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。4.在工程竣工驗收前，完成本單位施工檔案的整理、歸檔工作，并向項目法人提交檔案驗收申請。（五）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)建立本單位水利質(zhì)量檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任人，對監(jiān)理過程中形成的文件材料進行收集、整理、歸檔。2.監(jiān)督檢查施工單位質(zhì)量檔案的收集、整理、歸檔工作，對施工單位提交的檔案資料進行審核，確保檔案資料符合合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。3.協(xié)助項目法人做好水利質(zhì)量檔案的整理、歸檔和驗收工作，對檔案整理過程中涉及的監(jiān)理工作內(nèi)容進行審核把關(guān)。4.在工程竣工驗收前，完成本單位監(jiān)理檔案的整理、歸檔工作，并向項目法人提交檔案驗收申請。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.水利工程項目前期工作文件，包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、水土保持方案報告等。2.勘察設(shè)計文件，包括勘察報告、設(shè)計圖紙、設(shè)計變更通知、技術(shù)交底等。3.施工過程文件，包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)方案、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告、工程變更通知、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理日志、監(jiān)理月報、質(zhì)量評估報告等。5.工程驗收文件，包括分部工程驗收鑒定書、單位工程驗收鑒定書、階段驗收鑒定書、竣工驗收鑒定書等。6.其他與水利工程質(zhì)量有關(guān)的文件材料，如工程質(zhì)量事故處理文件、質(zhì)量監(jiān)督檢查文件等。（二）收集要求1.各部門、各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)質(zhì)量檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時收集各類文件材料，確保檔案資料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、有效，不得偽造、篡改。文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)進行規(guī)范整理，確保電子文件的格式統(tǒng)一、存儲介質(zhì)可靠，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)按照檔案管理要求進行分類、編號、存儲，同時應(yīng)做好備份工作。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件材料之間的歷史銜接，便于檔案的保管和利用。2.按照水利工程建設(shè)項目的階段和內(nèi)容，對檔案進行分類整理，同一類別的文件材料應(yīng)集中排列，不同類別的文件材料應(yīng)分開存放。3.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確，便于查找和利用。（四）整理方法1.分類：按照水利工程建設(shè)項目的前期工作、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等階段，將檔案分為不同的類別。每個類別下再根據(jù)文件材料的具體內(nèi)容進行細(xì)分，如施工檔案可分為基礎(chǔ)工程、主體工程、附屬工程等類別。2.編號：對整理好的檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用分類編號法，即先按照檔案類別進行編號，再在每個類別下按照文件材料的順序進行編號。編號應(yīng)注明檔案的年度、項目名稱、類別、順序號等信息，如“[年度][項目名稱][類別][順序號]”。3.排列：將編號后的檔案按照順序排列，同一類別的檔案應(yīng)按照文件材料的形成時間先后順序排列，不同類別的檔案應(yīng)按照檔案類別順序排列。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并與檔案一同存放。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門、各參建單位應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將整理好的水利質(zhì)量檔案向項目法人或公司/組織檔案管理部門歸檔。歸檔時間應(yīng)根據(jù)項目建設(shè)進度和檔案管理要求確定，一般在工程竣工驗收前完成歸檔工作。2.歸檔的檔案應(yīng)符合檔案整理要求，檔案目錄應(yīng)與檔案內(nèi)容一致，檔案裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。3.項目法人或公司/組織檔案管理部門在接收檔案時，應(yīng)對檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進行審核，對不符合要求的檔案應(yīng)退回原單位重新整理。（二）保管期限水利質(zhì)量檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和利用價值確定，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映水利工程建設(shè)項目基本情況、建設(shè)過程、工程質(zhì)量、技術(shù)水平等具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計文件、工程竣工驗收鑒定書等。2.長期保管：凡是在水利工程建設(shè)、運行管理過程中需要長期保存的檔案，應(yīng)長期保管。保管期限一般為30年。如施工組織設(shè)計、施工技術(shù)方案、質(zhì)量檢驗報告、監(jiān)理文件等。3.短期保管：凡是在水利工程建設(shè)、運行管理過程中形成的只在一定時期內(nèi)具有利用價值的檔案，應(yīng)短期保管。保管期限一般為10年。如工程變更通知、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。（三）保管方式與設(shè)施1.水利質(zhì)量檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和保管期限進行分類存放，存放地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。2.公司/組織應(yīng)建立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等，確保檔案的安全保管。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五檔案利用與借閱（一）利用原則1.水利質(zhì)量檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的正確使用和安全保管。2.檔案利用應(yīng)根據(jù)工作需要，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱水利質(zhì)量檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司/組織檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求提供檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案，如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。2.借閱：因工作需要借閱水利質(zhì)量檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案，如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案的利用情況進行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時間、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還時間等信息。檔案利用登記應(yīng)定期整理歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.水利質(zhì)量檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司/組織檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進行鑒定。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、利用價值等因素，對檔案進行全面審查和評估。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，是否存在缺頁、漏項等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：審核檔案內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確，是否存在錯誤、虛假信息。3.檔案的系統(tǒng)性：檢查檔案是否按照檔案整理要求進行分類、編號、排列，是否便于查找和利用。4.檔案的保管期限：根據(jù)檔案的重要性和利用價值，重新確定檔案的保管期限。5.檔案的利用價值：評估檔案在水利工程建設(shè)、運行管理、質(zhì)量追溯等方面的利用價值，確定是否需要繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，應(yīng)組織相關(guān)人員對擬銷毀的檔案進行清點、登記，并在指定的地點進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀登記表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀地點、監(jiān)銷人等信息。檔案銷毀登記表應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料保存。七、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織檔案管理部門應(yīng)定期對各部門、各參建單位水利質(zhì)量檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案歸檔保管情況、檔案利用借閱情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。檢查結(jié)束后，應(yīng)及時向被檢查單位反饋檢查結(jié)果，并提出整改意見和建議。3.被檢查單位應(yīng)根據(jù)檢查結(jié)果，及時整改存在的問題，確保水利質(zhì)量檔案管理工作符合要求。（二）考核評