PAGE檔案保管查閱利用制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高工作效率，保障公司/組織各項業(yè)務(wù)活動的順利開展，特制定本檔案保管查閱利用制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案保管、查閱和利用過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.依法依規(guī)原則檔案管理工作嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。3.方便利用原則在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，為公司/組織各項工作提供及時、有效的檔案支持。二、檔案保管（一）檔案分類1.行政檔案包括公司/組織的各類行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務(wù)檔案等。3.項目檔案針對公司/組織開展的各類項目，建立項目檔案，包括項目立項文件、項目合同、項目進(jìn)度報告、項目驗收文件等。4.其他檔案如聲像檔案、電子檔案等特殊類型的檔案。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門產(chǎn)生的各類文件材料及時、完整地收集齊全。2.對于重要會議、重大活動、重要業(yè)務(wù)往來等產(chǎn)生的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)收集歸檔。3.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的屬于公司/組織的檔案資料全部移交。（三）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編寫頁碼，并編制目錄，注明檔案名稱、日期、編號等信息，以便于查找和利用。3.對于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（四）檔案裝訂1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。2.裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案的平整和美觀。（五）檔案編目1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案整理情況，編制檔案總目錄和分類目錄。2.目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于快速檢索和查找檔案。（六）檔案裝盒1.按照檔案分類，將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.檔案盒應(yīng)排列整齊，存放在檔案架或檔案柜中。（七）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要歷史文件、規(guī)章制度、財務(wù)審計報告、人事檔案等。長期保管的檔案期限一般為[X]年，主要包括業(yè)務(wù)檔案、項目檔案等。短期保管的檔案期限一般為[X]年，主要包括一般性的行政文件、臨時性的業(yè)務(wù)資料等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的實際情況進(jìn)行，確保檔案的保存價值。（八）檔案庫房管理1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。5.檔案庫房應(yīng)實行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。（九）檔案數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索和利用。3.加強電子檔案的安全管理，采取加密存儲、備份等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可讀性。三、檔案查閱（一）查閱范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作項目等需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱申請1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱檔案名稱、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱的目的、范圍、時間等，并提供相關(guān)證明材料（如單位介紹信、營業(yè)執(zhí)照副本等）。申請經(jīng)公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）查閱審批1.《檔案查閱申請表》或外部單位的查閱申請應(yīng)提交檔案管理部門進(jìn)行審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請的內(nèi)容，審核查閱的必要性和合規(guī)性，對于不符合規(guī)定的查閱申請，應(yīng)予以退回，并說明理由。3.經(jīng)審批同意的查閱申請，檔案管理部門應(yīng)在申請表上加蓋審批章，并注明查閱期限。（四）查閱方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印或摘錄的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門的印章。（五）查閱期限1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長查閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.外部單位查閱檔案的期限按照審批意見執(zhí)行，如需延長查閱期限的，應(yīng)提前向公司/組織檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（六）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)對每次檔案查閱進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、查閱部門、查閱檔案名稱、查閱目的、查閱期限等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。四、檔案利用（一）利用范圍檔案利用是指公司/組織內(nèi)部員工和外部單位根據(jù)工作需要，對檔案進(jìn)行借閱、復(fù)印、摘錄、引用等活動，以支持各項業(yè)務(wù)工作的開展。（二）利用申請1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要利用檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、利用檔案名稱、利用方式（借閱、復(fù)印、摘錄等）、利用時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.外部單位利用檔案，應(yīng)按照查閱申請的要求辦理利用申請手續(xù)，經(jīng)公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用審批1.《檔案利用申請表》或外部單位的利用申請應(yīng)提交檔案管理部門進(jìn)行審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用申請的內(nèi)容，審核利用的必要性和合規(guī)性，對于不符合規(guī)定的利用申請，應(yīng)予以退回，并說明理由。3.經(jīng)審批同意的利用申請，檔案管理部門應(yīng)在申請表上加蓋審批章，并注明利用期限和利用方式等要求。（四）利用方式1.借閱借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的借閱期限內(nèi)歸還，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期間，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.復(fù)印復(fù)印檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門的印章。復(fù)印的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得用于非法活動。3.摘錄摘錄檔案內(nèi)容應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。摘錄的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，不得斷章取義或歪曲原意。摘錄的檔案資料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門的印章。4.引用在公司/組織內(nèi)部文件、報告、宣傳資料等中引用檔案內(nèi)容時，應(yīng)注明檔案名稱、日期、出處等信息，確保引用的準(zhǔn)確性和合法性。引用檔案內(nèi)容不得侵犯公司/組織的知識產(chǎn)權(quán)和其他合法權(quán)益。（五）利用期限1.公司/組織內(nèi)部員工借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.外部單位借閱檔案的期限按照審批意見執(zhí)行，如需延長借閱期限的，應(yīng)提前向公司/組織檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。3.復(fù)印、摘錄、引用檔案的期限按照審批意見執(zhí)行，如需延長利用期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（六）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)對每次檔案利用進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、利用部門、利用檔案名稱、利用目的、利用方式、利用期限等信息。2.利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案的保管期限、保存價值等進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否涉及公司/組織的核心業(yè)務(wù)、重要決策、知識產(chǎn)權(quán)等，判斷其保存價值。2.檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，對于不符合要求的檔案，應(yīng)進(jìn)行補充或修正。3.根據(jù)檔案的形成時間、保管期限等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存意義。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.對于擬銷毀的檔案，鑒定小組應(yīng)填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細(xì)說明檔案名稱、日期、保管期限、存毀理由等信息，并簽字確認(rèn)。（五）銷毀審批1.《檔案銷毀鑒定表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個人不得擅自銷毀檔案。（六）銷毀方式1.對于批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等。2.在銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告檔案管理部門。（七）銷毀記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。2.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由公司/組織內(nèi)部審計部門、紀(jì)檢部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案保管、查閱利用等工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理監(jiān)督小組應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案庫房的安全管理情況，包括防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施的落實情況。3.檔案數(shù)字化管理情況，包括電子檔案的存儲、備份、安全等方面的管理情況。4.檔案查閱利用記錄的完整性和準(zhǔn)確性，是否按照規(guī)定進(jìn)行登記和審批。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督小組每年至少進(jìn)行[X]次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對檔案管理的某個環(huán)節(jié)或某些部門進(jìn)行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或重要事項，開展專項檢查。（四）問題整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理