PAGE民營企業(yè)檔案規(guī)章制度總則目的為加強本民營企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產、經營、管理中的作用，特制定本規(guī)章制度。適用范圍本規(guī)章制度適用于本民營企業(yè)各部門及全體員工。檔案定義本企業(yè)檔案是指在各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映企業(yè)各項活動的實際情況。3.完整性原則：確保檔案的全面性和系統(tǒng)性，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及企業(yè)機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。檔案管理機構及職責綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用企業(yè)各類檔案。3.指導各部門檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和咨詢服務。4.參與企業(yè)重大活動檔案的收集和整理工作。5.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案安全。各部門檔案管理人員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的及時、完整。2.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。4.對本部門檔案的安全和保密負責。檔案的收集與整理收集范圍1.行政管理類：包括企業(yè)設立、變更、注銷等相關文件，會議紀要，工作計劃與總結，規(guī)章制度，人事檔案，行政公文等。2.經營管理類：市場營銷方案，合同協(xié)議，財務報表，審計報告，投資項目資料，客戶信息等。3.生產技術類：產品研發(fā)資料，工藝流程文件，設備檔案，質量檢驗報告，技術改造資料等。4.黨群工作類：黨組織文件，工會活動資料，企業(yè)文化建設資料等。收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，及時將本部門產生的檔案進行收集。2.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損毀。3.對于重要文件和資料，應收集原件或具有同等效力的副本。整理方法1.分類：按照檔案的形成領域和內容性質，分為行政管理、經營管理、生產技術、黨群工作等大類，大類下再細分若干小類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年度和順序號。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查找和管理。4.裝訂：對紙質檔案進行整齊裝訂，去除金屬物等可能損壞檔案的物品。檔案的保管保管場所綜合檔案室應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件的專用庫房，配備必要的檔案裝具和設備。保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映企業(yè)主要職能活動和歷史面貌的，對企業(yè)有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。保管要求1.按照檔案的類別、保管期限進行分類存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行維護和更新。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。檔案的鑒定1.綜合檔案室定期對保管期滿的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務部門人員和相關領導參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，經企業(yè)領導批準后，由專人負責銷毀，并在銷毀清冊上簽字。檔案的利用利用范圍1.企業(yè)內部各部門因工作需要查閱檔案。2.企業(yè)員工因個人需要查閱與其工作相關的檔案。3.外單位因合作、調研等合法事由查閱企業(yè)檔案。利用程序1.查閱檔案應填寫查閱申請表，注明查閱目的、內容和范圍。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交綜合檔案室。3.綜合檔案室對申請表進行審核，批準后提供檔案查閱服務。4.查閱檔案應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內容，應經綜合檔案室同意。5.查閱人員應遵守檔案查閱紀律，愛護檔案，不得涂改、損毀、丟失檔案。檔案的保密保密措施1.對涉及企業(yè)機密的檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施。2.嚴格限制檔案查閱人員范圍，對查閱機密檔案的人員進行登記。3.檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。違規(guī)處理對違反檔案保密規(guī)定的人員，將視情節(jié)輕重給予批評教育、紀律處分，直至追究法律責任。電子檔案管理電子檔案的收集與整理1.各部門應及時將產生的電子文件進行收集，并按照規(guī)定的分類方法進行整理。2.電子文件應采用通用格式存儲，確保長期可讀性。3.對電子文件的元數(shù)據(jù)進行收集和整理，保證電子檔案的完整性和準確性。電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。2.設置訪問權限，對不同級別的人員授予相應的訪問權限。3.定期檢查電子檔案的存儲狀態(tài)，確保數(shù)據(jù)安全。電子檔案的利用1.電子檔案的利用應通過網絡系統(tǒng)進行，遵循與紙質檔案相同的利用程序。2.利用電子檔案