PAGE拆遷企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)拆遷企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在拆遷工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本拆遷企業(yè)及所屬各部門在拆遷業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：拆遷企業(yè)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映拆遷業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集與拆遷業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、資料，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責(zé)1.綜合檔案室職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本企業(yè)檔案管理制度。負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本企業(yè)各類檔案，建立檔案檢索體系，為利用者提供服務(wù)。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)。定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門在拆遷業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。配合綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.拆遷項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告等。土地征收批準(zhǔn)文件、拆遷許可證等。與相關(guān)部門簽訂的合作協(xié)議、意向書等。2.拆遷過程文件拆遷公告、拆遷補(bǔ)償安置方案、拆遷評估報(bào)告等。拆遷協(xié)議、補(bǔ)償款發(fā)放憑證、房屋騰空交接單等。拆遷現(xiàn)場照片、錄像、錄音等視聽資料。與被拆遷人溝通協(xié)商的記錄、會(huì)議紀(jì)要等。3.拆遷項(xiàng)目后期文件拆遷工作總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。遺留問題處理記錄、后續(xù)跟蹤資料等。4.其他相關(guān)文件企業(yè)內(nèi)部管理制度、工作流程、人員檔案等。上級(jí)主管部門下發(fā)的文件、通知等。與拆遷業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性和可讀性。（三）整理方法1.分類按照拆遷業(yè)務(wù)流程，將檔案分為前期準(zhǔn)備、拆遷實(shí)施、后期總結(jié)等類別。在每個(gè)類別下，再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行細(xì)分，如拆遷公告、拆遷協(xié)議等。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號(hào)方法可采用年度類別順序號(hào)的形式，如2023拆遷實(shí)施001，表示2023年拆遷實(shí)施類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。三、檔案的保管（一）保管場所與設(shè)施1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案上架與排列1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限、密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放。（三）檔案保管期限1.拆遷企業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括拆遷項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、土地征收批準(zhǔn)文件、拆遷許可證、拆遷工作總結(jié)報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的文件。長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括拆遷協(xié)議、補(bǔ)償款發(fā)放憑證、房屋騰空交接單等反映拆遷業(yè)務(wù)主要過程和結(jié)果的文件。短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括與拆遷業(yè)務(wù)相關(guān)的一般性文件、資料等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和本企業(yè)檔案管理制度執(zhí)行，如有特殊情況需要調(diào)整保管期限的，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室審核并報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）檔案的清點(diǎn)與核對1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.清點(diǎn)和核對工作應(yīng)形成記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并采取措施進(jìn)行處理。四、檔案的利用（一）利用范圍1.本企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)主管部門、政府有關(guān)部門因工作檢查、審計(jì)等需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。4.其他經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本企業(yè)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.上級(jí)主管部門及其他外部單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱。3.司法機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)，綜合檔案室應(yīng)積極配合。4.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和公開。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要必須外借的，應(yīng)經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保護(hù)措施，確保檔案安全。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室或進(jìn)行涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等行為。（四）利用登記與反饋1.綜合檔案室應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等。2.利用者歸還檔案時(shí)，綜合檔案室應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。3.對于利用檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題或提出的建議，綜合檔案室應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門反饋，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對檔案進(jìn)行全面評估。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，如過期的一般性文件、資料等，可予以銷毀。3.對仍有一定保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定小組研究決定后，可延長保管期限或進(jìn)行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的信息化操作。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為企業(yè)決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。3.確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、內(nèi)容摘要等。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理功能：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱日期、歸還日期等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，對不同用戶進(jìn)行分級(jí)管理，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子文件的收集、整理應(yīng)與紙質(zhì)文件同步進(jìn)行，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對電