PAGE員工原始檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司員工原始檔案的管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工原始檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司員工原始檔案由人力資源部門(mén)集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映員工的基本情況和工作經(jīng)歷。3.保密安全原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等）。3.婚姻狀況、家庭住址。（二）學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷1.最高學(xué)歷證書(shū)（包括畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)）。2.各類培訓(xùn)證書(shū)、結(jié)業(yè)證書(shū)等。3.學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷的詳細(xì)說(shuō)明，包括學(xué)校名稱、專業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、培訓(xùn)課程內(nèi)容等。（三）工作經(jīng)歷1.工作履歷，包括曾任職公司名稱、職位、入職時(shí)間、離職時(shí)間。2.工作職責(zé)、工作成果及業(yè)績(jī)表現(xiàn)的詳細(xì)描述。3.工作變動(dòng)原因及相關(guān)證明材料。（四）職業(yè)資格證書(shū)1.專業(yè)技術(shù)資格證書(shū)，如工程師、會(huì)計(jì)師、律師等。2.職業(yè)技能等級(jí)證書(shū)，如高級(jí)技工、技師等。（五）獎(jiǎng)懲記錄1.獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)，包括公司內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)、外部榮譽(yù)等，注明獎(jiǎng)勵(lì)名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時(shí)間。2.受到的紀(jì)律處分或處罰，包括違紀(jì)事實(shí)、處理結(jié)果、處理時(shí)間等。（六）勞動(dòng)合同及協(xié)議1.與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本。2.其他相關(guān)協(xié)議，如保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等。（七）薪資福利記錄1.工資調(diào)整記錄，包括調(diào)薪時(shí)間、調(diào)薪幅度、調(diào)薪原因等。2.獎(jiǎng)金發(fā)放記錄，如季度獎(jiǎng)、年終獎(jiǎng)等。3.福利享受情況，如社保、公積金繳納記錄，帶薪年假、病假等休假記錄。（八）其他重要材料1.個(gè)人述職報(bào)告、工作總結(jié)等。2.崗位變動(dòng)申請(qǐng)表、晉升申請(qǐng)表等相關(guān)申請(qǐng)材料。3.其他與員工個(gè)人相關(guān)的重要文件或資料。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.員工入職時(shí)，由本人按照要求填寫(xiě)《員工檔案信息登記表》，并提交相關(guān)證明材料原件及復(fù)印件。2.人力資源部門(mén)定期向各部門(mén)收集員工的崗位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲等相關(guān)信息及材料。3.員工主動(dòng)提交的其他與個(gè)人檔案相關(guān)的重要材料。（二）收集要求1.員工提交的材料應(yīng)真實(shí)、有效，復(fù)印件需清晰可辨，并由員工本人簽字確認(rèn)與原件一致。2.材料應(yīng)完整齊全，如有缺失，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充。3.對(duì)于重要材料，如學(xué)歷證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)等，應(yīng)進(jìn)行原件審核，并留存清晰的復(fù)印件。（三）整理規(guī)范1.人力資源部門(mén)對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理，按照檔案內(nèi)容的類別依次排列。2.每份材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并在檔案目錄中詳細(xì)記錄材料名稱、編號(hào)、日期等信息。3.對(duì)于紙張較大或較多的材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裝訂，確保整齊美觀。4.整理后的檔案應(yīng)裝入專用檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明員工姓名、檔案編號(hào)等信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.整理好的員工檔案經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，進(jìn)行歸檔。2.按照檔案編號(hào)順序，將檔案存放在專用檔案柜中，確保存放有序，便于查找。3.建立電子檔案目錄，對(duì)員工檔案信息進(jìn)行電子化管理，方便查詢和統(tǒng)計(jì)。（二）保管期限1.員工原始檔案的保管期限為自員工離職或退休后[X]年。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密或法律糾紛的檔案，保管期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)。（三）保管要求1.設(shè)置專門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，保持環(huán)境整潔、干燥、通風(fēng)，具備防火防盜防潮防蟲(chóng)等安全設(shè)施。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全完整。3.嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案保管場(chǎng)所，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門(mén)工作人員因工作需要可查閱員工原始檔案。2.公司內(nèi)部其他部門(mén)因工作涉及員工檔案信息，需查閱時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字及人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。3.公司高層管理人員因工作需要查閱員工檔案，可直接查閱，但應(yīng)在查閱記錄上簽字。（二）查閱程序1.查閱人員需提前向人力資源部門(mén)預(yù)約查閱時(shí)間。2.在檔案管理人員的陪同下，在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱過(guò)程中應(yīng)保持檔案的整潔，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱員工原始檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員憑批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理人員處領(lǐng)取檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何標(biāo)記或損壞。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.員工離職、退休、調(diào)動(dòng)到其他單位等情況，需要轉(zhuǎn)遞檔案。2.根據(jù)法律法規(guī)或相關(guān)政策要求，需要轉(zhuǎn)遞檔案的其他情形。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門(mén)根據(jù)員工的轉(zhuǎn)遞情況填寫(xiě)《員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位名稱、轉(zhuǎn)遞地址等信息。2.將檔案材料進(jìn)行整理、核對(duì)，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.按照規(guī)定的轉(zhuǎn)遞方式，如機(jī)要通信、專人送取等，將檔案及時(shí)轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《員工檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字確認(rèn)。（三）轉(zhuǎn)遞記錄1.建立員工檔案轉(zhuǎn)遞臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時(shí)間、轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞方式、接收單位及簽收情況等信息。2.檔案轉(zhuǎn)遞臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和更新，確保記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。七、檔案信息化管理（一）信息錄入1.人力資源部門(mén)安排專人負(fù)責(zé)將員工檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保錄入信息與紙質(zhì)檔案一致，并及時(shí)更新。2.錄入的信息應(yīng)包括檔案內(nèi)容的各項(xiàng)要素，如基本信息、學(xué)歷培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲記錄等。（二）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息查詢與統(tǒng)計(jì)1.公司內(nèi)部授權(quán)人員可通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)查詢員工檔案信息，提高檔案信息的利用效率。2.利用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析，為公司人力資源決策提供支持。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及員工個(gè)人隱私和公司機(jī)密的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給任何無(wú)關(guān)人員。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，嚴(yán)格控制知悉范圍，確保檔案信息安全。（二）安全防范1.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)，掌握安全防范技能。3.定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反檔案保密與安全規(guī)