PAGE檔案管理職責(zé)追究制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的職責(zé)，規(guī)范檔案管理行為，特制定本職責(zé)追究制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理工作中的職責(zé)履行情況。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保制度的合法性和合規(guī)性。2.職責(zé)明確原則：清晰界定檔案管理各崗位的職責(zé)，避免職責(zé)不清導(dǎo)致的管理混亂。3.過(guò)錯(cuò)追究原則：對(duì)于因故意或過(guò)失導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。二、檔案管理職責(zé)劃分（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制度建設(shè)與規(guī)劃負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作有章可循。根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，制定檔案管理工作規(guī)劃，明確檔案管理的目標(biāo)、任務(wù)和重點(diǎn)。2.檔案收集與整理指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)做好檔案的收集工作，確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整。負(fù)責(zé)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使其符合檔案管理要求。3.檔案保管與維護(hù)建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，做好檔案的防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、丟失等問(wèn)題。4.檔案利用與服務(wù)制定檔案利用制度，規(guī)范檔案查閱、借閱、復(fù)印等利用流程，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。積極開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展等提供參考依據(jù)。5.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)公司檔案信息化工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和安全管理，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（二）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.檔案收集與初步整理負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理工作，確保文件材料的真實(shí)、完整，并按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行初步分類(lèi)。定期將本部門(mén)整理好的文件材料移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案日常管理協(xié)助檔案管理部門(mén)做好本部門(mén)檔案的查閱、借閱登記工作，督促借閱人員按時(shí)歸還檔案。關(guān)注本部門(mén)檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。（三）檔案形成人員職責(zé)1.文件材料形成在工作過(guò)程中，嚴(yán)格按照公司文件管理制度的要求，認(rèn)真起草、制作各類(lèi)文件材料，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范。及時(shí)將辦理完畢的文件材料移交至本部門(mén)兼職檔案員。2.檔案真實(shí)性保證對(duì)所形成的文件材料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，不得故意隱瞞、篡改或銷(xiāo)毀文件。三、檔案管理工作流程及責(zé)任界定（一）檔案收集流程1.文件材料形成部門(mén)在文件材料形成后，由承辦人員按照規(guī)定進(jìn)行整理，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容完整。承辦人員將整理好的文件材料定期移交至本部門(mén)兼職檔案員。2.部門(mén)兼職檔案員接收本部門(mén)承辦人員移交的文件材料，進(jìn)行初步審核和分類(lèi)整理。對(duì)不符合要求的文件材料，及時(shí)反饋給承辦人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。將初步整理好的文件材料按照規(guī)定時(shí)間移交至檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)移交的文件材料進(jìn)行全面審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)不符合要求的文件材料，退回原部門(mén)要求重新整理。責(zé)任界定：如因文件材料形成部門(mén)承辦人員未及時(shí)整理、移交或整理不規(guī)范，導(dǎo)致檔案收集延誤或質(zhì)量問(wèn)題，由承辦人員承擔(dān)主要責(zé)任，部門(mén)兼職檔案員承擔(dān)次要責(zé)任；如因部門(mén)兼職檔案員審核不嚴(yán)、未按時(shí)移交或檔案管理部門(mén)審核失誤，導(dǎo)致檔案收集出現(xiàn)問(wèn)題，分別由相應(yīng)人員承擔(dān)責(zé)任。（二）檔案整理流程1.檔案管理部門(mén)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)，按照公司檔案分類(lèi)方案確定檔案類(lèi)別。進(jìn)行編號(hào)、編目，為每份檔案編制唯一的標(biāo)識(shí)符，并制作詳細(xì)的目錄。對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒等物理整理工作。2.部門(mén)兼職檔案員協(xié)助在檔案管理部門(mén)整理檔案過(guò)程中，提供必要的信息和協(xié)助，確保檔案整理工作順利進(jìn)行。責(zé)任界定：檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案整理的具體操作，如因整理方法不當(dāng)、編號(hào)錯(cuò)誤等導(dǎo)致檔案整理出現(xiàn)問(wèn)題，由檔案管理部門(mén)相關(guān)人員承擔(dān)責(zé)任；部門(mén)兼職檔案員如因提供信息錯(cuò)誤或協(xié)助不力，影響檔案整理工作，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）檔案保管流程1.檔案管理部門(mén)將整理好的檔案存放在符合要求的檔案庫(kù)房，按照檔案類(lèi)別、年度等進(jìn)行有序排列上架。