PAGE檔案服務(wù)外包核查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案服務(wù)外包管理，規(guī)范外包業(yè)務(wù)流程，確保外包檔案服務(wù)質(zhì)量，保障公司檔案信息安全，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本核查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案服務(wù)外包項(xiàng)目，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)管理、檢索利用等外包業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：檔案服務(wù)外包活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保外包業(yè)務(wù)在合法合規(guī)的框架內(nèi)進(jìn)行。2.質(zhì)量可控原則：建立健全質(zhì)量控制體系，對(duì)外包服務(wù)過程進(jìn)行全程監(jiān)控，確保外包檔案服務(wù)質(zhì)量達(dá)到公司要求。3.信息安全原則：加強(qiáng)對(duì)外包服務(wù)提供商的信息安全管理，保障公司檔案信息的保密性、完整性和可用性。4.監(jiān)督評(píng)估原則：定期對(duì)外包服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取有效措施加以解決。二、核查主體與職責(zé)（一）公司檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定檔案服務(wù)外包核查計(jì)劃和方案，組織實(shí)施核查工作。2.對(duì)外包服務(wù)提供商的資質(zhì)、人員、設(shè)備、場(chǎng)地等進(jìn)行審查。3.監(jiān)督外包服務(wù)過程，檢查服務(wù)質(zhì)量和信息安全措施落實(shí)情況。定期收集、分析外包服務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)，評(píng)估服務(wù)效果，提出改進(jìn)建議。4.負(fù)責(zé)與外包服務(wù)提供商溝通協(xié)調(diào)，處理核查過程中發(fā)現(xiàn)的問題。（二）公司質(zhì)量監(jiān)督部門1.參與檔案服務(wù)外包核查工作，對(duì)核查結(jié)果進(jìn)行審核。2.對(duì)外包服務(wù)質(zhì)量不符合要求的情況，提出整改意見并跟蹤整改落實(shí)情況。3.協(xié)助檔案管理部門完善核查制度和流程，提高核查工作的科學(xué)性和有效性。（三）公司信息安全管理部門1.負(fù)責(zé)審查外包服務(wù)提供商的信息安全管理制度和措施。2.對(duì)外包服務(wù)過程中的信息安全情況進(jìn)行檢查，確保公司檔案信息安全。3.參與處理信息安全事故，協(xié)助檔案管理部門采取措施降低損失。（四）外包服務(wù)提供商1.按照合同約定提供檔案服務(wù)，確保服務(wù)質(zhì)量和信息安全。2.配合公司開展核查工作，提供相關(guān)資料和信息。3.對(duì)核查過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、核查內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）資質(zhì)核查1.審查外包服務(wù)提供商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)證書等，確保其具備從事檔案服務(wù)外包業(yè)務(wù)的合法資格。2.檢查提供商的專業(yè)技術(shù)人員資質(zhì)，包括檔案管理、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)人員的學(xué)歷、職稱、從業(yè)經(jīng)驗(yàn)等。（二）人員核查1.對(duì)外包服務(wù)提供商參與項(xiàng)目的人員進(jìn)行背景調(diào)查，確保人員無違法違紀(jì)記錄。2.檢查人員培訓(xùn)情況，提供商應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、信息安全知識(shí)等培訓(xùn)。3.監(jiān)督人員工作紀(jì)律，要求人員遵守公司規(guī)章制度，保守檔案信息秘密。（三）設(shè)備核查1.檢查外包服務(wù)提供商用于檔案服務(wù)的設(shè)備配置，包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描設(shè)備等是否滿足項(xiàng)目需求。2.確保設(shè)備性能良好，運(yùn)行穩(wěn)定，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，有相應(yīng)的維護(hù)記錄。（四）場(chǎng)地核查1.審查外包服務(wù)提供商的工作場(chǎng)地，要求場(chǎng)地安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲等條件。2.檢查場(chǎng)地的檔案存儲(chǔ)設(shè)施，如檔案架、柜等是否符合檔案保管要求。（五）服務(wù)質(zhì)量核查1.按照合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和要求，檢查檔案整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)管理、檢索利用等服務(wù)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。2.定期抽查已完成的檔案服務(wù)成果，如檔案整理的準(zhǔn)確性、數(shù)字化圖像的清晰度、檢索功能的有效性等。（六）信息安全核查1.審查外包服務(wù)提供商的信息安全管理制度，包括人員安全管理、數(shù)據(jù)安全管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理等方面的制度。2.檢查信息安全措施落實(shí)情況，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等措施。