PAGE能源企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)能源企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本能源企業(yè)總部及所屬各單位，包括但不限于勘探、開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等各個(gè)環(huán)節(jié)涉及的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善企業(yè)檔案管理制度。負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督所屬各單位的檔案管理工作。組織檔案管理人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流。2.各部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門(mén)。配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、鑒定、利用等工作。明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類(lèi)：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，會(huì)議紀(jì)要、決議，工作計(jì)劃、總結(jié)，規(guī)章制度，人事任免、獎(jiǎng)懲等文件材料。2.生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)：勘探開(kāi)發(fā)方案、設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。3.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)方案等。4.安全環(huán)保類(lèi)：安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告、安全檢查記錄、環(huán)保設(shè)施運(yùn)行記錄等。5.科技研發(fā)類(lèi)：科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專(zhuān)利證書(shū)、科技成果鑒定材料等。6.基本建設(shè)類(lèi)：工程項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖、工程竣工驗(yàn)收文件等。7.設(shè)備儀器類(lèi)：設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、使用說(shuō)明書(shū)、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備報(bào)廢文件等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系：按照文件材料的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)整理，保持其內(nèi)在的邏輯性。2.區(qū)分不同價(jià)值：根據(jù)文件材料的重要程度、保存期限等進(jìn)行分類(lèi)，便于管理和利用。3.便于保管和利用：整理后的檔案應(yīng)便于存放、查找和借閱。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的類(lèi)別，分為行政管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、安全環(huán)保類(lèi)、科技研發(fā)類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.各部門(mén)應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢，并移交檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于重大工程項(xiàng)目、科研項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員對(duì)本部門(mén)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。2.將審核后的檔案移交檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)進(jìn)行再次審核，合格后辦理歸檔手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，并裝入檔案盒或檔案柜。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房建設(shè)：檔案庫(kù)房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案裝具：采用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案的安全存放。3.檔案存放：按照檔案的類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。4.溫濕度控制：檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。5.定期檢查：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。四、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實(shí)際情況：按照檔案的保存價(jià)值和保管期限進(jìn)行鑒定。2.全面審查：對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體審議：成立檔案鑒定小組，對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行集體審議，確保鑒定結(jié)果的公正性。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案管理人員直接對(duì)檔案進(jìn)行審查，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表：根據(jù)國(guó)家檔案局和行業(yè)主管部門(mén)制定的檔案保管期限表，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，確定需要鑒定的檔案范圍。2.成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)代表、檔案管理人員等。3.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。4.檔案管理部門(mén)根據(jù)鑒定小組的意見(jiàn)，編制檔案鑒定報(bào)告，報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理部門(mén)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，并報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷(xiāo)毀。4.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。五、檔案的統(tǒng)計(jì)與檢索（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作情況。3.檔案的利用情況，包括利用人次、利用卷次等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。2.利用檔案管理軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)和分析。（三）檢索工具1.檔案目錄：編制紙質(zhì)和電子檔案目錄，包括全宗目錄、分類(lèi)目錄、專(zhuān)題目錄等，便于查找和檢索。2.索引：根據(jù)檔案的內(nèi)容、主題等編制索引，提高檔案檢索的效率。3.電子檢索系統(tǒng)：建立檔案電子檢索系統(tǒng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和利用。六、檔案的利用與保密（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定。2.方便快捷原則：為利用者提供方便快捷的服務(wù)，提高檔案利用效率。3.確保安全原則：在檔案利用過(guò)程中，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。（二）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.外單位因合作、交流等需要查閱檔案，但應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用程序1.利用者填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，為利用者提供檔案，并做好利用登記。4.利用者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（四）保密措施1.建立檔案保密制度，明確檔案管理人員和利用者的保密職責(zé)。2.對(duì)涉及企業(yè)