PAGE財(cái)務(wù)檔案臺(tái)賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案臺(tái)賬管理，確保財(cái)務(wù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于財(cái)務(wù)信息的查詢、使用和追溯，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案臺(tái)賬管理工作。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的法律法規(guī)和政策要求，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：公司財(cái)務(wù)檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)集中管理財(cái)務(wù)檔案臺(tái)賬。3.真實(shí)完整原則：財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，確保檔案資料的真實(shí)性和完整性。4.安全保密原則：加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的安全防護(hù)和保密措施，防止檔案信息泄露和損毀。二、財(cái)務(wù)檔案臺(tái)賬管理職責(zé)（一）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善財(cái)務(wù)檔案臺(tái)賬管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。3.定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。5.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和使用，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的電子化存儲(chǔ)和檢索。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)做好財(cái)務(wù)檔案的整理、裝訂和歸檔工作。2.提供必要的檔案保管場(chǎng)所和設(shè)施設(shè)備，確保財(cái)務(wù)檔案的安全存放。3.指導(dǎo)和監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理工作，定期進(jìn)行檢查和評(píng)估。（三）其他部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)本部門(mén)財(cái)務(wù)相關(guān)資料的收集、整理，并及時(shí)移交財(cái)務(wù)部門(mén)歸檔。2.在財(cái)務(wù)檔案查閱過(guò)程中，應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門(mén)做好相關(guān)工作，確保檔案的安全和完整。三、財(cái)務(wù)檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）財(cái)務(wù)檔案分類(lèi)1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，以及會(huì)計(jì)報(bào)表附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。4.稅務(wù)資料類(lèi)：包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、發(fā)票存根等。5.合同協(xié)議類(lèi)：包括各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件。6.銀行賬戶資料類(lèi)：包括開(kāi)戶許可證、銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。7.財(cái)務(wù)審批文件類(lèi)：包括各類(lèi)財(cái)務(wù)審批單、授權(quán)書(shū)等。8.其他類(lèi)：包括財(cái)務(wù)檔案管理制度、財(cái)務(wù)工作交接清單、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等其他與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)采用“年份+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的格式。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類(lèi)別代碼：根據(jù)財(cái)務(wù)檔案分類(lèi)，分別用兩位字母表示各類(lèi)檔案，如“KZ”表示會(huì)計(jì)憑證類(lèi)，“ZB”表示會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)等。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2023年形成的第5本會(huì)計(jì)憑證，編號(hào)為“2023KZ005”。四、財(cái)務(wù)檔案的收集與整理（一）收集要求1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期收集各類(lèi)財(cái)務(wù)檔案資料，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.各部門(mén)應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)將相關(guān)財(cái)務(wù)資料移交財(cái)務(wù)部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)資料移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。3.對(duì)于電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（二）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序，連同所附的原始憑證一起整理、裝訂。原始憑證應(yīng)粘貼整齊，折疊規(guī)范，不得隨意裁剪。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照賬頁(yè)順序排列，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)。對(duì)于活頁(yè)式賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁(yè)，整理編號(hào)后裝訂。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照月份、季度、年度順序整理，加裝封面，加蓋公章。4.稅務(wù)資料應(yīng)按照稅種、申報(bào)時(shí)間等分類(lèi)整理，確保資料齊全、有序。5.合同協(xié)議類(lèi)檔案應(yīng)按照簽訂時(shí)間、合同類(lèi)別等進(jìn)行整理，每份合同單獨(dú)編號(hào)，并注明相關(guān)財(cái)務(wù)信息。6.銀行賬戶資料應(yīng)按照賬戶類(lèi)別、時(shí)間順序整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。7.財(cái)務(wù)審批文件類(lèi)檔案應(yīng)按照審批事項(xiàng)、時(shí)間順序整理，與相關(guān)業(yè)務(wù)資料對(duì)應(yīng)歸檔。8.其他類(lèi)檔案應(yīng)根據(jù)資料性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。五、財(cái)務(wù)檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照類(lèi)別和編號(hào)順序存放于專(zhuān)用檔案柜中。2.檔案管理人員應(yīng)建立財(cái)務(wù)檔案臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的類(lèi)別、編號(hào)、名稱(chēng)、形成時(shí)間、保管期限等信息，便于查詢和管理。3.對(duì)于電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案索引，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)。（二）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)中月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.稅務(wù)資料類(lèi)中納稅申報(bào)表保管期限為10年，稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、發(fā)票存根等根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定保管期限。5.合同協(xié)議類(lèi)保管期限根據(jù)合同性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定，一般為合同履行完畢后至少保存10年。6.銀行賬戶資料類(lèi)保管期限為10年。7.財(cái)務(wù)審批文件類(lèi)保管期限為10年。8.其他類(lèi)檔案根據(jù)具體情況確定保管期限，一般不少于10年。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的專(zhuān)用檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。4.對(duì)于超過(guò)保管期限的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，防止檔案信息的不當(dāng)留存。六、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)接待查閱人員，提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱財(cái)務(wù)檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋財(cái)務(wù)部門(mén)印章。4.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)財(cái)務(wù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱或借閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，必要時(shí)可要求借閱人提供擔(dān)保或簽訂保密協(xié)議。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的財(cái)務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、財(cái)務(wù)檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱審批等功能。2.財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。3.系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的共享和協(xié)同。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，及時(shí)將財(cái)務(wù)檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，包括檔案的新增、修改、刪除等操作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。（三）電子檔案管理1.電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行保存，確保檔案的可讀性和可追溯性。2.建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對(duì)電子檔案的訪問(wèn)和操作。八、財(cái)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿，且經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е仑?cái)務(wù)檔案損壞無(wú)法使用，且經(jīng)相關(guān)部門(mén)認(rèn)定已無(wú)修復(fù)價(jià)值的，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清理，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并編制《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。2.《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的類(lèi)別、編號(hào)、名稱(chēng)、形成時(shí)間、保管期限等信息，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。3.將《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)