PAGE農(nóng)行檔案管理制度種類一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國農(nóng)業(yè)銀行（以下簡稱“農(nóng)行”）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，為農(nóng)行各項業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策提供有力支持，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合農(nóng)行實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于農(nóng)行各級機(jī)構(gòu)及所屬單位的檔案管理工作，包括各類業(yè)務(wù)檔案、文書檔案、科技檔案、會計檔案、信貸檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則農(nóng)行檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。各級機(jī)構(gòu)應(yīng)明確檔案管理部門，配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映農(nóng)行各項業(yè)務(wù)活動和管理工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄農(nóng)行各項業(yè)務(wù)活動和管理工作的全過程，確保檔案資料的完整性。4.保密性原則檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善保管和利用。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，建立健全檔案檢索體系和利用制度，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門農(nóng)行總行設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)全行檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督。各級分行、支行應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)檔案管理工作。檔案管理部門的主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善農(nóng)行檔案管理制度和辦法。2.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督農(nóng)行各級機(jī)構(gòu)的檔案收集、整理、保管、利用等工作。3.負(fù)責(zé)農(nóng)行檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管農(nóng)行各類檔案資料。4.建立健全農(nóng)行檔案檢索體系，開發(fā)利用檔案信息資源，為農(nóng)行各項業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策提供服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。6.負(fù)責(zé)與國家檔案行政管理部門、上級主管部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉農(nóng)行各項業(yè)務(wù)工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。檔案管理人員的主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的安全和完整。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，登記利用情況。4.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理和存儲，建立電子檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理信息化水平。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核工作，參與檔案管理制度的制定和修訂。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍農(nóng)行各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時收集本部門在業(yè)務(wù)活動和管理工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各種載體的檔案材料。具體收集范圍包括：1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與農(nóng)行工作相關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.農(nóng)行制定的各項規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程、操作規(guī)程、工作計劃、總結(jié)報告等。3.各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、契約、票據(jù)、報表、賬簿等。4.科技項目立項、研究、開發(fā)、驗收等過程中形成的文件、資料、圖紙、數(shù)據(jù)等。5.人事任免、考核、獎懲、培訓(xùn)、工資福利等方面的文件、資料。6.宣傳報道、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件、資料。7.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體完好。3.對重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或數(shù)字化處理，防止檔案原件損壞或丟失。4.各部門應(yīng)定期將收集的檔案材料移交本機(jī)構(gòu)檔案管理部門，交接雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確責(zé)任。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)性質(zhì)、時間順序、保管期限等進(jìn)行分類。具體分類方法如下：業(yè)務(wù)檔案：按照不同業(yè)務(wù)種類進(jìn)行分類，如對公業(yè)務(wù)、個人業(yè)務(wù)、信貸業(yè)務(wù)、財務(wù)會計業(yè)務(wù)等。文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類?？萍紮n案：按照項目類別、階段、專業(yè)等進(jìn)行分類。會計檔案：按照會計年度、保管期限、檔案類別等進(jìn)行分類。信貸檔案：按照貸款種類、客戶類別、項目階段等進(jìn)行分類。人事檔案：按照干部職工個人進(jìn)行分類。2.編號對分類后的檔案應(yīng)進(jìn)行編號，以便于管理和檢索。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，確保編號與檔案分類體系相適應(yīng)。3.編目檔案編目應(yīng)包括檔案目錄、卷內(nèi)目錄、備考表等。檔案目錄應(yīng)按照分類編號順序編制，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息；卷內(nèi)目錄應(yīng)按照卷內(nèi)文件排列順序編制，注明文件的文號、標(biāo)題、日期、頁號等信息；備考表應(yīng)置于卷末，注明卷內(nèi)文件的數(shù)量、缺損情況、整理人、檢查人等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，對破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。四、檔案的保管（一）保管場所農(nóng)行應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。對重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行專柜保管，實行專人負(fù)責(zé)。2.電子檔案電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，實行集中統(tǒng)一管理。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)建立嚴(yán)格的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案信息的安全。3.聲像檔案聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容和載體形式進(jìn)行分類整理，存儲在專門的存儲設(shè)備上，并建立相應(yīng)的目錄索引。聲像檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保聲像資料的質(zhì)量。（三）保管期限農(nóng)行檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年、30年等。檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、業(yè)務(wù)活動的性質(zhì)和特點、法律法規(guī)的規(guī)定等因素確定。具體保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管農(nóng)行制定的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程、操作規(guī)程等具有長遠(yuǎn)指導(dǎo)意義的文件。涉及農(nóng)行重大權(quán)益、重大事件、重大決策等方面的文件。上級機(jī)關(guān)下發(fā)的具有重要指導(dǎo)意義和歷史價值的文件。其他需要永久保存的檔案材料。2.定期保管一般業(yè)務(wù)文件、報表、賬簿等保管期限為3年至30年。人事檔案中一般干部職工的檔案保管期限為15年，重要干部職工的檔案保管期限為永久。其他檔案材料的保管期限根據(jù)實際情況確定，但不得少于3年。（四）檔案鑒定與銷毀1.鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊。2.銷毀對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽署意見，報本機(jī)構(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。銷毀檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告本機(jī)構(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的利用（一）利用范圍農(nóng)行檔案的利用范圍包括本行內(nèi)部各部門及員工在業(yè)務(wù)工作、管理決策、研究分析、教育培訓(xùn)等方面的查閱、借閱、復(fù)制等需求，以及外部單位依法依規(guī)進(jìn)行的查閱、借閱等需求。（二）利用方式1.查閱本行內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。外部單位因工作需要查閱農(nóng)行檔案的，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人有效身份證件，經(jīng)農(nóng)行相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并對查閱情況進(jìn)行登記。2.借閱本行內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外部單位因工作需要借閱農(nóng)行檔案的，應(yīng)按照上述查閱程序辦理借閱手續(xù)，并按照規(guī)定繳納借閱費用。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制本行內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)復(fù)制申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并按照規(guī)定收取復(fù)制費用。外部單位因工作需要復(fù)制農(nóng)行檔案的，應(yīng)按照上述查閱程序辦理復(fù)制手續(xù)，并按照規(guī)定繳納復(fù)制費用。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人姓名、利用目的、檔案名稱、檔案編號、查閱期限、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等信息。檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)農(nóng)行應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）電子檔案管理系統(tǒng)功能1.檔案收集與整理通過電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案材料在線收集、整理、分類、編目、編號等功能，提高檔案收集和整理工作的效率和準(zhǔn)確性。2.檔案存儲與保管電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案存儲、備份、檢索、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，確保電子檔案的安全保管和有效利用。3.檔案利用服務(wù)通過電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)的在線申請、審批、辦理等功能，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)。4.系統(tǒng)管理電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)日志等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（三）電子檔案管理要求1.數(shù)據(jù)錄入檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)據(jù)安全電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失、篡改等情況發(fā)生。對重要的電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密