PAGE學(xué)校檔案文件交接制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案文件交接工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和長(zhǎng)期保存，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門(mén)、各單位之間檔案文件的交接工作，包括但不限于教學(xué)檔案、科研檔案、行政管理檔案、學(xué)生檔案等各類(lèi)檔案文件。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：交接的檔案文件必須是真實(shí)、原始的，不得偽造、篡改。2.完整性原則：確保檔案文件的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案文件的內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.規(guī)范性原則：交接過(guò)程應(yīng)遵循規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案文件的整理、裝訂、編目等符合要求。5.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的檔案文件，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、交接主體與職責(zé)（一）移交方職責(zé)1.負(fù)責(zé)整理、核對(duì)本部門(mén)（單位）應(yīng)移交的檔案文件，確保文件齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，對(duì)檔案文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作。3.填寫(xiě)《檔案文件交接清單》，詳細(xì)記錄移交檔案文件的名稱(chēng)、數(shù)量、日期等信息，并簽字確認(rèn)。4.將整理好的檔案文件及《檔案文件交接清單》一并移交給接收方。5.對(duì)移交的檔案文件的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，如有虛假或遺漏，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）接收方職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收移交方移交的檔案文件，認(rèn)真核對(duì)《檔案文件交接清單》與實(shí)際檔案文件是否一致。2.對(duì)接收的檔案文件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與移交方溝通解決。3.在《檔案文件交接清單》上簽字確認(rèn)接收，并妥善保管接收的檔案文件。4.按照檔案管理規(guī)定，對(duì)接收的檔案文件進(jìn)行進(jìn)一步整理、歸檔和保管，確保檔案文件的安全和可利用。（三）監(jiān)交方職責(zé)1.對(duì)于重要或涉及多個(gè)部門(mén)的檔案文件交接，應(yīng)指定監(jiān)交方進(jìn)行監(jiān)督。2.監(jiān)交方負(fù)責(zé)監(jiān)督交接過(guò)程是否符合規(guī)定程序，確保交接工作的公正、透明。3.對(duì)交接過(guò)程中出現(xiàn)的爭(zhēng)議或問(wèn)題進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，保證交接工作順利進(jìn)行。4.在《檔案文件交接清單》上簽字確認(rèn)監(jiān)交情況。三、交接內(nèi)容（一）教學(xué)檔案1.教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表等教學(xué)管理文件。2.教師教案、教學(xué)課件、學(xué)生作業(yè)、考試試卷等教學(xué)過(guò)程文件。3.教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、教學(xué)改革項(xiàng)目等教學(xué)成果文件。4.學(xué)生學(xué)籍檔案，包括入學(xué)登記表、成績(jī)單、畢業(yè)登記表等。（二）科研檔案1.科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、立項(xiàng)通知書(shū)、合同書(shū)等科研項(xiàng)目管理文件。2.科研實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、著作等科研成果文件。3.科研獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)等科研獎(jiǎng)勵(lì)與知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件。（三）行政管理檔案1.學(xué)校行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等行政管理文件。2.人事檔案，包括教職工履歷表、崗位聘任文件、考核材料等。3.財(cái)務(wù)檔案，如財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。（四）學(xué)生檔案1.學(xué)生個(gè)人檔案，包括高中檔案、入團(tuán)入黨材料、社會(huì)實(shí)踐記錄等。2.學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)材料、獎(jiǎng)懲記錄等。3.畢業(yè)生就業(yè)檔案，如就業(yè)協(xié)議書(shū)、派遣證等。四、交接程序（一）交接準(zhǔn)備1.移交方提前對(duì)擬移交的檔案文件進(jìn)行全面梳理，按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)整理。2.填寫(xiě)《檔案文件交接清單》，詳細(xì)注明檔案文件的名稱(chēng)、年度、保管期限、數(shù)量等信息。3.準(zhǔn)備好檔案文件的目錄清單、電子文檔（如有）等相關(guān)資料。（二）交接實(shí)施1.移交方與接收方約定交接時(shí)間和地點(diǎn)，雙方共同進(jìn)行交接。2.移交方按照《檔案文件交接清單》逐一核對(duì)檔案文件，向接收方介紹檔案文件的基本情況和整理情況。3.接收方對(duì)檔案文件進(jìn)行認(rèn)真檢查，核對(duì)文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出并協(xié)商解決。（三）簽字確認(rèn)1.在雙方核對(duì)無(wú)誤后，移交方、接收方和監(jiān)交方（如有）分別在《檔案文件交接清單》上簽字確認(rèn)。2.《檔案文件交接清單》一式三份，移交方、接收方各留存一份，另一份交學(xué)校檔案管理部門(mén)備案。（四）特殊情況處理1.如遇檔案文件缺失、損壞等特殊情況，移交方應(yīng)及時(shí)查找、補(bǔ)充或說(shuō)明原因，并在《檔案文件交接清單》上注明。2.對(duì)于重要檔案文件的交接，如涉及重大歷史事件或重要決策的文件，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄和拍照留存，以備查閱。五、檔案文件的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案文件應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，保持文件之間的邏輯關(guān)系。2.對(duì)每份檔案文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息。4.對(duì)檔案文件進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。（二）歸檔流程1.接收方將接收的檔案文件按照整理要求進(jìn)行進(jìn)一步整理和編目。2.將整理好的檔案文件移交至學(xué)校檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。3.學(xué)校檔案管理部門(mén)對(duì)歸檔的檔案文件進(jìn)行審核，審核通過(guò)后進(jìn)行上架保管。六、檔案文件的保管與利用（一）保管要求1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案文件應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案文件應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。（二）利用規(guī)定1.學(xué)校各部門(mén)、各單位因工作需要查閱檔案文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案文件時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案文件帶出。3.如需借閱檔案文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限和歸還日期，并按時(shí)歸還。4.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的檔案文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和利用，不得泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件交接工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保交接工作符合規(guī)定要求。2.定期對(duì)各部門(mén)、各單位的檔案文件管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等的監(jiān)督檢查，積極配合做好相關(guān)工作。2.對(duì)監(jiān)督檢查中提出的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況報(bào)告上級(jí)主管部門(mén)。八、責(zé)任追究（一）對(duì)移交方的責(zé)任追究1.如移交方未按照本制度規(guī)定進(jìn)行檔案文件交接，導(dǎo)致檔案文件缺失、損壞或信息泄露的，應(yīng)追究移交方的責(zé)任。2.情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育；情節(jié)嚴(yán)重的，視情況給予相應(yīng)的行政處分，并責(zé)令其采取措施彌補(bǔ)損失。（二）對(duì)接收方的責(zé)任追究1.接收方如未認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)接收的檔案文件保管不善或造成丟失、損壞的，應(yīng)追究接收方的責(zé)任。2.按照情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，如責(zé)令其賠償損失、給予行政處分等。（三）對(duì)相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任追究1.對(duì)于在檔案文件交接過(guò)程中存在違規(guī)行為的直接責(zé)任人，應(yīng)視情節(jié)給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或法律制裁。2.對(duì)因工作失誤導(dǎo)致檔案文件交接出現(xiàn)重大問(wèn)題的相關(guān)負(fù)責(zé)人，應(yīng)進(jìn)行問(wèn)責(zé)。九、附則（一）解釋權(quán)