PAGE行政部門檔案保管制度一、總則（一）目的為加強公司行政部門檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部門在各項工作中形成的各類檔案的保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：行政部門檔案由專門的檔案管理機構(gòu)或人員進行集中保管，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性和完整性原則：檔案應(yīng)如實反映公司行政工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及人員職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)立行政部門檔案管理室，負(fù)責(zé)集中保管行政部門的各類檔案。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案、編號規(guī)則和保管期限表。3.對檔案進行定期檢查和清點，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的程序辦理檔案的借閱、查閱和歸還手續(xù)。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司行政決策提供支持。6.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司行政文件，包括上級文件、公司發(fā)文、部門函件等。2.行政會議文件，如會議通知、議程、紀(jì)要、決議等。3.工作計劃、總結(jié)、報告等。4.人事檔案，包括員工入職、離職、調(diào)動、考核等相關(guān)材料。5.行政事務(wù)記錄，如辦公用品采購記錄、車輛使用記錄、辦公設(shè)備維修記錄等。6.對外聯(lián)絡(luò)文件，如與政府部門、合作伙伴的往來信函、協(xié)議等。7.其他與行政工作相關(guān)的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料移交檔案管理室，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單。2.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門的檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案材料的及時收集。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)采取特殊措施進行收集和保護，如現(xiàn)場監(jiān)督、錄音錄像等。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征進行分類，如分為行政管理類、人事管理類、行政事務(wù)類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙張破損、規(guī)格不一的檔案材料進行修復(fù)和裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對整理好的檔案進行歸檔，確保檔案排列有序。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案應(yīng)使用符合檔案保管要求的裝具進行存放，如檔案盒、檔案柜等。（二）保管期限1.行政部門檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如公司章程、重要會議記錄、年度總結(jié)等。長期保管的檔案：凡是在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年至50年，如一般行政文件、人事檔案等。短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，保管期限為1年至5年，如臨時性的行政事務(wù)記錄等。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況，準(zhǔn)確確定檔案的保管期限，并在檔案目錄中注明。（三）保管條件1.檔案管理室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案管理室應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。五、檔案的借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理室借閱。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場進行監(jiān)督，查閱人員只能查閱與本人工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得查閱涉及公司機密的檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還原位，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。（三）特殊情況處理1.對于涉及公司機密或重要事項的檔案，如需借閱或查閱，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進行操作。2.司法機關(guān)、政府部門等因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函件，并按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理查閱手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理人員應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價值和保管期限，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體審議原則：鑒定工作應(yīng)由檔案管理機構(gòu)組織，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員參加，進行集體審議。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，確定其是否具有保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其價值差異。3.效益評估法：評估檔案對公司工作的實際效益，確定其是否值得保存。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同監(jiān)督銷毀過程，并在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單永久保存。七、檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱、鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計。2.定期向上級主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表，及時反映檔案管理工作的基本情況。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）信息化管理1.建立行政部門檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.將檔案的目錄信息和重要文件內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，便