PAGE檔案庫房物品保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案庫房物品的保管，確保檔案的完整與安全，提高檔案管理的規(guī)范化水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有檔案庫房物品的保管工作。（三）基本原則1.安全第一原則：確保檔案庫房物品不受損壞、丟失、泄露等安全威脅。2.分類管理原則：按照檔案的類別、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行科學(xué)分類保管。3.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格遵循檔案保管的相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。4.責(zé)任明確原則：明確各崗位在檔案庫房物品保管中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、檔案庫房環(huán)境要求（一）選址與布局1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的位置。2.庫房?jī)?nèi)部應(yīng)合理布局，劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保工作流程順暢。（二）溫濕度控制1.溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫房溫濕度情況，并做好記錄。3.根據(jù)溫濕度變化，采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施，如安裝空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等設(shè)備。（三）清潔與衛(wèi)生1.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行清潔，保持地面、貨架、檔案等清潔無灰塵。2.嚴(yán)禁在庫房?jī)?nèi)吸煙、飲食、堆放雜物等，保持庫房整潔有序。三、檔案入庫管理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理制度，及時(shí)將本部門形成的檔案收集整理，移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。（二）檔案整理1.對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案便于查找和管理。2.按照檔案保管期限、類別等因素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)排列上架。（三）檔案入庫1.將整理好的檔案裝入專用檔案盒或檔案袋，并在盒/袋上標(biāo)明檔案名稱、編號(hào)、日期等信息。2.檔案入庫時(shí)，應(yīng)按照排列順序依次存放，確保檔案存放整齊有序。3.建立檔案入庫登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫時(shí)間、名稱、數(shù)量、存放位置等信息。四、檔案保管要求（一）分類保管1.根據(jù)檔案的類別，如文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等，進(jìn)行分類存放。2.不同類別的檔案應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找。（二）標(biāo)識(shí)管理1.在檔案架、檔案盒/袋上標(biāo)注清晰的檔案編號(hào)、名稱、保管期限等信息。2.對(duì)于重要檔案或特殊檔案，應(yīng)設(shè)置專門的標(biāo)識(shí)，如“機(jī)密”“絕密”等。（三）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存放狀況等。2.每月至少進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)記錄并采取相應(yīng)的處理措施。（四）防蟲防霉1.在檔案庫房?jī)?nèi)放置防蟲、防霉藥品，如樟腦丸、防霉劑等。2.定期檢查藥品的有效性，及時(shí)更換失效藥品。（五）防火防盜1.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、煙霧報(bào)警器、防盜門、防盜窗等。2.定期檢查防火、防盜設(shè)施的運(yùn)行情況，確保其正常有效。3.嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)并由專人陪同。五、檔案查閱與借閱管理（一）查閱管理1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域提供檔案，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案安全。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱管理1.外單位人員因工作需要借閱本公司/組織檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交書面申請(qǐng)，說明借閱目的、范圍、時(shí)間等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。3.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。六、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化規(guī)劃1.根據(jù)公司/組織檔案管理的實(shí)際需求，制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化的范圍、目標(biāo)、步驟等。2.合理安排數(shù)字化所需的設(shè)備、人員、資金等資源。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的檔案圖像與對(duì)應(yīng)的檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.存儲(chǔ)管理：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份管理。（三）數(shù)字化安全1.數(shù)字化過程中應(yīng)采取安全保密措施，防止檔案信息泄露。2.對(duì)數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其安全運(yùn)行。七、檔案銷毀管理（一）銷毀鑒定1.定期對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價(jià)值等因素，確定檔案是否需要銷毀。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，附上鑒定小組意見和檔案清單，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（三）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等安全可靠的方式進(jìn)行銷毀。2.銷毀過程中應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完成后，應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時(shí)間、方式等信息，并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。八、人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫房物品保管制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、數(shù)字化、銷毀等管理工作。3.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全。4.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）檔案管理人員職責(zé)1.遵守檔案庫房物品保管制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、上架、查閱登記、借閱管理等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題。4.協(xié)助做好檔案數(shù)字化、銷毀等工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。3.對(duì)本部門形成的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案庫房物品保管制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理工作流程、檔案安全狀況、人員職責(zé)履行情況等。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)檔案管理部門和檔案管理人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)