PAGE代建單位檔案制度一、總則（一）目的為加強代建單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在代建項目中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本代建單位在承擔(dān)各類建設(shè)項目代建過程中形成的所有檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。代建單位檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映代建項目的全過程，保證檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則。全面收集代建項目各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則。檔案管理應(yīng)符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準規(guī)范，保證檔案質(zhì)量。5.保密性原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)代建項目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。3.集中統(tǒng)一管理代建項目檔案，負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.參與代建項目竣工驗收，對檔案驗收工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）項目負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)組織本項目檔案的收集、整理和歸檔工作，確保項目檔案的完整、準確。2.協(xié)調(diào)解決項目檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，督促項目各參建單位做好檔案工作。3.對項目檔案的質(zhì)量和歸檔情況進行檢查，對不符合要求的檔案及時整改。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范。2.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.按照規(guī)定的期限對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準后實施。4.負責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案統(tǒng)計報表。5.積極開展檔案利用工作，為代建項目管理和決策提供服務(wù)。（四）各部門及參建單位職責(zé)1.各部門負責(zé)本部門在代建項目中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時間移交檔案管理部門。2.代建項目的勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位應(yīng)按照合同要求，做好各自項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，并接受代建單位檔案管理部門的監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件。包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)等。2.勘察設(shè)計文件。包括地質(zhì)勘察報告、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等。3.項目建設(shè)管理文件。包括項目代建合同、工程建設(shè)計劃、工程變更文件、工程協(xié)調(diào)會議紀要等。4.施工文件。包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。5.監(jiān)理文件。包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要、工程質(zhì)量評估報告等。6.竣工驗收文件。包括竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工決算報告等。7.其他與項目建設(shè)有關(guān)的文件材料，如聲像資料、電子文件等。（二）收集要求1.各部門及參建單位應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對具有保存價值的電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.按照檔案分類方案，對收集的文件材料進行分類。2.對每份文件材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.按照分類和編號順序，對文件材料進行排列，并編制目錄。4.對破損或褪色的文件材料進行修復(fù)，對字跡模糊或易褪色的文件材料進行復(fù)制。5.對聲像資料和電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準進行整理和編目。四、檔案的保管(一)保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。(二)保管方式1.檔案應(yīng)按照分類和編號順序上架存放，便于查找和利用。2.對重要檔案應(yīng)采取備份保管的方式，備份檔案應(yīng)與原件分開存放。3.對電子檔案應(yīng)進行異地備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。(三)檔案保管期限1.代建項目檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項目立項批復(fù)、項目代建合同、竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書等重要文件。3.長期保管的檔案主要包括項目前期文件、勘察設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件等，保管期限為30年。4.短期保管的檔案主要包括一般性文件材料，保管期限為10年。(四)檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的完整和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理。3.建立檔案清查記錄，對清查情況進行詳細記錄，并由清查人員簽字確認。五、檔案的鑒定與銷毀(一)鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位檔案保管期限表，對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。(二)鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、項目負責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組負責(zé)對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。(三)鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面審查，判斷其價值。2.對保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點審查其是否仍具有保存價值。3.對涉及重要事項、機密信息等檔案，應(yīng)延長保管期限。(四)銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，報經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行銷毀，并確保銷毀徹底。3.檔案銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，記錄人應(yīng)簽字確認。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用(一)利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。(二)利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門監(jiān)督下進行，不得將檔案帶離指定地點。(三)利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案信息化管理(一)信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立代建單位檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。2.通過檔案信息化管理，提高檔案管理效率，方便檔案利用，提升檔案服務(wù)水平。(二)信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理全過程的信息化操作。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行分類存儲和管理，確保電子檔案的安全和完整。3.利用信息化手段對檔案進行編目、檢索，提高檔案查詢利用的效率。(三)電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步收集、整理和歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。2.電子檔案應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準進行格式轉(zhuǎn)換和存