PAGE檔案局查借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案的管理，規(guī)范檔案的查借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工對(duì)檔案的查借閱活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查借閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及本公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在查借閱過程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.服務(wù)利用原則：在保證檔案安全的前提下，積極為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理、查借閱服務(wù)等工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，包括查借閱制度、檔案整理歸檔制度、檔案保管制度等，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全保存。5.受理檔案查借閱申請(qǐng)，對(duì)查借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)審核結(jié)果提供檔案查借閱服務(wù)，并做好查借閱記錄。6.對(duì)檔案查借閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保查借閱活動(dòng)符合規(guī)定要求，并及時(shí)處理查借閱過程中出現(xiàn)的問題。7.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。8.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。三、檔案查借閱流程（一）查借閱申請(qǐng)1.本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查借閱的檔案名稱、檔號(hào)、查借閱目的、查借閱期限等內(nèi)容。2.《檔案查借閱申請(qǐng)表》應(yīng)由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門公章，報(bào)檔案管理部門審核。（二）審核1.檔案管理部門收到《檔案查借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)本制度及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)查借閱的檔案是否屬于可查借閱范圍、查借閱目的是否合理、查借閱期限是否符合規(guī)定等。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，檔案管理部門應(yīng)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可提供查借閱服務(wù)。（三）查借閱服務(wù)1.經(jīng)審核通過的查借閱申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，及時(shí)提供檔案查借閱服務(wù)。2.檔案管理人員應(yīng)在專門的查借閱場(chǎng)所為查借閱人員提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查借閱場(chǎng)所。3.如需借閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明檔案名稱、檔號(hào)、借閱期限、借閱人等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容。4.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查借閱期限，及時(shí)提醒借閱人歸還檔案。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（四）歸還1.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容及完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。四、查借閱權(quán)限（一）內(nèi)部查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱本部門形成的檔案以及與本部門工作相關(guān)的其他檔案。2.涉及多個(gè)部門的檔案，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。（二）內(nèi)部借閱權(quán)限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，重要檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。對(duì)于涉及公司/組織核心機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，未經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱。（三）外部查閱權(quán)限1.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案時(shí)，應(yīng)提前向本公司/組織發(fā)出正式函件，說明查閱目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、錄像等。如需摘抄、復(fù)制、拍照、錄像等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）外部借閱權(quán)限1.原則上不對(duì)外單位提供檔案借閱服務(wù)。如因特殊情況確需借閱的，外單位應(yīng)提前向本公司/組織發(fā)出正式函件，說明借閱目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外單位借閱檔案時(shí)，應(yīng)與本公司/組織簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，并按照協(xié)議約定支付相應(yīng)的費(fèi)用。五、保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.查借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)以及本公司/組織的保密制度，對(duì)在查借閱過程中知悉的檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案查借閱活動(dòng)的保密管理，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息的泄露。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案庫(kù)房，配備必要的安全保密設(shè)施設(shè)備，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案的安全保密。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制檔案的查借閱范圍，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)在查借閱申請(qǐng)表上注明保密要求，并要求查借閱人員簽字確認(rèn)。3.查借閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查借閱記錄進(jìn)行妥善保管，定期進(jìn)行清理和銷毀，防止查借閱記錄泄露。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門本公司/組織設(shè)立專門的監(jiān)督檢查部門，負(fù)責(zé)對(duì)檔案查借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案查借閱申請(qǐng)的審核情況，包括申請(qǐng)內(nèi)容是否真實(shí)、查借閱目的是否合理、查借閱期限是否符合規(guī)定等。2.檔案查借閱服務(wù)的提供情況，包括是否在規(guī)定的場(chǎng)所提供服務(wù)、是否按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)等。3.《檔案查借閱登記表》等查借閱記錄的填寫和保管情況。4.檔案的歸還情況，包括是否按時(shí)歸還、檔案是否完整無損等。5.保密規(guī)定的執(zhí)行情況，包括查借閱人員是否遵守保密制度、檔案管理人員是否采取必要的保密措施等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查部門應(yīng)定期對(duì)檔案查借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.不定期抽查：監(jiān)督檢查部門應(yīng)不定期對(duì)檔案查借閱活動(dòng)進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案查借閱過程中出現(xiàn)的突出問題或重要事項(xiàng)，監(jiān)督檢查部門應(yīng)開展專項(xiàng)檢查，確保檔案查借閱活動(dòng)的規(guī)范有序進(jìn)行。（四）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的查借閱行為，監(jiān)督檢查部門應(yīng)及時(shí)責(zé)令改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，如未按照規(guī)定辦理查借閱手續(xù)、未按時(shí)歸還檔案等，監(jiān)督檢查部門應(yīng)給予警告，并要求其限期整改。3.對(duì)于情節(jié)較重的違規(guī)行為，如擅自擴(kuò)大查借閱范圍、泄露檔案機(jī)密等，監(jiān)督檢查部門應(yīng)給予通報(bào)批評(píng)，并視情節(jié)給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。4.對(duì)于構(gòu)成違法犯罪的違