PAGEda檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)活動，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)公司檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。6.組織開展檔案的利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。7.對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。（二）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類檔案，并定期移交綜合管理部。2.按照公司檔案管理制度的要求，對本部門檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作。3.做好本部門檔案的保管工作，確保檔案的安全。4.積極配合綜合管理部開展檔案的利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。4.公司各類會議記錄、紀(jì)要、決議等文件材料。5.公司各類合同、協(xié)議、意向書等文件材料。6.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證等文件材料。7.公司人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。8.公司業(yè)務(wù)檔案，如項(xiàng)目策劃書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等。9.公司技術(shù)檔案，如技術(shù)研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件等。10.公司設(shè)備檔案，如設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等。11.公司行政檔案，如辦公用品采購記錄、車輛使用記錄、辦公場所租賃協(xié)議等。12.公司對外宣傳資料、廣告策劃方案、宣傳報(bào)道稿件等文件材料。13.公司與上級主管部門、政府部門、合作伙伴等往來文件材料。14.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行雙套制保存，即同時(shí)保存紙質(zhì)文件和電子文件。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具書寫。4.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并確保電子文件的可讀性和可編輯性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，確定保管期限。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計(jì)檔案類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放公司各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒、檔案袋等進(jìn)行包裝，并在檔案盒、檔案袋上標(biāo)明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。3.對于電子檔案，應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并建立電子檔案目錄，注明電子檔案的存儲位置、文件名、日期等信息。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案的鑒定與銷毀1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.對于已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的安全。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)永久保存。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)公司原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司中心工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。3.保守機(jī)密原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.公司員工因個(gè)人需要查閱本人檔案的。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部各部門查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.公司員工查閱本人檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。3.外單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向綜合管理部提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍和時(shí)間等，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱時(shí)，應(yīng)在綜合管理部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。（四）利用登記綜合管理部應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱日期、查閱部門、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。檔案利用登記冊應(yīng)永久保存。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等工作的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)：包括檔案數(shù)據(jù)庫的建立、檔案管理模塊的開發(fā)、檔案檢索功能的實(shí)現(xiàn)等。2.電子檔案的管理：對公司各類電子文件進(jìn)行分類、編號、存儲、備份等管理，確保電子檔案的安全和完整。3.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立數(shù)字化檔案庫，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱和利用。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，確保不同用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案數(shù)字化加工應(yīng)保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量，圖像清晰、文字準(zhǔn)確，便于查閱和利用。4.加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司成立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理工作負(fù)責(zé)人。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對公司檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.檔案管理人員的工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組每年至少組織一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：監(jiān)督檢查小組不定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：根據(jù)公司工作需要，對