PAGE征地檔案管理制度一、總則（一）目的為加強征地檔案管理，確保征地檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮征地檔案在征地工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在征地工作中形成的各類檔案資料的管理，包括征地項目的前期準備、征地實施、補償安置等全過程產生的文件、圖表、聲像等材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則征地檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則征地檔案應如實反映征地工作的實際情況，保證檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集征地工作各環(huán)節(jié)產生的檔案資料，確保檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的征地檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定征地檔案管理的具體實施辦法。2.負責征地檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案的質量和安全。3.對征地檔案進行分類、編號、編目等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對征地檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，對破損、變質的檔案及時進行修復和處理。5.組織開展征地檔案管理的培訓和宣傳工作，提高相關人員的檔案意識和業(yè)務水平。（二）征地工作部門職責1.負責本部門在征地工作中形成檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.配合檔案管理部門做好征地檔案的整理、歸檔和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范本部門檔案資料的形成和保管，防止檔案資料的丟失和損壞。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責征地檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱等，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.對征地檔案進行定期檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，保證檔案的安全和完整。4.積極為征地工作提供檔案信息服務，根據(jù)工作需要及時準確地提供檔案資料。5.參與檔案管理的業(yè)務培訓和學習，不斷提高自身的業(yè)務素質和工作能力。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.征地項目前期準備階段項目立項文件，包括項目建議書、可行性研究報告、立項批復等。土地利用總體規(guī)劃、城市規(guī)劃等相關規(guī)劃文件。征地紅線圖、勘測定界圖等。與被征地單位或個人的協(xié)商記錄、會議紀要等。2.征地實施階段征地公告、征地補償安置方案公告等相關公告文件。征地補償協(xié)議、拆遷安置協(xié)議等協(xié)議文件。土地權屬證明文件，如土地使用證、房產證等。地上附著物和青苗的調查登記資料，包括照片、清單等。征地拆遷過程中的影像資料，如照片、錄像等。征地費用支付憑證、財務賬目等。3.補償安置階段補償安置資金發(fā)放記錄，包括發(fā)放清單、銀行轉賬憑證等。安置房建設相關資料，如建設規(guī)劃、施工圖紙、竣工驗收報告等。被征地農民社會保障資料，如參保登記、繳費記錄等。信訪、投訴處理記錄，包括群眾來信、來訪記錄、處理結果等。（二）收集要求1.各征地工作部門應在檔案資料形成后及時收集整理，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.收集的檔案資料應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體形式符合要求。3.對重要的檔案資料應進行備份，防止檔案丟失或損壞。（三）整理方法1.分類征地檔案按照征地工作流程和檔案內容進行分類，一般分為前期準備、征地實施、補償安置等類別。每個類別下再根據(jù)具體內容進行細分，如征地實施類可分為公告文件、協(xié)議文件、權屬證明等子類。2.編號對整理好的征地檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度+類別+流水號的方式，如2023QS001，表示2023年前期準備類的第1份檔案。3.編目編制征地檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容。目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應按照檔案整理的結果，及時將征地檔案進行歸檔。歸檔時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.歸檔的檔案應按照類別和編號順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明類別、編號等信息。3.對電子檔案應進行分類存儲，并建立相應的索引和備份，確保電子檔案的安全和可利用性。（二）保管期限征地檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案征地項目的立項文件、土地利用總體規(guī)劃、城市規(guī)劃等重要規(guī)劃文件。征地公告、征地補償安置方案公告等公告文件。征地補償協(xié)議、拆遷安置協(xié)議等協(xié)議文件。土地權屬證明文件。涉及重大決策、重要事件的檔案資料。2.長期保管的檔案地上附著物和青苗的調查登記資料。征地拆遷過程中的影像資料。征地費用支付憑證、財務賬目等。補償安置資金發(fā)放記錄。安置房建設相關資料。3.短期保管的檔案與被征地單位或個人的協(xié)商記錄、會議紀要等。信訪、投訴處理記錄。（三）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。3.對電子檔案應采取有效的存儲和保護措施，定期進行備份和維護，防止電子檔案的損壞和丟失。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍征地檔案主要供本公司/組織內部的征地工作部門、財務部門、審計部門等相關人員查閱利用，用于征地項目的決策、實施、監(jiān)督和管理等工作。（二）利用方式1.查閱檔案利用人員可直接到檔案管理部門查閱征地檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導。查閱時應填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內容等信息。2.借閱因工作需要確需借閱征地檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案，歸還時應進行認真核對，確保檔案的完整和安全。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的征地檔案，未經批準不得查閱和利用。2.對永久保管的征地檔案，如需查閱和利用，應經公司/組織分管領導批準。3.檔案利用人員應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復制、傳播檔案內容。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對征地檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織征地工作部門、財務部門、審計部門等相關人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、價值和保管期限等因素，對檔案進行綜合評估，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經鑒定確需銷毀的征地檔案，應填寫檔案銷毀申請表，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。2.檔案管理部門應按照審批意見，組織專人對擬銷毀的檔案進行清點、登記，并在指定地點進行銷毀。銷毀時應采用適當?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應安排專人進行監(jiān)督，并填寫檔案銷毀記錄。檔案銷毀記錄應包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。4.銷毀后的檔案銷毀記錄應與檔案銷毀申請表等相關材料一并歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司/組織應建立健全征地檔案管理監(jiān)督機制，加強對征地檔案管理工作的監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應定期對征地檔案管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.公司/組織內部審計部門應定期對征地檔案管理情況進行審計，檢查檔案管理的合規(guī)性和有效性。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案資料的完整性和準確性，是否存在檔案缺失、信息錯誤等問題。3.檔案保管條件是否符合要求，檔案是否安全完整。4.檔案利用和借閱情況，是否按照規(guī)定辦理手續(xù)，是否存在違規(guī)利用檔案的行為。（三）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，責任部門應提交整改報告，檔案管理部門進