PAGE財(cái)物檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財(cái)物檔案管理，確保財(cái)物檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于財(cái)物檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在財(cái)物管理活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、資產(chǎn)臺(tái)賬、采購(gòu)合同、銷售合同、發(fā)票存根等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司財(cái)物檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：財(cái)物檔案應(yīng)如實(shí)反映公司財(cái)物管理活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改或銷毀。3.安全保密原則：加強(qiáng)財(cái)物檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索方法，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司財(cái)物檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司財(cái)物檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。3.定期對(duì)財(cái)物檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.對(duì)損壞、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或其他技術(shù)處理，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，保證檔案保管條件符合要求。6.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常整理和初步分類工作，按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交財(cái)務(wù)檔案。2.協(xié)助檔案管理部門做好財(cái)務(wù)檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的財(cái)務(wù)信息和解釋。3.對(duì)涉及財(cái)務(wù)機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（三）其他部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成的財(cái)物檔案的收集、整理和保管工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的查閱、借閱登記等工作，確保檔案的安全與完整。3.配合檔案管理部門開(kāi)展檔案清查、鑒定等工作，提供相關(guān)資料和信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)附表。4.資產(chǎn)臺(tái)賬：固定資產(chǎn)臺(tái)賬、存貨臺(tái)賬等，記錄資產(chǎn)的購(gòu)置、使用、折舊、處置等情況。5.采購(gòu)合同：與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)合同，包括合同文本、審批文件、補(bǔ)充協(xié)議等。6.銷售合同：與客戶簽訂的銷售合同，包括合同文本、審批文件、發(fā)貨記錄、收款記錄等。7.發(fā)票存根：已開(kāi)具發(fā)票的存根聯(lián)，按照發(fā)票號(hào)碼順序整理保存。8.其他與財(cái)物管理相關(guān)的文件、資料，如財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、銀行對(duì)賬單等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門財(cái)物檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合財(cái)務(wù)制度和檔案管理要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將財(cái)物檔案分為會(huì)計(jì)檔案、合同檔案、資產(chǎn)檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證的順序進(jìn)行裝訂，每本憑證厚度應(yīng)適中，一般不超過(guò)2厘米。裝訂應(yīng)牢固、整齊，封面應(yīng)填寫(xiě)完整、清晰。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，在年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)移交檔案管理部門歸檔保管。2.合同檔案應(yīng)在合同履行完畢后，由承辦部門整理立卷，在[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門歸檔保管。3.資產(chǎn)檔案應(yīng)在資產(chǎn)處置完畢后，由資產(chǎn)管理部門整理立卷，在[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門歸檔保管。（二）歸檔要求1.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。（三）保管期限1.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)和重要程度確定，一般不少于合同履行完畢后的[X]年。3.資產(chǎn)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)的使用年限和管理要求確定，一般不少于資產(chǎn)報(bào)廢后的[X]年。（四）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.對(duì)檔案庫(kù)房應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保持庫(kù)房清潔、通風(fēng)良好，溫濕度符合要求。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。4.建立檔案借閱登記制度，對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱日期、借閱人、借閱內(nèi)容、歸還日期等信息。借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，借閱期限不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.對(duì)重要檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、異地備份等安全措施，防止檔案信息泄露和丟失。6.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)物檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的財(cái)物檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。3.外部單位查閱公司財(cái)物檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（二）查閱要求1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或撕毀檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)物檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的財(cái)物檔案，借閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。3.外部單位借閱公司財(cái)物檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，并收取一定的押金。借閱期限不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，逾期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行借閱，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。2.借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或撕毀檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱人員借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過(guò)保管期限，且確無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.重復(fù)、冗余或已被新的檔案所替代，且無(wú)參考價(jià)值的檔案。3.因保管不善，導(dǎo)致檔案損壞、變質(zhì)，無(wú)法修復(fù)或失去利用價(jià)值的檔案。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定是否可以銷毀。3.對(duì)確定可以銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)出具鑒定意見(jiàn)書(shū)，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。（四）銷毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保電子檔案數(shù)據(jù)無(wú)法