PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門及所屬事業(yè)單位在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理和保存鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立檔案管理室，配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索工具。3.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行查閱、借閱制度。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。6.協(xié)助鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)形成的各類文件、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門在業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料等。4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員在履行職責(zé)過程中形成的個(gè)人文件材料，如工作筆記、調(diào)研報(bào)告、獲獎(jiǎng)證書等。5.反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)歷史沿革、重大事件、重要活動(dòng)的照片、錄音、錄像等資料。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，保證文件材料的質(zhì)量。3.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、聲像檔案類等若干類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.跨年度的文件材料，應(yīng)在文件辦結(jié)后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、編目清晰。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行整理，分別裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄，便于查找和利用。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，如重要會(huì)議記錄、重要文件、重大事件的相關(guān)材料等。2.長(zhǎng)期保管的檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）保管措施1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要，可查閱本部門及相關(guān)部門的檔案。外單位因工作需要查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理室提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位名稱、查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱人員名單等信息，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理室。（三）借閱手續(xù)1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱日期、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱檔案，應(yīng)按照查閱手續(xù)辦理借閱申請(qǐng)函，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理室出具借條，借條應(yīng)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。（四）查閱、借閱紀(jì)律1.查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.查閱、借閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理室，如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱、借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理人員說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見。2.經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.按照規(guī)定的程序，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行