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，記錄檔案的保管狀況。做好檔案庫(kù)房的環(huán)境管理，確保溫度、濕度適宜，防止檔案損壞。2.部門(mén)兼職檔案員監(jiān)督協(xié)助檔案管理部門(mén)對(duì)本部門(mén)檔案的保管情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)告。責(zé)任界定：檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案保管的日常工作，如因保管措施不當(dāng)導(dǎo)致檔案損壞、丟失等，由檔案管理部門(mén)相關(guān)人員承擔(dān)責(zé)任；部門(mén)兼職檔案員如未履行監(jiān)督職責(zé)，導(dǎo)致本部門(mén)檔案出現(xiàn)問(wèn)題，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）檔案利用流程1.利用申請(qǐng)公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案，需填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱(chēng)、查閱期限等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)審核與提供檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)檔案利用制度決定是否批準(zhǔn)利用申請(qǐng)。批準(zhǔn)后，按照規(guī)定為利用人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。3.利用人員歸還利用人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門(mén)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。責(zé)任界定：利用人員如未按照規(guī)定填寫(xiě)申請(qǐng)表、超期未歸還檔案或損壞檔案，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；檔案管理部門(mén)如審核不嚴(yán)、未做好登記或未及時(shí)檢查歸還檔案，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、檔案管理過(guò)錯(cuò)行為及責(zé)任追究方式（一）過(guò)錯(cuò)行為1.檔案收集方面未按規(guī)定收集應(yīng)歸檔的文件材料，導(dǎo)致檔案缺失。對(duì)收集的文件材料進(jìn)行篡改、偽造或故意隱瞞重要信息。2.檔案整理方面整理檔案時(shí)分類(lèi)錯(cuò)誤、編號(hào)混亂，影響檔案的查找和利用。未按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、裝盒等物理整理，導(dǎo)致檔案受損。3.檔案保管方面未妥善保管檔案，導(dǎo)致檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀、火災(zāi)、被盜等。違反檔案庫(kù)房管理制度，擅自進(jìn)入庫(kù)房或違規(guī)操作檔案保管設(shè)施設(shè)備。4.檔案利用方面未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、借閱檔案，或?qū)n案提供給無(wú)關(guān)人員。在檔案利用過(guò)程中，故意泄露檔案機(jī)密信息。5.檔案信息化管理方面未及時(shí)將檔案數(shù)據(jù)錄入信息系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息不完整。因操作失誤或安全意識(shí)淡薄，導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法獲取。（二）責(zé)任追究方式1.批評(píng)教育：對(duì)于情節(jié)較輕的過(guò)錯(cuò)行為，由所在部門(mén)或檔案管理部門(mén)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行批評(píng)教育，責(zé)令其改正錯(cuò)誤。2.警告處分：對(duì)過(guò)錯(cuò)行為造成一定影響的人員，給予警告處分，并要求其采取措施挽回?fù)p失。3.罰款：根據(jù)過(guò)錯(cuò)行為的嚴(yán)重程度和造成的損失，對(duì)相關(guān)人員處以一定金額的罰款。4.降職或撤職：對(duì)于過(guò)錯(cuò)行為嚴(yán)重、影響較大的人員，給予降職或撤職處分，調(diào)整其工作崗位。5.解除勞動(dòng)合同：如過(guò)錯(cuò)行為構(gòu)成嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度或法律法規(guī)，公司有權(quán)解除與相關(guān)人員的勞動(dòng)合同。五、責(zé)任追究程序（一）發(fā)現(xiàn)與舉報(bào)1.檔案管理部門(mén)在日常工作中發(fā)現(xiàn)檔案管理過(guò)錯(cuò)行為，應(yīng)及時(shí)記錄并進(jìn)行初步調(diào)查。2.公司員工如發(fā)現(xiàn)檔案管理過(guò)錯(cuò)行為，有權(quán)向檔案管理部門(mén)或公司領(lǐng)導(dǎo)舉報(bào)，舉報(bào)應(yīng)提供相關(guān)線(xiàn)索和證據(jù)。（二）調(diào)查與核實(shí)1.檔案管理部門(mén)接到舉報(bào)或發(fā)現(xiàn)過(guò)錯(cuò)行為后，應(yīng)立即成立調(diào)查小組，對(duì)過(guò)錯(cuò)行為進(jìn)行全面調(diào)查。2.調(diào)查小組通過(guò)查閱檔案、詢(xún)問(wèn)當(dāng)事人、收集證據(jù)等方式，核實(shí)過(guò)錯(cuò)行為的事實(shí)、原因和后果。（三）責(zé)任認(rèn)定1.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，調(diào)查小組對(duì)過(guò)錯(cuò)行為進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定，明確責(zé)任人員和責(zé)任程度。2.責(zé)任認(rèn)定結(jié)果應(yīng)書(shū)面通知責(zé)任人員，并告知其享有的申訴權(quán)利。（四）申訴與復(fù)查1.責(zé)任人員如對(duì)責(zé)任認(rèn)定結(jié)果有異議，可在接到通知后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申訴。2.公司應(yīng)組織復(fù)查小組對(duì)申訴進(jìn)行復(fù)查，復(fù)查結(jié)果為最終認(rèn)定結(jié)果。（五）處理與執(zhí)行1.根據(jù)責(zé)任認(rèn)定結(jié)果，按照本制度規(guī)定的責(zé)任追究方式對(duì)責(zé)任人員進(jìn)行處理。2.處理決定應(yīng)書(shū)面通知責(zé)任人員，并在