PAGE健康學校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學校教育教學、行政管理及各項工作中的作用，依據《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級組、各班級及全體教職員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案由學校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門、各年級組、各班級應指定專人負責檔案的收集、整理和移交，確保檔案管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化。2.真實完整原則：檔案內容應真實反映學校各項工作的實際情況，做到材料齊全、完整，不得遺漏和偽造。3.分類科學原則：按照檔案的形成領域、時間、內容等因素進行科學分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案的安全，嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善學校檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理學校各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.負責檔案的保管、保護，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制。4.開展檔案信息的開發(fā)利用工作，為學校各項工作提供檔案資料查詢服務。5.對各部門、各年級組、各班級的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。（二）檔案管理人員1.熱愛檔案工作，具備一定的檔案管理專業(yè)知識和技能。2.負責本部門、本年級組、本班級檔案的收集、整理、保管和移交工作。3.按照檔案管理制度的要求，對檔案進行分類整理，編制檔案目錄，確保檔案的規(guī)范有序。4.嚴格遵守檔案安全保密制度，不得擅自將檔案帶出檔案室或泄露檔案內容。5.積極配合綜合檔案室的工作，按時完成檔案的移交任務。三、檔案的分類與編號（一）分類學校檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括黨組織建設、黨員管理、思想政治工作、工會工作、共青團工作等方面的檔案。2.行政管理類：包括學校行政事務管理、人事管理、財務管理、后勤管理、安全保衛(wèi)等方面的檔案。3.教育教學類：包括教學計劃、教學大綱、教案、教材、教學研究、教學成果、學生學籍管理、考試成績等方面的檔案。4.科學研究類：包括學校承擔的科研項目、科研成果、學術交流等方面的檔案。5.師資隊伍建設類：包括教師培訓、教師考核、教師職稱評定、教師表彰獎勵等方面的檔案。6.學生工作類：包括學生思想政治教育、學生日常管理、學生社團活動、學生獎懲等方面的檔案。7.招生就業(yè)類：包括招生計劃、招生簡章、錄取名單、就業(yè)指導、就業(yè)推薦等方面的檔案。8.基建檔案類：包括學?；窘ㄔO項目的規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收等方面形成的文件材料。9.設備檔案類：包括學校購置的教學設備、辦公設備、實驗設備等的購置、驗收、使用、維護等方面的檔案。10.聲像檔案類：包括學校在教學、科研、管理等活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）編號1.每大類檔案用兩位阿拉伯數字編號，如“01”代表黨群工作類，“02”代表行政管理類等。2.每大類檔案下的二級類目用三位阿拉伯數字編號，如“01001”代表黨組織建設，“01代表黨員管理等。3.二級類目下的具體檔案材料按順序編號，編號采用流水號。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門、各年級組、各班級應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案收集范圍包括：上級文件、學校發(fā)文、會議記錄、工作計劃、工作總結報告、統(tǒng)計報表、各類合同協(xié)議、證書證件、教學資料、科研成果、學生檔案、聲像資料等。3.各部門、各年級組、各班級應在每年年底對本年度形成的檔案材料進行收集整理，并于次年[具體日期]前移交綜合檔案室。（二）整理1.綜合檔案室收到各部門、各年級組、各班級移交的檔案材料后，應按照檔案分類標準進行分類整理。2.對每份檔案材料進行審查，剔除重復、無效的材料，確保檔案材料的真實性和完整性。3.按照檔案編號規(guī)則對檔案進行編號，并編制檔案目錄。4.將檔案材料裝訂成冊，填寫檔案盒封面和脊背的相關信息，確保檔案的整齊規(guī)范。五、檔案的保管（一）保管場所1.學校應設立專門的綜合檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制。3.做好檔案的防蟲、防霉工作，定期投放防蟲藥品，保持檔案室的清潔衛(wèi)生。4.嚴格遵守檔案安全保密制度，非檔案管理人員未經允許不得進入檔案室。六、檔案的利用（一）查閱1.本校教職員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在現(xiàn)場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案室，檔案管理人員應認真核對檔案，確保檔案的完整無損。（二）借閱1.外單位人員因工作需要查閱本校檔案，應憑單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經學校分管領導簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.借閱檔案應填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱時間、歸還時間等，借閱期限一般不得超過[具體天數]。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘抄檔案內容。如需復制、摘抄檔案，應經學校分管領導批準。4.借閱人員應按時歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還，應提前向綜合檔案室說明情況，并辦理延期手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.學校應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）三種。2.檔案鑒定工作由學校檔案鑒定小組負責，鑒定小組由學校分管領導、綜合檔案室負責人及相關部門負責人組成。3.鑒定小組應根據檔案的內容、價值、歷史意義等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的保管期限。（二）銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，經檔案鑒定小組審核，報學校分管領導批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等，經檔案鑒定小組負責人及學校分管領導簽字后，由檔案管理人員負責監(jiān)銷。3.檔案銷毀過程中，檔案管理人員應認真核對銷毀檔案的內容與《檔案銷毀清冊》是否一致，確保銷毀檔案的準確性。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息數據庫1.學校應逐步建立檔案信息數據庫，將各類檔案信息錄入數據庫，實現(xiàn)檔案信息的數字化管理。2.檔案信息數據庫應具備檔案錄入、查詢統(tǒng)計、借閱管理、鑒定銷毀等功能，方便檔案的管理和利用。（二）檔案數字化加工1.對重要的檔案材料應進行數字化加工，將紙質檔案轉化為電子檔案。2.檔案數字化加工應按照相關標準和規(guī)范進行操作，確保電子檔案的質量和安全性。3.數字化加工后的電子檔案應進行備份，備份存儲介質應妥善保管，防止數據丟失。（三）檔案信息安全管理1.加強檔案信息安全管理，建立健全檔案信息安全制度，采取