PAGE會計檔案查閱復印制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案的管理，規(guī)范會計檔案的查閱、復印行為，保證會計檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及會計檔案查閱、復印需求時的管理。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料。2.查閱：指相關人員為了特定目的，對會計檔案進行查看、翻閱等行為。3.復?。褐竿ㄟ^復印設備將會計檔案的內容復制成紙質副本的行為。二、會計檔案的保管與整理（一）保管部門及職責公司會計檔案由財務部負責集中保管。財務部應指定專人負責會計檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、歸檔、保管等，確保會計檔案的安全與完整。（二）檔案整理要求1.會計憑證應按照編號順序，連同所附的原始憑證等按照規(guī)定進行整理、裝訂，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、憑證張數(shù)等有關事項，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿應按照會計科目順序進行排列，年度終了后，將各賬戶的余額結轉下年，并在摘要欄注明“結轉下年”字樣；在下一會計年度新建有關會計賬簿的第一行余額欄內填寫上年結轉的余額，并在摘要欄注明“上年結轉”字樣。3.財務會計報告應按照月度、季度、半年度、年度分別整理成冊，加蓋單位公章，并由單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽名并蓋章。（三）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（四）保管地點與環(huán)境會計檔案應存放在安全、干燥、防火、防潮、防蟲、防盜的專用檔案柜內，并保持室內清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，防止會計檔案受損。三、查閱申請與審批(一)查閱申請1.公司內部人員因工作需要查閱會計檔案時，應填寫《會計檔案查閱申請表》，詳細注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.外部單位或個人因審計、稅務檢查、法律糾紛等原因需要查閱公司會計檔案時，應出具單位介紹信或相關證明文件，并填寫《會計檔案查閱申請表》。(二)審批流程1.《會計檔案查閱申請表》應由申請人所在部門負責人審核簽字，說明申請查閱的必要性和真實性。2.財務部負責人對申請進行審批，重點審查查閱目的是否符合規(guī)定、查閱內容是否與申請目的相符、查閱時間是否合理等。對于涉及重要會計檔案或敏感信息的查閱申請，財務部負責人應報公司分管領導審批。3.經(jīng)審批同意后，由財務部負責安排專人協(xié)助查閱，并做好相關記錄。四、查閱規(guī)則與限制(一)查閱場所與方式1.會計檔案的查閱應在財務部指定的專門場所進行，查閱人員不得擅自將會計檔案攜帶出指定場所。2.查閱人員應在查閱現(xiàn)場進行查閱，不得在會計檔案上涂改、標記、抽換、損壞等，如需摘錄或復制相關內容，應按照本制度的規(guī)定辦理。(二)查閱人員限制1.查閱會計檔案的人員必須是經(jīng)過授權的公司內部人員或符合規(guī)定的外部單位或個人，未經(jīng)授權的人員不得查閱會計檔案。2.查閱人員應遵守公司的保密制度，不得將查閱過程中知悉的公司商業(yè)秘密、財務信息等泄露給無關人員。(三)使用時間限制查閱會計檔案的時間應根據(jù)申請審批確定的時間進行，一般不得超過規(guī)定的查閱期限。如需延長查閱時間，應重新辦理申請審批手續(xù)。五、復印規(guī)定(一)復印申請查閱人員如需復印會計檔案，應在《會計檔案查閱申請表》中明確注明復印內容及份數(shù)，并按照審批流程進行審批。(二)復印審批復印申請的審批流程與查閱申請相同，經(jīng)審批同意后，由財務部負責安排專人進行復印操作。(三)復印要求1.復印應使用清晰、準確的復印設備，確保復印內容與原件一致。2.復印的會計檔案應加蓋“與原件核對無誤”章，并由復印人員簽名或蓋章。3.復印后的會計檔案應按照與原件相同的順序進行整理、裝訂，并交回財務部歸檔保管。六、查閱與復印記錄(一)記錄內容財務部應建立《會計檔案查閱復印登記簿》，詳細記錄查閱或復印的日期、查閱或復印人員姓名、所在部門、查閱或復印內容、查閱或復印目的、審批情況、查閱或復印時間等信息。(二)記錄保存《會計檔案查閱復印登記簿》應妥善保管，保管期限與相應會計檔案的保管期限一致。七、監(jiān)督與檢查(一)內部監(jiān)督財務部應定期對會計檔案的查閱、復印情況進行自查，檢查查閱、復印手續(xù)是否齊全、記錄是否完整、檔案是否安全等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。(二)審計監(jiān)督公司審計部門應定期對會計檔案的查閱、復印制度執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查制度的執(zhí)行是否符合規(guī)定，有無違規(guī)查閱、復印或泄露會計檔案信息等情況，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議。八、違規(guī)處理(一)違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權擅自查閱或復印會計檔案。2.在查閱或復印過程中違反查閱場所、方式、人員限制等規(guī)定。3.泄露會計檔案信息。4.對會計檔案進行涂改、標記、抽換、損壞等。5.未按照規(guī)定辦理查閱、復印申請審批手續(xù)。(二)處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，如未按照規(guī)定辦理手續(xù)或在查閱過程中存在輕微違反規(guī)定的情況，由財務部對相關人員進行批評教育，并要求其立即改正。2.對于嚴重違規(guī)行為，如未經(jīng)授權查閱或復印、泄露會計檔案信息、對會計檔案造成重大損壞等，公司將視情節(jié)輕重給予相關人員警告、罰款、降職、撤職等處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，違規(guī)人員應承擔相應的賠償責任