PAGE用初心之筆寫檔案制度一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，促進(jìn)公司/組織的持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項活動和工作情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案的記錄和整理應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯誤、遺漏或歧義。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.保密性原則：對于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。6.便利性原則：檔案的管理應(yīng)便于查詢、利用和統(tǒng)計分析，提高工作效率。（四）定義1.檔案：指公司/組織在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。2.歸檔：將辦理完畢、具有保存價值的文件材料按照規(guī)定的程序和要求整理成案卷，移交檔案部門保存的過程。3.檔案保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。4.檔案利用：通過查閱、借閱、復(fù)制等方式，為公司/組織的各項工作提供檔案信息服務(wù)的活動。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。3.集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，按照檔案管理部門的要求及時歸檔。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和具體操作。3.配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作，提供必要的支持和協(xié)助。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。（三）員工職責(zé)1.自覺遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。2.在工作中形成的文件材料應(yīng)及時整理、歸檔，不得據(jù)為己有。3.按照規(guī)定的程序和要求查閱、借閱檔案，不得私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或安全隱患時，應(yīng)及時向檔案管理部門報告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件材料，如章程、協(xié)議、批復(fù)、登記證書等。2.公司/組織的各類會議文件、記錄、紀(jì)要等。3.公司/組織的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。4.公司/組織的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、發(fā)票等。5.公司/組織的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。6.公司/組織的財務(wù)檔案、審計檔案、稅務(wù)檔案等。7.公司/組織的技術(shù)檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案等。8.公司/組織的行政管理檔案，如公文、印章、證照、信訪等。9.公司/組織的企業(yè)文化建設(shè)檔案，如宣傳資料、活動記錄等。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。4.收集的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，以便于后續(xù)的歸檔和管理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類，可采用年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等。2.編號：對整理好的檔案進(jìn)行編號，以便于識別和管理。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用全宗號、目錄號、案卷號、件號等。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查詢和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司/組織的實際情況，確定檔案的保管期限。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源及形成過程，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價值。3.鑒定工作應(yīng)遵循全面、歷史、發(fā)展的觀點，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)查考利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、年度財務(wù)報告、重大合同協(xié)議、重要人事任免文件等。2.長期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。主要包括年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、一般業(yè)務(wù)合同、人事檔案等。3.短期保管：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。主要包括一般性文件、臨時性會議記錄、一般性業(yè)務(wù)文件等。（三）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，提出初步鑒定意見。3.對初步鑒定意見進(jìn)行集體討論，形成最終鑒定結(jié)論，并填寫檔案鑒定表。4.將鑒定結(jié)果通知各部門，對需要銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式與排列1.檔案應(yīng)按照分類編號順序進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。3.對于珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制、修復(fù)、裝裱等。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況時，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.對檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期核對檔案數(shù)量。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房的管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。六、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案的利用應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)章制度。2.服務(wù)為本原則：以滿足公司/組織各項工作的需要為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用審批1.查閱、借閱、復(fù)制檔案的申請應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，由所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請內(nèi)容，確保檔案的利用符合規(guī)定的目的和范圍。3.對于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制利用范圍，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可提供利用。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、期限等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為公司/組織的各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成電子檔案。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行存儲。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.檢索利用：利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息，并提供在線查閱、下載、打印等服務(wù)。4.數(shù)據(jù)備份：定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，防止數(shù)據(jù)丟失。5.系統(tǒng)維護(hù)：定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的安全。（三）信息安全管理1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理制度，加強(qiáng)對系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.設(shè)置用戶權(quán)限，對不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。3.采用加密技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全。4.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用卷次等。3.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報告檔案工作情況。（二）移交工作1.公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人