PAGE落實(shí)就業(yè)全班檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司員工就業(yè)檔案管理，規(guī)范檔案建立、整理、保管、利用等工作流程，確保員工就業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工就業(yè)檔案的管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工就業(yè)經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集員工就業(yè)相關(guān)資料，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工檔案信息安全，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案管理工作。二、就業(yè)檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.身份證復(fù)印件2.學(xué)歷證書復(fù)印件3.學(xué)位證書復(fù)印件4.一寸免冠照片5.聯(lián)系方式（二）就業(yè)經(jīng)歷1.勞動(dòng)合同2.離職證明3.工作履歷，包括工作單位名稱、職位、工作時(shí)間等（三）培訓(xùn)與證書1.參加的各類培訓(xùn)記錄及證書2.職業(yè)資格證書、專業(yè)技能證書等（四）績(jī)效考核與獎(jiǎng)懲1.績(jī)效考核結(jié)果記錄2.獲得的獎(jiǎng)勵(lì)證書及相關(guān)文件3.受到的處罰決定及相關(guān)記錄（五）其他相關(guān)材料1.員工個(gè)人述職報(bào)告2.崗位變動(dòng)申請(qǐng)及審批材料3.其他與就業(yè)相關(guān)的重要資料三、檔案建立與收集（一）新員工入職1.人力資源部門在新員工入職時(shí)，向其發(fā)放《就業(yè)檔案資料清單》，明確需要提交的檔案材料。2.新員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將個(gè)人基本信息、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、身份證等復(fù)印件及一寸免冠照片提交至人力資源部門。3.人力資源部門負(fù)責(zé)審核新員工提交的材料，確保材料真實(shí)、完整。如發(fā)現(xiàn)材料不全或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知新員工補(bǔ)充或更正。（二）在職期間檔案更新1.員工就業(yè)經(jīng)歷發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交新的勞動(dòng)合同、離職證明等材料。2.員工參加培訓(xùn)獲得證書或受到獎(jiǎng)懲后，應(yīng)在一周內(nèi)將相關(guān)證書或文件復(fù)印件提交至人力資源部門。3.人力資源部門定期更新員工就業(yè)檔案，確保檔案內(nèi)容與員工實(shí)際情況保持一致。（三）檔案收集責(zé)任1.人力資源部門負(fù)責(zé)就業(yè)檔案的統(tǒng)一收集和管理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案收集、整理、保管等具體事務(wù)。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)助人力資源部門做好本部門員工檔案材料的收集工作，督促員工按時(shí)提交相關(guān)材料。四、檔案整理與歸檔（一）分類整理1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類，將個(gè)人基本信息、就業(yè)經(jīng)歷、培訓(xùn)與證書、績(jī)效考核與獎(jiǎng)懲等材料分別整理。2.同一類材料按照時(shí)間順序排列，確保材料排列有序、便于查找。（二）編號(hào)標(biāo)識(shí)1.為每份檔案建立唯一的編號(hào)，編號(hào)采用[年份][部門代碼][員工編號(hào)]的格式。例如，2023年行政部門001號(hào)員工的檔案編號(hào)為2023XZ001。2.在每份檔案材料上標(biāo)注編號(hào)，以便快速定位和查找。（三）裝訂成冊(cè)1.將整理好的檔案材料按照順序裝訂成冊(cè)，左側(cè)裝訂，確保裝訂牢固、整齊。2.對(duì)于紙張較大或較多的材料，可采用折疊、裁剪等方式進(jìn)行整理，使其大小與檔案冊(cè)一致。（四）歸檔存放1.檔案管理人員將裝訂成冊(cè)的檔案存放在專門的檔案柜中，按照部門和檔案編號(hào)順序排列。2.建立檔案存放索引，注明檔案所在位置，便于快速查找和調(diào)閱。五、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、溫度適宜，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。（二）保管期限1.員工就業(yè)檔案的保管期限為自員工離職之日起[X]年。2.對(duì)于重要崗位員工或涉及公司核心機(jī)密的檔案，保管期限可適當(dāng)延長(zhǎng)。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱檔案名稱及編號(hào)、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理人員。檔案管理人員審核通過后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。（四）檔案歸還1.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案完整無(wú)損。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施。（五）檔案銷毀1.對(duì)于超過保管期限且無(wú)需繼續(xù)保存的檔案，檔案管理人員應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員共同對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、銷毀時(shí)間、銷毀方式、參與人員等信息，銷毀記錄應(yīng)保存[X]年。六、檔案利用（一）人力資源決策支持1.人力資源部門在進(jìn)行員工招聘、晉升、績(jī)效考核、培訓(xùn)發(fā)展等工作時(shí)，可查閱員工就業(yè)檔案，了解員工的工作經(jīng)歷、技能水平、績(jī)效表現(xiàn)等情況，為決策提供依據(jù)。2.通過對(duì)員工檔案的分析，人力資源部門可以發(fā)現(xiàn)員工的優(yōu)勢(shì)和不足，為制定個(gè)性化的培訓(xùn)計(jì)劃和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供參考。（二）合規(guī)審查1.在公司進(jìn)行合規(guī)審查、審計(jì)等工作時(shí)，相關(guān)部門可根據(jù)需要查閱員工就業(yè)檔案，核實(shí)員工信息的真實(shí)性和合規(guī)性。2.檔案管理人員應(yīng)配合相關(guān)部門做好檔案查閱工作，確保查閱過程符合規(guī)定程序。（三）員工個(gè)人查詢1.員工有權(quán)查詢自己的就業(yè)檔案，但應(yīng)提前向人力資源部門提出申請(qǐng)，填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理人員。檔案管理人員在核實(shí)員工身份后，為其提供檔案查閱服務(wù)。3.員工查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得涂改、損壞檔案內(nèi)容。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)就業(yè)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性、檔案保管環(huán)境的安全性等。2.人力資源部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案管理制度的行為，如擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容，擅自銷毀檔案等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.因違反檔案管理制度給公司或員工造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