PAGE檔案保密管理制度問(wèn)答一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案的保密管理，確保公司檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案管理工作中的保密行為。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案保密管理工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案保密意識(shí)，采取有效措施預(yù)防檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.全程管控原則：對(duì)檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷毀等全過(guò)程進(jìn)行保密管理。二、檔案保密管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案保密管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案保密工作，定期進(jìn)行檢查和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)等工作，確保檔案的安全與完整。4.對(duì)檔案利用進(jìn)行嚴(yán)格審批，確保檔案信息的合理使用。5.負(fù)責(zé)對(duì)涉及保密檔案的人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管，并按照規(guī)定向檔案管理部門(mén)移交。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的檔案信息進(jìn)行保密。3.對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行檔案保密教育，確保員工知曉并遵守保密規(guī)定。4.在利用檔案時(shí)，按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（三）員工職責(zé)1.自覺(jué)遵守檔案保密制度，不得泄露檔案信息。2.妥善保管本人使用的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播。3.在工作中涉及檔案信息時(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)定操作，確保信息安全。4.發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露或可能泄露的情況，及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門(mén)。三、檔案的分類與標(biāo)識(shí)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲等檔案。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目資料等。5.技術(shù)檔案：公司技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝流程等方面的檔案。（二）保密標(biāo)識(shí)1.對(duì)涉及保密的檔案，在檔案封面或顯著位置標(biāo)注“保密”字樣。2.根據(jù)檔案的保密級(jí)別，分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”等標(biāo)識(shí)。3.對(duì)于電子檔案，在存儲(chǔ)介質(zhì)和文件名中體現(xiàn)保密標(biāo)識(shí)。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（二）整理規(guī)范1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類整理。2.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，建立檔案目錄清單。3.確保檔案的裝訂整齊、規(guī)范，便于保管和查閱。五、檔案的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等功能。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。3.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案內(nèi)容、保密級(jí)別、存儲(chǔ)日期等信息。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好。2.控制存儲(chǔ)場(chǎng)所的溫度和濕度，防止檔案受損。3.安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、門(mén)禁系統(tǒng)等。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息不被濫用。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的利用范圍和審批程序進(jìn)行檔案利用。（二）利用審批1.員工因工作需要利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)利用申請(qǐng)的合理性和必要性進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用方式1.紙質(zhì)檔案一般應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱，如需借出，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并按時(shí)歸還。2.電子檔案可通過(guò)授權(quán)的方式進(jìn)行查閱和下載，但不得擅自復(fù)制或傳播。3.利用檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。七、檔案的保密措施（一）物理隔離1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)與其他區(qū)域進(jìn)行物理隔離，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)被非法獲取。（二）人員管理1.對(duì)涉及檔案管理的人員進(jìn)行背景審查，確保人員可靠。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)和考核，提高保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。（三）技術(shù)防護(hù)1.采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸。2.安裝防火墻、防病毒軟件等安全防護(hù)系統(tǒng)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。3.對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制不同人員的訪問(wèn)權(quán)限。八、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案已超過(guò)保存期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值。2.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因損壞，無(wú)法修復(fù)且無(wú)利用價(jià)值。3.檔案涉及的事項(xiàng)已結(jié)束，且不再需要保密。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門(mén)提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案管理部門(mén)組織實(shí)施檔案銷毀工作，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。5.銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的檔案保密工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.公司內(nèi)部設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)違反檔案保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。（二）外部審計(jì)1.定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司檔案保密管理工作進(jìn)行審計(jì)，評(píng)估制度執(zhí)行情況和風(fēng)險(xiǎn)狀況。2.根據(jù)審計(jì)意見(jiàn)，及時(shí)完善檔案保密管理制度和措施。十、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.泄露檔案信息，包括故意或過(guò)失將檔案信息告知無(wú)關(guān)人員。2.擅自擴(kuò)大檔案利用范圍，超出規(guī)定的利用目的和期限。3.未按規(guī)定進(jìn)行檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷毀等操作。4.違反檔案保密制度的其他行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違反檔案保密制度的員工，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過(guò)、降職、撤職、解除勞動(dòng)合同等處理。2.因違反檔案保密制度給公司造成經(jīng)