PAGE高等學(xué)校檔案查閱制度一、總則（一）目的高等學(xué)校檔案是學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄，是學(xué)校發(fā)展的重要資源。為了規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體師生員工、校友以及因工作需要查閱本校檔案的校外單位或個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過程中的安全，嚴(yán)格保密檔案內(nèi)容，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)利用原則：在保證檔案安全的前提下，最大限度地滿足合法合理的檔案查閱需求，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理及社會(huì)服務(wù)提供支持。二、檔案查閱申請(qǐng)與審批（一）查閱申請(qǐng)1.本校師生員工因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《高等學(xué)校檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱目的、所需檔案的名稱、類別、時(shí)間段等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.校友查閱本人在校期間形成的檔案，需提供有效身份證件，填寫《校友檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)校友工作辦公室審核同意后辦理。3.校外單位或個(gè)人因工作需要查閱本校檔案的，應(yīng)提前向?qū)W校檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍、用途等，并加蓋單位公章。申請(qǐng)函應(yīng)同時(shí)附上查閱人員的有效身份證件復(fù)印件。（二）審批流程1.檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括申請(qǐng)手續(xù)是否齊全、查閱目的是否合理、查閱范圍是否明確等。2.對(duì)于本校師生員工的查閱申請(qǐng)，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，方可辦理查閱手續(xù)。3.對(duì)于校友的查閱申請(qǐng)，經(jīng)校友工作辦公室審核同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，按照規(guī)定辦理查閱。4.對(duì)于校外單位或個(gè)人的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門初審?fù)ㄟ^后，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可安排查閱。三、檔案查閱方式與場(chǎng)所（一）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：查閱人員可在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所，按照規(guī)定的程序和要求查閱檔案。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范。2.復(fù)制查閱：對(duì)于確需復(fù)制的檔案資料，查閱人員應(yīng)填寫《高等學(xué)校檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)審批同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定的方式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明出處。（二）查閱場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱場(chǎng)所，配備必要的設(shè)施設(shè)備，為查閱人員提供良好的查閱環(huán)境。查閱場(chǎng)所應(yīng)保持安靜、整潔，不得在查閱場(chǎng)所內(nèi)吸煙、飲食、喧嘩等。四、檔案查閱人員行為規(guī)范（一）遵守秩序查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的工作秩序，按照安排的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自更改。（二）愛護(hù)檔案查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、損壞檔案原件。查閱過程中如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)使用檔案管理部門提供的設(shè)備和材料，不得自行攜帶設(shè)備進(jìn)行操作。（三）嚴(yán)守保密查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將查閱的檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。對(duì)于涉及國家機(jī)密、學(xué)校商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案，查閱人員應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任，不得擅自傳播或利用。（四）按時(shí)歸還查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還所查閱的檔案，不得逾期占用。如因特殊原因需要延長查閱時(shí)間的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。五、檔案管理人員職責(zé)（一）受理申請(qǐng)檔案管理人員負(fù)責(zé)受理查閱申請(qǐng)，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，確保申請(qǐng)手續(xù)齊全、查閱目的合理、查閱范圍明確。（二）提供服務(wù)為查閱人員提供必要的幫助和指導(dǎo)，協(xié)助查閱人員查找所需檔案，解答查閱過程中遇到的問題。（三）監(jiān)督管理在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督管理，確保查閱人員遵守查閱制度和行為規(guī)范，保障檔案的安全與完整。對(duì)查閱過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。（四）整理歸檔查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)查閱的檔案進(jìn)行整理、核對(duì)，確保檔案的整齊有序。同時(shí)，對(duì)查閱過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。六、特殊檔案查閱規(guī)定（一）涉及國家機(jī)密檔案涉及國家機(jī)密的檔案查閱，應(yīng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，查閱人員應(yīng)經(jīng)過專門的保密審查，并簽訂保密承諾書。查閱過程中，必須在指定的保密場(chǎng)所進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。（二）重要?dú)v史檔案對(duì)于學(xué)校的重要?dú)v史檔案，如建校初期的檔案、重大歷史事件相關(guān)檔案等，查閱時(shí)應(yīng)從嚴(yán)控制，除特殊情況外，一般不提供原件查閱。確需查閱原件的，應(yīng)經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保護(hù)措施。（三）個(gè)人人事檔案本校師生員工查閱個(gè)人人事檔案，應(yīng)按照學(xué)校人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定辦理。人事檔案一般不對(duì)外提供查閱，如有特殊情況需要查閱的，應(yīng)經(jīng)人事部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行。七、檔案查閱記錄與統(tǒng)計(jì)（一）查閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案查閱記錄制度，對(duì)每一次查閱申請(qǐng)、審批過程、查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。查閱記錄應(yīng)包括紙質(zhì)記錄和電子記錄，保存期限不少于[具體年限]年。（二）統(tǒng)計(jì)分析檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括查閱申請(qǐng)數(shù)量、查閱目的分類、查閱檔案類別、查閱人員構(gòu)成等方面。通過統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化提供依據(jù)。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定查閱人員如有下列行為之一的，視為違規(guī)：1.未經(jīng)審批擅自查閱檔案。2.查閱過程中違反行為規(guī)范，損壞檔案或泄露檔案內(nèi)容。3.逾期不歸還所查閱的檔案。4.將檔案用于非申請(qǐng)目的的其他用途。（二）處理措施對(duì)于違規(guī)查閱人員，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理：1.對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予口頭警告，并要求其立即改正。2.對(duì)于情節(jié)較重的違規(guī)行為，如造成檔案損壞或信息泄露的，責(zé)令其采取補(bǔ)救措施，并視情況給予全校通報(bào)批評(píng)、暫停查閱權(quán)限[具體時(shí)長]等處理。3.對(duì)于違反法律法規(guī)的違規(guī)行為，將依法追究其法律責(zé)任。九、附則