PAGE機構(gòu)編制檔案查閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范機構(gòu)編制檔案查閱行為，保障機構(gòu)編制檔案的安全與完整，充分發(fā)揮機構(gòu)編制檔案在機構(gòu)編制管理工作中的作用，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱機構(gòu)編制檔案的部門、人員以及外部依法依規(guī)申請查閱的單位或個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：查閱機構(gòu)編制檔案必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得違反規(guī)定擅自查閱、利用檔案。2.安全保密原則：確保機構(gòu)編制檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護檔案的保密性和完整性。3.規(guī)范有序原則：明確查閱流程和要求，保證查閱工作規(guī)范、有序進行，提高工作效率。二、機構(gòu)編制檔案的定義與范圍（一）定義機構(gòu)編制檔案是指在機構(gòu)編制管理工作中形成的，反映機構(gòu)編制沿革、機構(gòu)設(shè)置、人員編制配備等情況的各類文件、資料、記錄等的總和。（二）范圍1.機構(gòu)設(shè)立、變更、撤銷的審批文件及相關(guān)材料。2.人員編制核定、調(diào)整的文件及記錄。3.機構(gòu)編制管理工作中形成的各類報表、統(tǒng)計資料。4.涉及機構(gòu)編制的會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示等。5.其他與機構(gòu)編制管理相關(guān)的重要文件和資料。三、查閱權(quán)限與申請（一）內(nèi)部查閱權(quán)限與申請1.公司/組織內(nèi)部部門查閱權(quán)限涉及機構(gòu)編制管理業(yè)務(wù)的部門，因工作需要可查閱與本部門職責(zé)相關(guān)的機構(gòu)編制檔案。審計、紀(jì)檢監(jiān)察等部門在履行職責(zé)過程中，如需查閱機構(gòu)編制檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理申請手續(xù)。查閱機構(gòu)編制檔案的部門應(yīng)填寫《機構(gòu)編制檔案查閱申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。申請表經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，提交至機構(gòu)編制檔案管理部門。2.內(nèi)部人員查閱權(quán)限與申請公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱機構(gòu)編制檔案，應(yīng)經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫申請表。申請表應(yīng)注明查閱人姓名、所在部門、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等內(nèi)容。機構(gòu)編制檔案管理部門收到申請表后，對申請進行審核。審核通過后，為查閱人提供查閱服務(wù)。（二）外部查閱權(quán)限與申請1.外部單位查閱權(quán)限依法依規(guī)履行行政管理職能的政府部門，因工作需要查閱本公司/組織機構(gòu)編制檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，并說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等。司法機關(guān)因辦案需要查閱機構(gòu)編制檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律程序辦理查閱手續(xù)，提交查閱申請及相關(guān)法律文書。2.外部單位查閱申請流程外部單位提交的查閱函或申請材料應(yīng)通過機要交換、專人送達等安全方式傳遞至本公司/組織機構(gòu)編制檔案管理部門。機構(gòu)編制檔案管理部門收到外部單位查閱申請后，進行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括查閱單位的合法性、查閱目的的合理性、查閱內(nèi)容與申請目的的關(guān)聯(lián)性等。審核通過后，機構(gòu)編制檔案管理部門應(yīng)將查閱申請?zhí)峤恢凉?組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可安排查閱。四、查閱流程（一）預(yù)約登記1.內(nèi)部查閱人或外部查閱單位在提交申請表后，應(yīng)與機構(gòu)編制檔案管理部門預(yù)約查閱時間。預(yù)約時應(yīng)明確查閱日期、時間段等信息。2.機構(gòu)編制檔案管理部門根據(jù)檔案管理情況和查閱需求，合理安排查閱時間，并及時通知查閱人或查閱單位。（二）查閱準(zhǔn)備1.查閱人或查閱單位應(yīng)按照預(yù)約時間到達指定查閱地點。查閱人應(yīng)攜帶有效身份證件，查閱單位應(yīng)安排專人負責(zé)查閱，并出具單位介紹信。2.機構(gòu)編制檔案管理部門工作人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好擬查閱的檔案，并對查閱場所進行清潔、整理，確保查閱環(huán)境適宜。（三）現(xiàn)場查閱1.查閱人或查閱單位在查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱紀(jì)律，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案材料。2.如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)機構(gòu)編制檔案管理部門工作人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進行。摘錄、復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，不得斷章取義。3.查閱人或查閱單位對查閱過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私等信息，應(yīng)予以保密，不得泄露。（四）查閱記錄1.機構(gòu)編制檔案管理部門工作人員應(yīng)對查閱情況進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人或查閱單位名稱、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱用途、摘錄復(fù)制情況等。2.查閱記錄應(yīng)使用統(tǒng)一的格式和規(guī)范，由查閱人或查閱單位簽字確認。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和審計。（五）歸還檔案1.查閱結(jié)束后，查閱人或查閱單位應(yīng)及時將查閱的檔案歸還機構(gòu)編制檔案管理部門。歸還時，工作人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和完整性，確保檔案無缺失、損壞等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞等情況，查閱人或查閱單位應(yīng)及時說明原因，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。機構(gòu)編制檔案管理部門應(yīng)根據(jù)情況進行處理，必要時可向上級主管部門報告。五、檔案利用與保密規(guī)定（一）檔案利用1.查閱機構(gòu)編制檔案的人員應(yīng)根據(jù)查閱目的合理利用檔案信息，不得將檔案用于與工作無關(guān)的其他目的。2.如需對檔案內(nèi)容進行分析、研究、統(tǒng)計等，應(yīng)在機構(gòu)編制檔案管理部門的指導(dǎo)下進行，確保分析、研究、統(tǒng)計結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。3.利用機構(gòu)編制檔案形成的資料、報告等成果，如需對外發(fā)布或使用，應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核批準(zhǔn)，并注明資料來源。（二）保密規(guī)定1.機構(gòu)編制檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案信息予以保密。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向任何單位或個人泄露檔案內(nèi)容。2.查閱人或查閱單位在查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得在公共場所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得將檔案帶出查閱場所（因工作需要摘錄、復(fù)制的除外）。3.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的機構(gòu)編制檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定進行管理和查閱，采取必要的保密措施，防止信息泄露。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全機構(gòu)編制檔案查閱監(jiān)督機制，定期對查閱工作進行檢查。檢查內(nèi)容包括查閱流程是否規(guī)范、查閱記錄是否完整、檔案安全是否得到保障等。2.機構(gòu)編制檔案管理部門應(yīng)定期對查閱情況進行總結(jié)分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決查閱工作中存在的問題，不斷完善查閱制度和流程。（二）外部監(jiān)督1.接受外部相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門、司法機關(guān)等依法依規(guī)開展的對機構(gòu)編制檔案查閱工作的監(jiān)督檢查活動。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認真研究，及時整改，并將整改情況反饋至相關(guān)部門。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱機構(gòu)編制檔案。2.查閱過程中違反查閱紀(jì)律，擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案材料。3.超出規(guī)定范圍摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.泄露機構(gòu)編制檔案信息。5.將檔案用于與工作無關(guān)的其他目的。（二）處理措施1.對于內(nèi)部人員的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、降職、撤職等處分；造成檔案損失的，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的賠償責(zé)任。2.對于外部單位或個人的違規(guī)行為，應(yīng)及時終止查閱，并向其上級主管部門通報情況；造成檔案損失或不良影響的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。