PAGE接收檔案工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范接收檔案工作流程，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及所屬單位檔案的接收工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：接收的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保檔案材料齊全完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理，保持其內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案接收職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案接收工作計(jì)劃和方案。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)及所屬單位的檔案整理工作。3.組織實(shí)施檔案接收工作，對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收。4.負(fù)責(zé)檔案的整理、編目、上架等后續(xù)管理工作。（二）各部門(mén)及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)及所屬單位檔案的收集、整理和初步分類。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，按時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案接收過(guò)程中的相關(guān)工作。三、檔案接收范圍（一）文書(shū)檔案1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司/組織有關(guān)的文件、指示等。3.公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件。（二）科技檔案1.公司/組織科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目、基本建設(shè)項(xiàng)目等形成的文件材料，包括項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.設(shè)備儀器的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維修、改造等過(guò)程中形成的文件材料，如設(shè)備說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程、維修記錄等。（三）人事檔案1.員工的履歷材料、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、職稱評(píng)定材料、考核鑒定材料、獎(jiǎng)懲材料、工資待遇材料、勞動(dòng)合同等。2.員工培訓(xùn)、進(jìn)修、出國(guó)考察等相關(guān)材料。（四）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)核算資料。2.財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等財(cái)務(wù)管理文件。（五）聲像檔案1.公司/組織重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等的照片、錄像、錄音等資料。2.反映公司/組織發(fā)展歷程、企業(yè)文化等方面的聲像資料。（六）電子檔案1.以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。2.掃描或數(shù)字化的紙質(zhì)檔案。四、檔案接收要求（一）文件材料要求1.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。2.紙張應(yīng)符合檔案保存要求，一般采用A4紙，破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.文件材料應(yīng)使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水等耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書(shū)寫(xiě)材料。（二）整理要求1.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)按照檔案管理部門(mén)規(guī)定的分類方案和編號(hào)方法，對(duì)檔案進(jìn)行整理。2.檔案應(yīng)裝訂整齊，采用三孔一線或不銹鋼訂書(shū)釘?shù)确绞窖b訂，不得使用回形針、大頭針等易生銹的裝訂材料。3.卷內(nèi)文件應(yīng)按照排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范。4.應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目，書(shū)寫(xiě)應(yīng)工整、清晰。（三）移交要求1.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、年度、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)等內(nèi)容，確保清單內(nèi)容與實(shí)際移交檔案一致。3.移交的檔案應(yīng)保持整理后的原狀，不得隨意拆卷、抽頁(yè)或更換文件。五、檔案接收流程（一）檔案整理1.各部門(mén)及所屬單位按照檔案管理部門(mén)的要求，對(duì)本部門(mén)及所屬單位形成的檔案進(jìn)行收集、分類、整理。2.檔案整理過(guò)程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無(wú)效的文件材料，對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（二）檔案審核1.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)及所屬單位移交的檔案后，應(yīng)組織專人對(duì)檔案進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等方面，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)通知移交部門(mén)進(jìn)行整改。（三）檔案驗(yàn)收1.檔案審核合格后，檔案管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、整理情況等方面，驗(yàn)收合格后應(yīng)出具檔案驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。（四）檔案入庫(kù)1.驗(yàn)收合格的檔案應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，按照檔案管理部門(mén)制定的檔案分類方案和編號(hào)方法，將檔案上架存放。2.檔案入庫(kù)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案入庫(kù)登記表，登記表應(yīng)包括檔案名稱、年度、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、入庫(kù)日期等內(nèi)容，確保登記表內(nèi)容與實(shí)際入庫(kù)檔案一致。六、檔案接收時(shí)間（一）定期接收1.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)在收到檔案后的[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)完成審核、驗(yàn)收工作，并辦理入庫(kù)手續(xù)。（二）不定期接收1.對(duì)于公司/組織重要活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織審核、驗(yàn)收，并辦理入庫(kù)手續(xù)。七、檔案接收監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.各部門(mén)及所屬單位檔案整理、移交工作的開(kāi)展情況。2.檔案管理部門(mén)檔案接收工作的執(zhí)行情況。3.檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)及所屬單位的檔案工作進(jìn)行檢查，每年至少檢查[次數(shù)]次。2.不定期抽查：檔案管理部門(mén)可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門(mén)及所屬單位的檔案工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)公司/組織重要活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案，檔案管理部門(mén)可組織專項(xiàng)檢查。(三)問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照整改通知書(shū)的要求，認(rèn)真落實(shí)整改措施，按時(shí)完成整改任務(wù)，并將整改情況書(shū)面報(bào)告檔案管理部門(mén)。八、檔案接收的保密與安全（一）保密措施1.參與檔案接收工作的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案整理、審核、驗(yàn)收等工作應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入。3.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等特殊保密措施。（二）安全措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安