PAGE電力檔案體系制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電力檔案管理，確保電力檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮電力檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和技術(shù)創(chuàng)新中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各單位以及參與公司電力項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)等活動(dòng)的相關(guān)方所形成的各類(lèi)電力檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)電力檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則電力檔案應(yīng)如實(shí)反映公司電力生產(chǎn)、建設(shè)、管理等活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.分類(lèi)科學(xué)原則按照電力檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保電力檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。二、電力檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司電力檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案的集中保管、利用等工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司電力檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定公司電力檔案管理工作的年度計(jì)劃和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，并組織實(shí)施。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)、各單位電力檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。4.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司各部門(mén)、各單位移交的電力檔案，建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率。5.組織開(kāi)展電力檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.負(fù)責(zé)對(duì)公司電力檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，表彰先進(jìn)，督促整改存在的問(wèn)題。（二）各部門(mén)、各單位職責(zé)1.各部門(mén)、各單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位電力檔案的收集、整理、歸檔和移交工作。2.負(fù)責(zé)將本部門(mén)、本單位在電力生產(chǎn)、建設(shè)、管理等活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行整理、分類(lèi)，定期移交公司檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好電力檔案的鑒定、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位檔案保管場(chǎng)所的安全管理，確保檔案的安全。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目文件材料的形成、積累和整理工作，確保項(xiàng)目文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.督促項(xiàng)目參與人員及時(shí)將項(xiàng)目文件材料移交檔案管理人員，對(duì)移交的檔案質(zhì)量進(jìn)行審核。3.協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，配合檔案管理部門(mén)做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作。三、電力檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)電力檔案分為工程建設(shè)檔案、生產(chǎn)運(yùn)行檔案、技術(shù)管理檔案、經(jīng)營(yíng)管理檔案、行政管理檔案等五大類(lèi)。1.工程建設(shè)檔案包括電力工程項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收等階段形成的文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖、施工記錄、調(diào)試報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.生產(chǎn)運(yùn)行檔案涵蓋電力設(shè)備的運(yùn)行維護(hù)、檢修、試驗(yàn)、故障處理等方面的文件材料，如設(shè)備臺(tái)賬、運(yùn)行記錄手冊(cè)、檢修計(jì)劃與報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告、故障分析報(bào)告等。3.技術(shù)管理檔案主要是公司在電力技術(shù)研發(fā)、技術(shù)改造、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制定等方面形成的文件材料，如技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)改造方案與總結(jié)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文本等。4.經(jīng)營(yíng)管理檔案涉及公司電力生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的各類(lèi)合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)資料等文件材料。5.行政管理檔案包括公司行政管理工作中形成的文件材料，如公司文件、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、行政事務(wù)處理文件等。（二）編號(hào)電力檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)分類(lèi)號(hào)年度流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。1.全宗號(hào)：由公司檔案管理部門(mén)統(tǒng)一編制，代表公司檔案全宗。2.分類(lèi)號(hào)：根據(jù)檔案分類(lèi)方案，對(duì)每一大類(lèi)檔案賦予相應(yīng)的分類(lèi)代碼。3.年度：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示檔案形成年度。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，對(duì)同一類(lèi)檔案依次編制流水號(hào)。例如：某電力工程項(xiàng)目檔案編號(hào)為：001A2023001，其中“001”為全宗號(hào)，“A”為工程建設(shè)檔案分類(lèi)號(hào)，“’2023”為檔案形成年度，“001”為流水號(hào)。四、電力檔案的收集與整理（一）收集1.各部門(mén)、各單位應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門(mén)、本單位在電力生產(chǎn)、建設(shè)、管理等活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織項(xiàng)目參與人員，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中同步收集項(xiàng)目文件材料，確保文件材料的真實(shí)、完整。3.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)主管部門(mén)文件、與其他單位簽訂的合同協(xié)議等，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。（二）整理1.電力檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)、組卷、編目等工作。分類(lèi)：按照電力檔案分類(lèi)方案，將文件材料歸入相應(yīng)的類(lèi)別。組卷：根據(jù)文件材料的數(shù)量、來(lái)源、時(shí)間等因素，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組成一卷或若干卷。編目：對(duì)每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，填寫(xiě)檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)等項(xiàng)目。3.電力檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同步整理的方式，確保兩種載體檔案的一致性。五、電力檔案的歸檔與移交（一）歸檔1.各部門(mén)、各單位在完成文件材料的整理后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔的電力檔案應(yīng)符合檔案管理要求，做到分類(lèi)準(zhǔn)確、組卷合理、編目規(guī)范。2.歸檔的電力檔案應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案移交檔案管理部門(mén)，一份由歸檔部門(mén)留存?zhèn)洳?。（二）移?.各部門(mén)、各單位應(yīng)定期將歸檔的電力檔案移交公司檔案管理部門(mén)。一般情況下，每年[X]月底前完成上一年度檔案的移交工作。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的類(lèi)別、數(shù)量、檔號(hào)等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)在接收檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。六、電力檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放電力檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架等，確保檔案保管環(huán)境的適宜。（二）保管方式1.電力檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案兩種載體同時(shí)保管的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)順序，存放在檔案密集架上，并建立相應(yīng)的索引目錄。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。3.對(duì)重要的電力檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問(wèn)題，如檔案霉變、蟲(chóng)蛀、損壞等。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案移交清單一致。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識(shí)，確保檔案保管場(chǎng)所的安全。七、電力檔案的利用與借閱（一）利用原則1.電力檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，為公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和技術(shù)創(chuàng)新提供支持。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。（二）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案利用制度，為公司內(nèi)部各部門(mén)、各單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。2.利用者可通過(guò)檔案管理部門(mén)提供的檔案檢索系統(tǒng)查詢(xún)所需檔案信息，如需查閱紙質(zhì)檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)利用者的申請(qǐng)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、利用者姓名、部門(mén)、查閱檔案名稱(chēng)、檔號(hào)、查閱目的等信息。（三）借閱1.因工作需要借閱電力檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，向借閱者發(fā)放檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記應(yīng)包括借閱日期、借閱者姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱(chēng)、檔號(hào)、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。3.借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.借閱者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)辦理延期手續(xù)。八、電力檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家等組成，負(fù)責(zé)電力檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司電力檔案的實(shí)際情況，制定電力檔案保管期限表。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)按照檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理部門(mén)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)注明檔案的名稱(chēng)、檔號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。3.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。九、電力檔案的統(tǒng)計(jì)與考核（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電力檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案利用情況、檔案保管期限分布、檔案銷(xiāo)毀情況等。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，并定期向上級(jí)主管部門(mén)和公