3.對(duì)外包服務(wù)提供商的信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測(cè)，確保系統(tǒng)無安全漏洞。四、核查流程（一）項(xiàng)目啟動(dòng)階段核查1.在檔案服務(wù)外包項(xiàng)目啟動(dòng)前，檔案管理部門對(duì)外包服務(wù)提供商進(jìn)行首次核查。2.要求提供商提交資質(zhì)證明、人員清單、設(shè)備清單、場(chǎng)地情況說明等資料。3.檔案管理部門會(huì)同質(zhì)量監(jiān)督部門、信息安全管理部門對(duì)提交的資料進(jìn)行審查，實(shí)地考察場(chǎng)地和設(shè)備情況。4.對(duì)于符合要求的提供商，簽訂項(xiàng)目合同；對(duì)于不符合要求的提供商，要求其限期整改，整改合格后方可簽訂合同。（二）項(xiàng)目實(shí)施階段核查1.定期核查檔案管理部門每月對(duì)外包服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行一次定期核查。核查內(nèi)容包括人員工作情況、設(shè)備運(yùn)行情況、服務(wù)進(jìn)度和質(zhì)量等。核查人員填寫核查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)與提供商溝通，要求其限期整改。2.不定期抽查檔案管理部門根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，不定期對(duì)外包服務(wù)進(jìn)行抽查。抽查內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量細(xì)節(jié)、信息安全措施執(zhí)行情況等。對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求提供商立即整改。（三）項(xiàng)目驗(yàn)收階段核查1.外包服務(wù)項(xiàng)目完成后，檔案管理部門組織質(zhì)量監(jiān)督部門、信息安全管理部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收核查。2.要求提供商提交項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、服務(wù)成果報(bào)告、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等資料。3.驗(yàn)收核查人員按照核查標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)項(xiàng)目成果進(jìn)行全面檢查，包括檔案整理質(zhì)量、數(shù)字化成果、存儲(chǔ)管理情況、檢索利用效果等。4.對(duì)于驗(yàn)收合格的項(xiàng)目，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；對(duì)于驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，要求提供商限期整改，整改合格后重新驗(yàn)收。五、問題處理與整改（一）問題發(fā)現(xiàn)核查人員在核查過程中發(fā)現(xiàn)外包服務(wù)提供商存在問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)記錄問題詳情，包括問題發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、涉及人員、問題描述等。（二）問題反饋核查人員將發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給外包服務(wù)提供商，要求其限期作出書面說明，并提出整改措施和計(jì)劃。（三）整改跟蹤1.檔案管理部門負(fù)責(zé)跟蹤外包服務(wù)提供商的整改情況，定期檢查整改措施的執(zhí)行進(jìn)度。2.對(duì)于整改不力的提供商，發(fā)出警告通知，要求其加大整改力度，確保按時(shí)完成整改任務(wù)。3.整改完成后，提供商應(yīng)提交整改報(bào)告，檔案管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（四）責(zé)任追究1.如外包服務(wù)提供商因違反本制度或合同約定，給公司造成損失的，公司有權(quán)要求其承擔(dān)賠償責(zé)任。2.對(duì)于嚴(yán)重違反法律法規(guī)或公司規(guī)定的提供商，公司將終止合同，并依法追究其法律責(zé)任。六、監(jiān)督與評(píng)估（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部建立監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門、質(zhì)量監(jiān)督部門、信息安全管理部門等相互協(xié)作，共同對(duì)外包服務(wù)核查工作進(jìn)行監(jiān)督。2.定期對(duì)核查工作進(jìn)行總結(jié)分析，評(píng)估核查制度的執(zhí)行效果，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)調(diào)整和完善核查制度和流程。（二）外部評(píng)估1.公司定期委托專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)外包服務(wù)質(zhì)量和信息安全情況進(jìn)行評(píng)估。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，制定針對(duì)性的改進(jìn)措施，不斷提高檔案服務(wù)外包管理水平。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織公司內(nèi)部相關(guān)人員參加檔案服務(wù)外包核查制度培訓(xùn)，提高核查人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。2.要求外包服務(wù)提供商參加相關(guān)培訓(xùn)，使其熟悉公司核查制度和要求，確保服務(wù)質(zhì)量和信息安全。（二）宣傳1.通過