PAGE象征科技檔案管理制度一、總則（一）目的本制度旨在加強(qiáng)公司象征科技檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中的作用，為公司的持續(xù)發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門、各項目團(tuán)隊以及與象征科技相關(guān)的各類活動中形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司象征科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司象征科技活動的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理象征科技活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司相關(guān)制度，制定和完善公司象征科技檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司象征科技檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全公司象征科技檔案管理體系和數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各項目團(tuán)隊的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。5.負(fù)責(zé)提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，確保檔案的合理利用。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門象征科技活動中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交公司檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。（三）項目團(tuán)隊職責(zé)1.負(fù)責(zé)項目實(shí)施過程中形成檔案的全程管理，按照檔案管理要求及時整理、歸檔項目文件。2.在項目結(jié)束后，將項目檔案及時移交公司檔案管理部門，并協(xié)助做好檔案的審核和驗(yàn)收工作。3.對項目檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。三、檔案的形成與收集（一）形成范圍1.科研項目立項、研究、試驗(yàn)、驗(yàn)收等過程中形成的各類文件，包括項目申請書、研究報告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測試報告、成果鑒定材料等。2.技術(shù)創(chuàng)新活動中形成的技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、技術(shù)總結(jié)、專利申請文件等。3.產(chǎn)品研發(fā)過程中形成的設(shè)計文件、工藝文件、質(zhì)量文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等。4.生產(chǎn)過程中形成的生產(chǎn)計劃、操作規(guī)程、生產(chǎn)記錄、設(shè)備維護(hù)檔案等。5.對外合作項目中形成的合作協(xié)議、合作成果、往來信函等。6.公司組織的與象征科技相關(guān)的會議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動中形成的文件材料。7.其他與公司象征科技活動相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各項目團(tuán)隊?wèi)?yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成過程中的及時收集和積累。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.對于重要的象征科技檔案，應(yīng)在形成后及時向檔案管理部門移交，不得積壓或擅自留存。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.按照檔案的類別、年度、項目等進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單。3.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)識和索引。（三）歸檔要求1.各部門、各項目團(tuán)隊?wèi)?yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，異地存放備份數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和存放位置，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)設(shè)置專門的保密庫房或區(qū)域進(jìn)行保管。2.嚴(yán)格限制檔案查閱人員范圍，對查閱重要檔案的人員進(jìn)行審批，并做好查閱登記。3.加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，防止檔案信息泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司整體利益出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行綜合分析，確定檔案的價值和保管期限。2.參考國家和行業(yè)有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況制定具體的檔案保管期限表。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對失去保存價值的檔案編制銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.對已銷毀的檔案應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，以備查考。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門為開展科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等工作需要查閱檔案。2.公司員工因工作需要查閱與本人相關(guān)的檔案。3.外單位因合作、交流等需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供檔案原件或復(fù)印件供查閱人員使用。2.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定。3.復(fù)制：對于不宜查閱或借閱的檔案，可根據(jù)查閱人員需求提供檔案復(fù)制件。（三）利用流程1.查閱申請：查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，對涉及重要檔案或敏感信息的查閱申請報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱服務(wù)：檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為查閱人員提供檔案查閱、借閱或復(fù)制服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。4.歸還：借閱檔案的人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對各部門、各項目團(tuán)隊的檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對公司檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作的規(guī)范性。3.檔案利用服務(wù)的質(zhì)量和效率。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。（三）檢查結(jié)果處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.整改完成后，責(zé)任部門